Vakuumgefriertrocknung von 401 Euro-Paletten Archiv-Unterlagen

See the notice on TED website 1. Beschaffer 1.1 Beschaffer Offizielle Bezeichnung: Kupferstadt Stolberg (Rhld.) E-Mail: vergabestelle@stolberg.de Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung 2. Verfahren 2.1 Verfahren Titel: Vakuumgefriertrocknung von 401 Euro-Paletten Archiv-Unterlagen Beschreibung: Vakuumgefriertrocknung von 401 Euro-Paletten Archivgut in 20 Losen (inkl. 1 Los restauratorische Reinigung und Umbettung) Kennung des Verfahrens: a2f2bb6e-6a68-449a-a74b-6cf535ab40dd Interne Kennung: 40.2-2026-0009 Verfahrensart: Offenes Verfahren Das Verfahren wird beschleunigt: nein 2.1.1 Zweck Art des Auftrags: Dienstleistungen Haupteinstufung (cpv): 92512100 Archivzerstörung 2.1.2 Erfüllungsort Postanschrift: Rathausstr. 11 - 13 Stadt: Stolberg Postleitzahl: 52222 Land, Gliederung (NUTS): Städteregion Aachen (DEA2D) Land: Deutschland 2.1.2 Erfüllungsort Ort im Europäischen Wirtschaftsraum 2.1.4 Allgemeine Informationen Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXV2YYRYT3JPN8X9# Bieterfragen müssen rechtzeitig, in der Regel gemäß den Angaben der Terminplanung vor Ablauf der Angebots- /Teilnahmefrist gestellt werden. Nach Ablauf dieser Frist eingegangene Fragen werden grundsätzlich nicht mehr beantwortet. Stolberg, den 27.01.2026 i.A. Zentrale Vergabestelle der Kupferstadt Stolberg (Rhld.) Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU vgv - 2.1.5 Bedingungen für die Auftragsvergabe Bedingungen für die Einreichung: Höchstzahl der Lose, für die ein Bieter Angebote einreichen kann: 20 Auftragsbedingungen: Höchstzahl der Lose, für die Aufträge an einen Bieter vergeben werden können: 4 2.1.6 Ausschlussgründe Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen: Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung: Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten: Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung: Betrug: Korruption: Sämtliche in Betracht kommende Ausschlussgründe richten sich nach den einschlägigen vergaberechtlichen Vorschriften sowie den Bewerbungs- /Teilnahmebedingungen. Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels: Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern: Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen: Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen: Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen: Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen: Zahlungsunfähigkeit: Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter: Einstellung der gewerblichen Tätigkeit: Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften: Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten: Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs: Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren: Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens: Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen: Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren: 5. Los 5.1 Los: LOT-0001 Titel: Vakuumgefriertrocknung und restauratorische Bearbeitung von 32 Paletten Bauakten Beschreibung: Stretchfolien um die Archiveinheiten sind vor dem Vakuumgefriertrocknungsprozess zu entfernen. 1 Reinigung Die Unterlagen von Los 1 sind gleichförmige Bauakten in Hängeregistermappen. Ihre Anzahl beläuft sich nach schätzungsweisem Überschlag auf etwa 20.000 Stück. Sie sind vor allem oberflächlich verschmutzt und vorgereinigt. Verunreinigungen innerhalb des Aktenblocks sind größtenteils nicht zu erwarten. Im Rahmen der restauratorischen Reinigung sind die Bauakten von den Verschmutzungen zu reinigen und in einen benutzungsfähigen Zustand aller Einzeldokumente zu bringen. 2 Umbettung Die Akten sind aus den Aktenmappen zu entnehmen. Alle beschrifteten Teile (i. d. R. Vorderseite) des Aktendeckels sind beschnitten, gelocht und bei Bedarf gefalzt der jeweiligen Bauakte als erste Seite anzufügen. Der Aktenblock ist nach Mustervorgabe in eine neue orangefarbige Hängeregistermappe zu heften. Vorgabe: Pendelmappe 450g/qm Manilakarton Farbe: orange Format: 318 mm breit, 275 mm hoch 2 Pendelbeschläge, durchgenietet, Beschlagränder umklebt, innen am Boden mit 2 Doppelheftfälzen aus 320 g/qm Karton, mit 4 Metallschnellheftergarnitur in Linksheftung, Heftsätze 45 mm breit, aus 450 g/qm Manilakarton in Farbe des Hefters, mit je 8 Dehnrillen im Vorder- und Hinterdeckel 3 Dokumentation Die Bauakten sind mit Aktentiteln in einer Excelliste zu dokumentieren. Für jede Verpackungseinheit/Karton ist eine Nummerierung und Zuordnung aufzustellen. Vorgabe: Karton-Nr. (lfd.), Straßenname/Haus-Nummer, Aktenzeichen/Bauschein-Nummer, Gegenstand. 4 Verpackung Die Akten sind in übliche Kartons (Umzugskartons o. ä.) zu verpacken und auf Euro-Paletten zu bündeln. Interne Kennung: 1 5.1.1 Zweck Art des Auftrags: Dienstleistungen Haupteinstufung (cpv): 92512100 Archivzerstörung 5.1.2 Erfüllungsort Postanschrift: Rathausstr. 11 - 13 Stadt: Stolberg Postleitzahl: 52222 Land, Gliederung (NUTS): Städteregion Aachen (DEA2D) Land: Deutschland 5.1.2 Erfüllungsort Ort im Europäischen Wirtschaftsraum 5.1.3 Geschätzte Dauer Datum des Beginns: 01/06/2026 Enddatum der Laufzeit: 30/12/2029 5.1.6 Allgemeine Informationen Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten. Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein Zusätzliche Informationen: Der Bestand der Bauakten ist der Einzige, der in seiner inhaltlichen Struktur und Substanz gleichförmig, berechenbar und vollständig zu erhalten ist, so dass unmittelbar im Anschluss der Vakuumgefriertrocknung eine vollständige restauratorische Wiederherstellung vorgenommen werden kann. 5.1.7 Strategische Auftragsvergabe Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Verringerung der Auswirkungen auf die Umwelt Beschreibung: Die Durchführung des Auftrags soll umwelt- und klimafreundlich erfolgen. Aspekte des möglichst geringer CO2-Emmission sind zu berücksichtigen, bspw. in der Nutzung erneuerbarer Energien und energieeffizienter Prozesse und Betriebsmittel. Konzept zur Verringerung der Umweltauswirkungen: Klimaschutz 5.1.9 Eignungskriterien Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung des Auswahlkriteriums: Unbedenklichkeitsbescheinigung Berufsgenossenschaft (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft des zuständigen Versicherungsträgers Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung des Auswahlkriteriums: Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes (soweit das Finanzamt derartige Bescheinigungen ausstellt). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung des Auswahlkriteriums: Unbedenklichkeitsbescheinigung Krankenkasse (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkasse (soweit beitragspflichtig). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr Kriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister Beschreibung des Auswahlkriteriums: Eintragungsnachweis Handwerksrolle / IHK (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Eintragung in der Handwerksrolle bzw. Mitgliedsbescheinigung der Industrie- und Handelskammer Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung Beschreibung des Auswahlkriteriums: Bescheinigung über eine bestehende Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung mit Angabe der Versicherungssummen. Der Nachweis darf nicht älter als 1 Jahr sein bzw. die durch die ausstellende Stelle festgelegte Gültigkeitsdauer nicht überschreiten. (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): 5.1.10 Zuschlagskriterien Kriterium: Art: Preis Bezeichnung: Preis Beschreibung: Preiskriterium für "Preis-Quotient-Methode" Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 20 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Schnelligkeit der Liefer- und Ausführungsfrist Beschreibung: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.). Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 24 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Schnelligkeit des Leistungsbeginns Beschreibung: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.). Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 24 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Klimaschutz und Energieffizienz Beschreibung: Öffentliche Aufträge sollen gem. Schreiben ZVS vom 29.11.2024 in besonderer Weise nach Aspekten des Klimaschutzes vergeben werden. Diese Ausschreibung ist hinsichtlich des hohen Energiebedarfs für das Verfahren der Vakuumgefriertrocknung und der entstehenden Transporte besonders klimarelevant (Rechtsgrundlagen: Klimanotstand der Kupferstadt Stolberg 10.09.2019, Mitgliedschaft der Kupferstadt Stolberg in der Initiative ?Klimapositive Städte und Gemeinden?, KSG, KrWG). Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 16 Kriterium: Art: Kosten Bezeichnung: Preis Beschreibung: In Zusammenschau aller vorigen Zuschlagskriterien ist der Preis der Leistung eine sekundär relevante Größe. Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 16 5.1.11 Auftragsunterlagen Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 27/04/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9/documents Ad-hoc-Kommunikationskanal: URL: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9 5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe Bedingungen für die Einreichung: Elektronische Einreichung: Erforderlich Adresse für die Einreichung: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9 Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch Elektronischer Katalog: Nicht zulässig Varianten: Nicht zulässig Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig Frist für den Eingang der Angebote: 04/05/2026 09:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 57 Tage Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können: Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden. Zusätzliche Informationen: Fehlende Unterlagen, deren Vorlagen mit Teilnahmeantrag/Angebotsabgabe gefordert war, werden nachgefordert. Auftragsbedingungen: Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Einzureichende Unterlagen: * Mit dem Angebot ** Mittels Eigenerklärung: - Referenzen: Dem Angebot ist ein Nachweis über 3 Referenzen zu vergleichbaren Aufträgen, mit Angabe des Wertes, des Zeitraums der Leistungserbringung und des Auftraggebers sowie die Ansprechpartner und deren Telefonnummer bei diesen Auftraggebern, beizufügen. ** Mittels Dritterklärung: - Fachliche Einweisung und Erfahrung: Mitarbeiter, welche die Gefriertrocknung durchführen, müssen eine ausführliche Einweisung in die Gefriertrocknung von Archiv-/Bibliotheksgut erhalten haben und eine mehr als einjährige praktische Erfahrung in diesem Bereich aufweisen. Erforderlicher Nachweis: Arbeitszeugnis Mitarbeiter dürfen die Gefriertrocknung und alle dazugehörigen Arbeitsgänge nur unter Anleitung und Aufsicht eines qualifizierten Restaurators durchführen. - Fachliche Anleitung und Betreuung: Die mit der fachlichen Anleitung und Betreuung der über die gefriertrocknenden Mitarbeiter betrauten Restauratorinnen/ Restauratoren Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich Aufträge werden elektronisch erteilt: nein Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja Von einer Bietergemeinschaft, die den Zuschlag erhält, anzunehmende Rechtsform: Bietergemeinschaften sind gesamtschuldnerisch haftend. Finanzielle Vereinbarung: gem. VOL/B 5.1.15 Techniken Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem Elektronische Auktion: nein 5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln Informationen über die Überprüfungsfristen: Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) muss ein Nachprüfungsantrag spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der angegebenen Vergabekammer eingereicht werden. Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Kupferstadt Stolberg (Rhld.) Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Kupferstadt Stolberg (Rhld.) Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Kupferstadt Stolberg (Rhld.) 5.1 Los: LOT-0002 Titel: Vakuumgefriertrocknung von 7 Paletten Standesamtsunterlagen Beschreibung: Das Durchschnittsgewicht pro Palette mit Akten beträgt ca. 270 kg (Nettogewicht des Archivguts inkl. Verpackung zzgl. durchschnittlich 20 kg/Euro-Palette). Das Gewicht wurde stichprobenartig ermittelt und durchschnittlich umgerechnet insgesamt geschätzt. Eine mit Akten bestückte Palette entspricht nach der Schätzung durchschnittlich 5 lfm. Archivgut. Die Bergungs- und Verpackungsbedingungen bedingen eine unterschiedliche Bestückung der Paletten, wodurch Stichproben zufolge eine Abweichung des Gewichts von Paletten mit Akten um ca. 30 kg nach oben und unten erwartbar ist. Das tiefgekühlte Archiv-gut ist vollumfänglich durchnässt, vorgereinigt und in Stretchfolie mit offenen Seiten verpackt. Akten sind zu Bündeln unterschiedlicher Mächtigkeit gepackt. Stretchfolien um die Archiveinheiten sind vor dem Vakuumgefriertrocknungsprozess zu entfernen. Die gefriergetrockneten Archivalien sind vom Auftragnehmer in Kartonagen zu verpacken und auf Euro-Paletten anzuliefern. Es gelten die üblichen konservatorischen Vorgaben (säurefrei, alterungsbeständig etc. gem. DIN ISO 16245 u. 16245-A, Stülpdeckelkartons, keine Schubkartons). Das Verpackungsmaterial muss frei von Schädlingen (Papierfischchen) sein. Verpackungsmaterialien sind zur Gewährleistung, dass kein Schädlingsbefall vorliegt, zuvor mind. 10 Tage bei -20° C zu kühlen. Sämtliche Unterlagen sind in passende Archivboxen zu verpacken. Mögliche Formate sind: 35 cm x 26 cm x 11cm; 39 cm x 29 cm x 11 cm; 43 cm x 32 cm x 11 cm (Außenmaße; Abweichungen jeweils um +/- 1 cm möglich oder nach Abstimmung mit der Auftraggeberin möglich). Interne Kennung: 2 5.1.1 Zweck Art des Auftrags: Dienstleistungen Haupteinstufung (cpv): 92512100 Archivzerstörung 5.1.2 Erfüllungsort Land: Deutschland Ort im betreffenden Land 5.1.3 Geschätzte Dauer Datum des Beginns: 01/06/2026 Enddatum der Laufzeit: 30/12/2029 5.1.6 Allgemeine Informationen Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten. Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: ja Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:selbst#, #Besonders auch geeignet für:other-sme# Berücksichtigung des Bundeskulturgutschutzgesetzes Archivgut öffentlicher Kultureinrichtungen fällt unter das Bundeskulturgutschutzgesetz. Dies bestimmt, dass Archivgut nur nach vorheriger Genehmigung durch das zuständige Landesministerium ins Ausland ausgeführt geführt werden darf, unabhängig von Dauer und Zweck der beabsichtigten Ausfuhr. Eine Genehmigung zur Ausfuhr kann nur erteilt werden, wenn jedes einzelne Archivale der Genehmigungsbehörde angezeigt wird. Die einzelne Benennung und Identifizierung der Archivalien des Historischen Archivs ist aus technischen Gründen nicht möglich, womit ein Antrag auf Erteilung einer Ausfuhrgenehmigung keine Aussicht auf Erfolg hat. Die Erbringung der Dienstleistung für dieses Los hat somit innerhalb des Gebiets der Bundesrepublik Deutschland zu erfolgen. 5.1.7 Strategische Auftragsvergabe Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Verringerung der Auswirkungen auf die Umwelt Beschreibung: Die Durchführung des Auftrags soll umwelt- und klimafreundlich erfolgen. Aspekte des möglichst geringer CO2-Emmission sind zu berücksichtigen, bspw. in der Nutzung erneuerbarer Energien und energieeffizienter Prozesse und Betriebsmittel. Konzept zur Verringerung der Umweltauswirkungen: Klimaschutz 5.1.9 Eignungskriterien Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung des Auswahlkriteriums: Unbedenklichkeitsbescheinigung Berufsgenossenschaft (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft des zuständigen Versicherungsträgers Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung des Auswahlkriteriums: Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes (soweit das Finanzamt derartige Bescheinigungen ausstellt). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung des Auswahlkriteriums: Unbedenklichkeitsbescheinigung Krankenkasse (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkasse (soweit beitragspflichtig). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr Kriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister Beschreibung des Auswahlkriteriums: Eintragungsnachweis Handwerksrolle / IHK (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Eintragung in der Handwerksrolle bzw. Mitgliedsbescheinigung der Industrie- und Handelskammer Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung Beschreibung des Auswahlkriteriums: Bescheinigung über eine bestehende Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung mit Angabe der Versicherungssummen. Der Nachweis darf nicht älter als 1 Jahr sein bzw. die durch die ausstellende Stelle festgelegte Gültigkeitsdauer nicht überschreiten. (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): 5.1.10 Zuschlagskriterien Kriterium: Art: Preis Bezeichnung: Preis Beschreibung: Preiskriterium für "Preis-Quotient-Methode" Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 20 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Schnelligkeit der Liefer- und Ausführungsfrist Beschreibung: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.). Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 24 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Schnelligkeit des Leistungsbeginns Beschreibung: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.). Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 24 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Klimaschutz und Energieffizienz Beschreibung: Öffentliche Aufträge sollen gem. Schreiben ZVS vom 29.11.2024 in besonderer Weise nach Aspekten des Klimaschutzes vergeben werden. Diese Ausschreibung ist hinsichtlich des hohen Energiebedarfs für das Verfahren der Vakuumgefriertrocknung und der entstehenden Transporte besonders klimarelevant (Rechtsgrundlagen: Klimanotstand der Kupferstadt Stolberg 10.09.2019, Mitgliedschaft der Kupferstadt Stolberg in der Initiative ?Klimapositive Städte und Gemeinden?, KSG, KrWG). Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 16 Kriterium: Art: Kosten Bezeichnung: Preis Beschreibung: In Zusammenschau aller vorigen Zuschlagskriterien ist der Preis der Leistung eine sekundär relevante Größe. Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 16 5.1.11 Auftragsunterlagen Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 27/04/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9/documents Ad-hoc-Kommunikationskanal: URL: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9 5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe Bedingungen für die Einreichung: Elektronische Einreichung: Erforderlich Adresse für die Einreichung: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9 Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch Elektronischer Katalog: Nicht zulässig Varianten: Nicht zulässig Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig Frist für den Eingang der Angebote: 04/05/2026 09:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 57 Tage Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können: Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden. Zusätzliche Informationen: Fehlende Unterlagen, deren Vorlagen mit Teilnahmeantrag/Angebotsabgabe gefordert war, werden nachgefordert. Auftragsbedingungen: Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Einzureichende Unterlagen: * Mit dem Angebot ** Mittels Eigenerklärung: - Referenzen: Dem Angebot ist ein Nachweis über 3 Referenzen zu vergleichbaren Aufträgen, mit Angabe des Wertes, des Zeitraums der Leistungserbringung und des Auftraggebers sowie die Ansprechpartner und deren Telefonnummer bei diesen Auftraggebern, beizufügen. ** Mittels Dritterklärung: - Fachliche Einweisung und Erfahrung: Mitarbeiter, welche die Gefriertrocknung durchführen, müssen eine ausführliche Einweisung in die Gefriertrocknung von Archiv-/Bibliotheksgut erhalten haben und eine mehr als einjährige praktische Erfahrung in diesem Bereich aufweisen. Erforderlicher Nachweis: Arbeitszeugnis Mitarbeiter dürfen die Gefriertrocknung und alle dazugehörigen Arbeitsgänge nur unter Anleitung und Aufsicht eines qualifizierten Restaurators durchführen. - Fachliche Anleitung und Betreuung: Die mit der fachlichen Anleitung und Betreuung der über die gefriertrocknenden Mitarbeiter betrauten Restauratorinnen/ Restauratoren Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich Aufträge werden elektronisch erteilt: nein Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja Von einer Bietergemeinschaft, die den Zuschlag erhält, anzunehmende Rechtsform: Bietergemeinschaften sind gesamtschuldnerisch haftend. Finanzielle Vereinbarung: gem. VOL/B 5.1.15 Techniken Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem Elektronische Auktion: nein 5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln Informationen über die Überprüfungsfristen: Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) muss ein Nachprüfungsantrag spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der angegebenen Vergabekammer eingereicht werden. Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Kupferstadt Stolberg (Rhld.) Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Kupferstadt Stolberg (Rhld.) Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Kupferstadt Stolberg (Rhld.) 5.1 Los: LOT-0003 Titel: Vakuumgefriertrocknung von 13 Paletten Pläne, Karten, Grafiken, Gemälden (Großformate) Beschreibung: Das Durchschnittsgewicht pro Palette mit Plänen beträgt ca. 30 kg (Nettogewicht des Archivguts inkl. Verpackung zzgl. durchschnittlich 20 kg/Euro-Palette). Das Gewicht wurde stichprobenartig ermittelt und durchschnittlich umgerechnet insgesamt geschätzt. Archivgut. Die Bergungs- und Verpackungsbedingungen bedingen eine unterschiedliche Bestückung der Paletten, wodurch Stichproben zufolge eine Abweichung des Gewichts erwartbar ist. Das tiefgekühlte Archivgut ist vollumfänglich durchnässt, vorgereinigt und durch Folien getrennt. Die Unterlagen haben ein Format von bis zu ca. 80 cm x 120 cm, in Einzelfällen im gefalteten Zustand darüber hinaus. Die Paletten beinhalten Planzeichnungen, Druckwerke, Kunstgrafiken und evtl. Gemälde. Sehr wenige Paletten können auch Aktenordner enthalten, die entsprechend im Rahmen des Auftrags behandelt werden sollen. Die gefriergetrockneten Archivalien sind vom Auftragnehmer sind in ungepuffertes Seidenpapier einzuschlagen und in großformatige Mappen (DIN A0) zu verpacken und auf Euro-Paletten anzuliefern. Es gelten die üblichen konservatorischen Vorgaben (säurefrei, alterungsbeständig etc. gem. DIN ISO 16245 u. 16245-A). Das Verpackungsmaterial muss frei von Schädlingen (Papierfischchen) sein. Verpackungsmaterialien sind zur Gewährleistung, dass kein Schädlingsbefall vorliegt, zuvor mind. 10 Tage bei -20° C zu kühlen. Interne Kennung: 3 5.1.1 Zweck Art des Auftrags: Dienstleistungen Haupteinstufung (cpv): 92512100 Archivzerstörung 5.1.2 Erfüllungsort Land: Deutschland Ort im betreffenden Land 5.1.3 Geschätzte Dauer Datum des Beginns: 01/06/2026 Enddatum der Laufzeit: 30/12/2029 5.1.6 Allgemeine Informationen Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten. Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: ja Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:selbst#, #Besonders auch geeignet für:other-sme# Berücksichtigung des Bundeskulturgutschutzgesetzes Archivgut öffentlicher Kultureinrichtungen fällt unter das Bundeskulturgutschutzgesetz. Dies bestimmt, dass Archivgut nur nach vorheriger Genehmigung durch das zuständige Landesministerium ins Ausland ausgeführt geführt werden darf, unabhängig von Dauer und Zweck der beabsichtigten Ausfuhr. Eine Genehmigung zur Ausfuhr kann nur erteilt werden, wenn jedes einzelne Archivale der Genehmigungsbehörde angezeigt wird. Die einzelne Benennung und Identifizierung der Archivalien des Historischen Archivs ist aus technischen Gründen nicht möglich, womit ein Antrag auf Erteilung einer Ausfuhrgenehmigung keine Aussicht auf Erfolg hat. Die Erbringung der Dienstleistung für dieses Los hat somit innerhalb des Gebiets der Bundesrepublik Deutschland zu erfolgen. 5.1.7 Strategische Auftragsvergabe Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Verringerung der Auswirkungen auf die Umwelt Beschreibung: Die Durchführung des Auftrags soll umwelt- und klimafreundlich erfolgen. Aspekte des möglichst geringer CO2-Emmission sind zu berücksichtigen, bspw. in der Nutzung erneuerbarer Energien und energieeffizienter Prozesse und Betriebsmittel. Konzept zur Verringerung der Umweltauswirkungen: Klimaschutz 5.1.9 Eignungskriterien Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung des Auswahlkriteriums: Unbedenklichkeitsbescheinigung Berufsgenossenschaft (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft des zuständigen Versicherungsträgers Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung des Auswahlkriteriums: Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes (soweit das Finanzamt derartige Bescheinigungen ausstellt). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung des Auswahlkriteriums: Unbedenklichkeitsbescheinigung Krankenkasse (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkasse (soweit beitragspflichtig). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr Kriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister Beschreibung des Auswahlkriteriums: Eintragungsnachweis Handwerksrolle / IHK (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Eintragung in der Handwerksrolle bzw. Mitgliedsbescheinigung der Industrie- und Handelskammer Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung Beschreibung des Auswahlkriteriums: Bescheinigung über eine bestehende Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung mit Angabe der Versicherungssummen. Der Nachweis darf nicht älter als 1 Jahr sein bzw. die durch die ausstellende Stelle festgelegte Gültigkeitsdauer nicht überschreiten. (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): 5.1.10 Zuschlagskriterien Kriterium: Art: Preis Bezeichnung: Preis Beschreibung: Preiskriterium für "Preis-Quotient-Methode" Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 20 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Schnelligkeit der Liefer- und Ausführungsfrist Beschreibung: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.). Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 24 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Schnelligkeit des Leistungsbeginns Beschreibung: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.). Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 24 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Klimaschutz und Energieffizienz Beschreibung: Öffentliche Aufträge sollen gem. Schreiben ZVS vom 29.11.2024 in besonderer Weise nach Aspekten des Klimaschutzes vergeben werden. Diese Ausschreibung ist hinsichtlich des hohen Energiebedarfs für das Verfahren der Vakuumgefriertrocknung und der entstehenden Transporte besonders klimarelevant (Rechtsgrundlagen: Klimanotstand der Kupferstadt Stolberg 10.09.2019, Mitgliedschaft der Kupferstadt Stolberg in der Initiative ?Klimapositive Städte und Gemeinden?, KSG, KrWG). Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 16 Kriterium: Art: Kosten Bezeichnung: Preis Beschreibung: In Zusammenschau aller vorigen Zuschlagskriterien ist der Preis der Leistung eine sekundär relevante Größe. Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 16 5.1.11 Auftragsunterlagen Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 27/04/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9/documents Ad-hoc-Kommunikationskanal: URL: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9 5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe Bedingungen für die Einreichung: Elektronische Einreichung: Erforderlich Adresse für die Einreichung: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9 Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch Elektronischer Katalog: Nicht zulässig Varianten: Nicht zulässig Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig Frist für den Eingang der Angebote: 04/05/2026 09:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 57 Tage Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können: Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden. Zusätzliche Informationen: Fehlende Unterlagen, deren Vorlagen mit Teilnahmeantrag/Angebotsabgabe gefordert war, werden nachgefordert. Auftragsbedingungen: Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Einzureichende Unterlagen: * Mit dem Angebot ** Mittels Eigenerklärung: - Referenzen: Dem Angebot ist ein Nachweis über 3 Referenzen zu vergleichbaren Aufträgen, mit Angabe des Wertes, des Zeitraums der Leistungserbringung und des Auftraggebers sowie die Ansprechpartner und deren Telefonnummer bei diesen Auftraggebern, beizufügen. ** Mittels Dritterklärung: - Fachliche Einweisung und Erfahrung: Mitarbeiter, welche die Gefriertrocknung durchführen, müssen eine ausführliche Einweisung in die Gefriertrocknung von Archiv-/Bibliotheksgut erhalten haben und eine mehr als einjährige praktische Erfahrung in diesem Bereich aufweisen. Erforderlicher Nachweis: Arbeitszeugnis Mitarbeiter dürfen die Gefriertrocknung und alle dazugehörigen Arbeitsgänge nur unter Anleitung und Aufsicht eines qualifizierten Restaurators durchführen. - Fachliche Anleitung und Betreuung: Die mit der fachlichen Anleitung und Betreuung der über die gefriertrocknenden Mitarbeiter betrauten Restauratorinnen/ Restauratoren Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich Aufträge werden elektronisch erteilt: nein Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja Von einer Bietergemeinschaft, die den Zuschlag erhält, anzunehmende Rechtsform: Bietergemeinschaften sind gesamtschuldnerisch haftend. Finanzielle Vereinbarung: gem. VOL/B 5.1.15 Techniken Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem Elektronische Auktion: nein 5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln Informationen über die Überprüfungsfristen: Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) muss ein Nachprüfungsantrag spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der angegebenen Vergabekammer eingereicht werden. Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Kupferstadt Stolberg (Rhld.) Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Kupferstadt Stolberg (Rhld.) Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Kupferstadt Stolberg (Rhld.) 5.1 Los: LOT-0004 Titel: Vakuumgefriertrocknung von 25 Paletten Zwischenarchiv-Unterlagen Beschreibung: Stretchfolien um die Archiveinheiten sind vor dem Vakuumgefriertrocknungsprozess zu entfernen. Lose Akten (ohne Mappe oder Bindung, mit Lochung) des Zwischenarchivs (etwa 10.000 Stück) sind durch Abheftbügel/Archivbänder in Kunststoff und rostfreiem Stahl zu binden. Aktenordner sind in übliche Kartons (Umzugskartons o. ä.) zu verpacken. Interne Kennung: 4 5.1.1 Zweck Art des Auftrags: Dienstleistungen Haupteinstufung (cpv): 92512100 Archivzerstörung 5.1.2 Erfüllungsort Postanschrift: Rathausstr. 11 - 13 Stadt: Stolberg Postleitzahl: 52222 Land, Gliederung (NUTS): Städteregion Aachen (DEA2D) Land: Deutschland 5.1.2 Erfüllungsort Ort im Europäischen Wirtschaftsraum 5.1.3 Geschätzte Dauer Datum des Beginns: 01/06/2026 Enddatum der Laufzeit: 30/12/2029 5.1.6 Allgemeine Informationen Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten. Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein Zusätzliche Informationen: Das Durchschnittsgewicht pro Palette mit Akten beträgt ca. 270 kg (Nettogewicht des Archivguts inkl. Verpackung zzgl. durchschnittlich 20 kg/Euro-Palette). Das Gewicht wurde stichprobenartig ermittelt und durchschnittlich umgerechnet insgesamt geschätzt. Eine mit Akten bestückte Palette entspricht nach der Schätzung durchschnittlich 5 lfm. Archivgut. Die Bergungs- und Verpackungsbedingungen bedingen eine unterschiedliche Bestückung der Paletten, wodurch Stichproben zufolge eine Abweichung des Gewichts von Paletten mit Akten um ca. 30 kg nach oben und unten erwartbar ist. Das tiefgekühlte Zwischenarchivgut ist vollumfänglich durchnässt, vorgereinigt und in Stretchfolie mit offenen Seiten verpackt. Akten sind zu Bündeln unterschiedlicher Mächtigkeit gepackt. 5.1.7 Strategische Auftragsvergabe Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Verringerung der Auswirkungen auf die Umwelt Beschreibung: Die Durchführung des Auftrags soll umwelt- und klimafreundlich erfolgen. Aspekte des möglichst geringer CO2-Emmission sind zu berücksichtigen, bspw. in der Nutzung erneuerbarer Energien und energieeffizienter Prozesse und Betriebsmittel. Konzept zur Verringerung der Umweltauswirkungen: Klimaschutz 5.1.9 Eignungskriterien Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung des Auswahlkriteriums: Unbedenklichkeitsbescheinigung Berufsgenossenschaft (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft des zuständigen Versicherungsträgers Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung des Auswahlkriteriums: Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes (soweit das Finanzamt derartige Bescheinigungen ausstellt). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung des Auswahlkriteriums: Unbedenklichkeitsbescheinigung Krankenkasse (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkasse (soweit beitragspflichtig). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr Kriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister Beschreibung des Auswahlkriteriums: Eintragungsnachweis Handwerksrolle / IHK (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Eintragung in der Handwerksrolle bzw. Mitgliedsbescheinigung der Industrie- und Handelskammer Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung Beschreibung des Auswahlkriteriums: Bescheinigung über eine bestehende Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung mit Angabe der Versicherungssummen. Der Nachweis darf nicht älter als 1 Jahr sein bzw. die durch die ausstellende Stelle festgelegte Gültigkeitsdauer nicht überschreiten. (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): 5.1.10 Zuschlagskriterien Kriterium: Art: Preis Bezeichnung: Preis Beschreibung: Preiskriterium für "Preis-Quotient-Methode" Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 20 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Schnelligkeit der Liefer- und Ausführungsfrist Beschreibung: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.). Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 24 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Schnelligkeit des Leistungsbeginns Beschreibung: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.). Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 24 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Klimaschutz und Energieffizienz Beschreibung: Öffentliche Aufträge sollen gem. Schreiben ZVS vom 29.11.2024 in besonderer Weise nach Aspekten des Klimaschutzes vergeben werden. Diese Ausschreibung ist hinsichtlich des hohen Energiebedarfs für das Verfahren der Vakuumgefriertrocknung und der entstehenden Transporte besonders klimarelevant (Rechtsgrundlagen: Klimanotstand der Kupferstadt Stolberg 10.09.2019, Mitgliedschaft der Kupferstadt Stolberg in der Initiative ?Klimapositive Städte und Gemeinden?, KSG, KrWG). Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 16 Kriterium: Art: Kosten Bezeichnung: Preis Beschreibung: In Zusammenschau aller vorigen Zuschlagskriterien ist der Preis der Leistung eine sekundär relevante Größe. Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 16 5.1.11 Auftragsunterlagen Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 27/04/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9/documents Ad-hoc-Kommunikationskanal: URL: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9 5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe Bedingungen für die Einreichung: Elektronische Einreichung: Erforderlich Adresse für die Einreichung: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9 Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch Elektronischer Katalog: Nicht zulässig Varianten: Nicht zulässig Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig Frist für den Eingang der Angebote: 04/05/2026 09:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 57 Tage Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können: Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden. Zusätzliche Informationen: Fehlende Unterlagen, deren Vorlagen mit Teilnahmeantrag/Angebotsabgabe gefordert war, werden nachgefordert. Auftragsbedingungen: Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Einzureichende Unterlagen: * Mit dem Angebot ** Mittels Eigenerklärung: - Referenzen: Dem Angebot ist ein Nachweis über 3 Referenzen zu vergleichbaren Aufträgen, mit Angabe des Wertes, des Zeitraums der Leistungserbringung und des Auftraggebers sowie die Ansprechpartner und deren Telefonnummer bei diesen Auftraggebern, beizufügen. ** Mittels Dritterklärung: - Fachliche Einweisung und Erfahrung: Mitarbeiter, welche die Gefriertrocknung durchführen, müssen eine ausführliche Einweisung in die Gefriertrocknung von Archiv-/Bibliotheksgut erhalten haben und eine mehr als einjährige praktische Erfahrung in diesem Bereich aufweisen. Erforderlicher Nachweis: Arbeitszeugnis Mitarbeiter dürfen die Gefriertrocknung und alle dazugehörigen Arbeitsgänge nur unter Anleitung und Aufsicht eines qualifizierten Restaurators durchführen. - Fachliche Anleitung und Betreuung: Die mit der fachlichen Anleitung und Betreuung der über die gefriertrocknenden Mitarbeiter betrauten Restauratorinnen/ Restauratoren Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich Aufträge werden elektronisch erteilt: nein Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja Von einer Bietergemeinschaft, die den Zuschlag erhält, anzunehmende Rechtsform: Bietergemeinschaften sind gesamtschuldnerisch haftend. Finanzielle Vereinbarung: gem. VOL/B 5.1.15 Techniken Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem Elektronische Auktion: nein 5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln Informationen über die Überprüfungsfristen: Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) muss ein Nachprüfungsantrag spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der angegebenen Vergabekammer eingereicht werden. Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Kupferstadt Stolberg (Rhld.) Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Kupferstadt Stolberg (Rhld.) Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Kupferstadt Stolberg (Rhld.) 5.1 Los: LOT-0005 Titel: Vakuumgefriertrocknung von 25 Paletten Zwischenarchiv-Unterlagen Beschreibung: Stretchfolien um die Archiveinheiten sind vor dem Vakuumgefriertrocknungsprozess zu entfernen. Lose Akten (ohne Mappe oder Bindung, mit Lochung) des Zwischenarchivs (etwa 10.000 Stück) sind durch Abheftbügel/Archivbänder in Kunststoff und rostfreiem Stahl zu binden. Aktenordner sind in übliche Kartons (Umzugskartons o. ä.) zu verpacken. Interne Kennung: 5 5.1.1 Zweck Art des Auftrags: Dienstleistungen Haupteinstufung (cpv): 92512100 Archivzerstörung 5.1.2 Erfüllungsort Postanschrift: Rathausstr. 11 - 13 Stadt: Stolberg Postleitzahl: 52222 Land, Gliederung (NUTS): Städteregion Aachen (DEA2D) Land: Deutschland 5.1.2 Erfüllungsort Ort im Europäischen Wirtschaftsraum 5.1.3 Geschätzte Dauer Datum des Beginns: 01/06/2026 Enddatum der Laufzeit: 30/12/2029 5.1.6 Allgemeine Informationen Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten. Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein Zusätzliche Informationen: Das Durchschnittsgewicht pro Palette mit Akten beträgt ca. 270 kg (Nettogewicht des Archivguts inkl. Verpackung zzgl. durchschnittlich 20 kg/Euro-Palette). Das Gewicht wurde stichprobenartig ermittelt und durchschnittlich umgerechnet insgesamt geschätzt. Eine mit Akten bestückte Palette entspricht nach der Schätzung durchschnittlich 5 lfm. Archivgut. Die Bergungs- und Verpackungsbedingungen bedingen eine unterschiedliche Bestückung der Paletten, wodurch Stichproben zufolge eine Abweichung des Gewichts von Paletten mit Akten um ca. 30 kg nach oben und unten erwartbar ist. Das tiefgekühlte Zwischenarchivgut ist vollumfänglich durchnässt, vorgereinigt und in Stretchfolie mit offenen Seiten verpackt. Akten sind zu Bündeln unterschiedlicher Mächtigkeit gepackt. 5.1.7 Strategische Auftragsvergabe Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Verringerung der Auswirkungen auf die Umwelt Beschreibung: Die Durchführung des Auftrags soll umwelt- und klimafreundlich erfolgen. Aspekte des möglichst geringer CO2-Emmission sind zu berücksichtigen, bspw. in der Nutzung erneuerbarer Energien und energieeffizienter Prozesse und Betriebsmittel. Konzept zur Verringerung der Umweltauswirkungen: Klimaschutz 5.1.9 Eignungskriterien Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung des Auswahlkriteriums: Unbedenklichkeitsbescheinigung Berufsgenossenschaft (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft des zuständigen Versicherungsträgers Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung des Auswahlkriteriums: Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes (soweit das Finanzamt derartige Bescheinigungen ausstellt). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung des Auswahlkriteriums: Unbedenklichkeitsbescheinigung Krankenkasse (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkasse (soweit beitragspflichtig). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr Kriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister Beschreibung des Auswahlkriteriums: Eintragungsnachweis Handwerksrolle / IHK (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Eintragung in der Handwerksrolle bzw. Mitgliedsbescheinigung der Industrie- und Handelskammer Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung Beschreibung des Auswahlkriteriums: Bescheinigung über eine bestehende Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung mit Angabe der Versicherungssummen. Der Nachweis darf nicht älter als 1 Jahr sein bzw. die durch die ausstellende Stelle festgelegte Gültigkeitsdauer nicht überschreiten. (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): 5.1.10 Zuschlagskriterien Kriterium: Art: Preis Bezeichnung: Preis Beschreibung: Preiskriterium für "Preis-Quotient-Methode" Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 20 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Schnelligkeit der Liefer- und Ausführungsfrist Beschreibung: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.). Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 24 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Schnelligkeit des Leistungsbeginns Beschreibung: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.). Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 24 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Klimaschutz und Energieffizienz Beschreibung: Öffentliche Aufträge sollen gem. Schreiben ZVS vom 29.11.2024 in besonderer Weise nach Aspekten des Klimaschutzes vergeben werden. Diese Ausschreibung ist hinsichtlich des hohen Energiebedarfs für das Verfahren der Vakuumgefriertrocknung und der entstehenden Transporte besonders klimarelevant (Rechtsgrundlagen: Klimanotstand der Kupferstadt Stolberg 10.09.2019, Mitgliedschaft der Kupferstadt Stolberg in der Initiative ?Klimapositive Städte und Gemeinden?, KSG, KrWG). Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 16 Kriterium: Art: Kosten Bezeichnung: Preis Beschreibung: In Zusammenschau aller vorigen Zuschlagskriterien ist der Preis der Leistung eine sekundär relevante Größe. Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 16 5.1.11 Auftragsunterlagen Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 27/04/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9/documents Ad-hoc-Kommunikationskanal: URL: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9 5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe Bedingungen für die Einreichung: Elektronische Einreichung: Erforderlich Adresse für die Einreichung: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9 Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch Elektronischer Katalog: Nicht zulässig Varianten: Nicht zulässig Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig Frist für den Eingang der Angebote: 04/05/2026 09:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 57 Tage Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können: Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden. Zusätzliche Informationen: Fehlende Unterlagen, deren Vorlagen mit Teilnahmeantrag/Angebotsabgabe gefordert war, werden nachgefordert. Auftragsbedingungen: Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Einzureichende Unterlagen: * Mit dem Angebot ** Mittels Eigenerklärung: - Referenzen: Dem Angebot ist ein Nachweis über 3 Referenzen zu vergleichbaren Aufträgen, mit Angabe des Wertes, des Zeitraums der Leistungserbringung und des Auftraggebers sowie die Ansprechpartner und deren Telefonnummer bei diesen Auftraggebern, beizufügen. ** Mittels Dritterklärung: - Fachliche Einweisung und Erfahrung: Mitarbeiter, welche die Gefriertrocknung durchführen, müssen eine ausführliche Einweisung in die Gefriertrocknung von Archiv-/Bibliotheksgut erhalten haben und eine mehr als einjährige praktische Erfahrung in diesem Bereich aufweisen. Erforderlicher Nachweis: Arbeitszeugnis Mitarbeiter dürfen die Gefriertrocknung und alle dazugehörigen Arbeitsgänge nur unter Anleitung und Aufsicht eines qualifizierten Restaurators durchführen. - Fachliche Anleitung und Betreuung: Die mit der fachlichen Anleitung und Betreuung der über die gefriertrocknenden Mitarbeiter betrauten Restauratorinnen/ Restauratoren Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich Aufträge werden elektronisch erteilt: nein Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja Von einer Bietergemeinschaft, die den Zuschlag erhält, anzunehmende Rechtsform: Bietergemeinschaften sind gesamtschuldnerisch haftend. Finanzielle Vereinbarung: gem. VOL/B 5.1.15 Techniken Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem Elektronische Auktion: nein 5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln Informationen über die Überprüfungsfristen: Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) muss ein Nachprüfungsantrag spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der angegebenen Vergabekammer eingereicht werden. Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Kupferstadt Stolberg (Rhld.) Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Kupferstadt Stolberg (Rhld.) Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Kupferstadt Stolberg (Rhld.) 5.1 Los: LOT-0006 Titel: Vakuumgefriertrocknung von 21 Paletten Zwischenarchiv-Planunterlagen (Großformate) Beschreibung: Das Durchschnittsgewicht pro Palette mit Plänen beträgt ca. 30 kg (Nettogewicht des Archivguts inkl. Verpackung zzgl. durchschnittlich 20 kg/Euro-Palette). Das Gewicht wurde stichprobenartig ermittelt und durchschnittlich umgerechnet insgesamt geschätzt. Archivgut. Die Bergungs- und Verpackungsbedingungen bedingen eine unterschiedliche Bestückung der Paletten, wodurch Stichproben zufolge eine Abweichung des Gewichts erwartbar ist. Das tiefgekühlte Archivgut ist vollumfänglich durchnässt, vorgereinigt und durch Folien getrennt. Die Unterlagen haben ein Format von bis zu ca. 80 cm x 120 cm, in Einzelfällen im gefalteten Zustand darüber hinaus. Die Paletten beinhalten Planzeichnungen. Sehr wenige Paletten können auch Aktenordner enthalten, die entsprechend im Rahmen des Auftrags behandelt werden sollen. Interne Kennung: 6 5.1.1 Zweck Art des Auftrags: Dienstleistungen Haupteinstufung (cpv): 92512100 Archivzerstörung 5.1.2 Erfüllungsort Postanschrift: Rathausstr. 11 - 13 Stadt: Stolberg Postleitzahl: 52222 Land, Gliederung (NUTS): Städteregion Aachen (DEA2D) Land: Deutschland 5.1.2 Erfüllungsort Ort im Europäischen Wirtschaftsraum 5.1.3 Geschätzte Dauer Datum des Beginns: 01/06/2026 Enddatum der Laufzeit: 30/12/2029 5.1.6 Allgemeine Informationen Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten. Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein 5.1.7 Strategische Auftragsvergabe Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Verringerung der Auswirkungen auf die Umwelt Beschreibung: Die Durchführung des Auftrags soll umwelt- und klimafreundlich erfolgen. Aspekte des möglichst geringer CO2-Emmission sind zu berücksichtigen, bspw. in der Nutzung erneuerbarer Energien und energieeffizienter Prozesse und Betriebsmittel. Konzept zur Verringerung der Umweltauswirkungen: Klimaschutz 5.1.9 Eignungskriterien Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung des Auswahlkriteriums: Unbedenklichkeitsbescheinigung Berufsgenossenschaft (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft des zuständigen Versicherungsträgers Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung des Auswahlkriteriums: Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes (soweit das Finanzamt derartige Bescheinigungen ausstellt). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung des Auswahlkriteriums: Unbedenklichkeitsbescheinigung Krankenkasse (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkasse (soweit beitragspflichtig). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr Kriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister Beschreibung des Auswahlkriteriums: Eintragungsnachweis Handwerksrolle / IHK (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Eintragung in der Handwerksrolle bzw. Mitgliedsbescheinigung der Industrie- und Handelskammer Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung Beschreibung des Auswahlkriteriums: Bescheinigung über eine bestehende Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung mit Angabe der Versicherungssummen. Der Nachweis darf nicht älter als 1 Jahr sein bzw. die durch die ausstellende Stelle festgelegte Gültigkeitsdauer nicht überschreiten. (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): 5.1.10 Zuschlagskriterien Kriterium: Art: Preis Bezeichnung: Preis Beschreibung: Preiskriterium für "Preis-Quotient-Methode" Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 20 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Schnelligkeit der Liefer- und Ausführungsfrist Beschreibung: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.). Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 24 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Schnelligkeit des Leistungsbeginns Beschreibung: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.). Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 24 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Klimaschutz und Energieffizienz Beschreibung: Öffentliche Aufträge sollen gem. Schreiben ZVS vom 29.11.2024 in besonderer Weise nach Aspekten des Klimaschutzes vergeben werden. Diese Ausschreibung ist hinsichtlich des hohen Energiebedarfs für das Verfahren der Vakuumgefriertrocknung und der entstehenden Transporte besonders klimarelevant (Rechtsgrundlagen: Klimanotstand der Kupferstadt Stolberg 10.09.2019, Mitgliedschaft der Kupferstadt Stolberg in der Initiative ?Klimapositive Städte und Gemeinden?, KSG, KrWG). Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 16 Kriterium: Art: Kosten Bezeichnung: Preis Beschreibung: In Zusammenschau aller vorigen Zuschlagskriterien ist der Preis der Leistung eine sekundär relevante Größe. Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 16 5.1.11 Auftragsunterlagen Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 27/04/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9/documents Ad-hoc-Kommunikationskanal: URL: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9 5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe Bedingungen für die Einreichung: Elektronische Einreichung: Erforderlich Adresse für die Einreichung: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9 Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch Elektronischer Katalog: Nicht zulässig Varianten: Nicht zulässig Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig Frist für den Eingang der Angebote: 04/05/2026 09:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 57 Tage Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können: Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden. Zusätzliche Informationen: Fehlende Unterlagen, deren Vorlagen mit Teilnahmeantrag/Angebotsabgabe gefordert war, werden nachgefordert. Auftragsbedingungen: Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Einzureichende Unterlagen: * Mit dem Angebot ** Mittels Eigenerklärung: - Referenzen: Dem Angebot ist ein Nachweis über 3 Referenzen zu vergleichbaren Aufträgen, mit Angabe des Wertes, des Zeitraums der Leistungserbringung und des Auftraggebers sowie die Ansprechpartner und deren Telefonnummer bei diesen Auftraggebern, beizufügen. ** Mittels Dritterklärung: - Fachliche Einweisung und Erfahrung: Mitarbeiter, welche die Gefriertrocknung durchführen, müssen eine ausführliche Einweisung in die Gefriertrocknung von Archiv-/Bibliotheksgut erhalten haben und eine mehr als einjährige praktische Erfahrung in diesem Bereich aufweisen. Erforderlicher Nachweis: Arbeitszeugnis Mitarbeiter dürfen die Gefriertrocknung und alle dazugehörigen Arbeitsgänge nur unter Anleitung und Aufsicht eines qualifizierten Restaurators durchführen. - Fachliche Anleitung und Betreuung: Die mit der fachlichen Anleitung und Betreuung der über die gefriertrocknenden Mitarbeiter betrauten Restauratorinnen/ Restauratoren Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich Aufträge werden elektronisch erteilt: nein Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja Von einer Bietergemeinschaft, die den Zuschlag erhält, anzunehmende Rechtsform: Bietergemeinschaften sind gesamtschuldnerisch haftend. Finanzielle Vereinbarung: gem. VOL/B 5.1.15 Techniken Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem Elektronische Auktion: nein 5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln Informationen über die Überprüfungsfristen: Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) muss ein Nachprüfungsantrag spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der angegebenen Vergabekammer eingereicht werden. Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Kupferstadt Stolberg (Rhld.) Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Kupferstadt Stolberg (Rhld.) Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Kupferstadt Stolberg (Rhld.) 5.1 Los: LOT-0007 Titel: Vakuumgefriertrocknung von 18 Paletten Archivunterlagen Beschreibung: Das Durchschnittsgewicht pro Palette mit Akten beträgt ca. 270 kg (Nettogewicht des Archivguts inkl. Verpackung zzgl. durchschnittlich 20 kg/Euro-Palette). Das Gewicht wurde stichprobenartig ermittelt und durchschnittlich umgerechnet insgesamt geschätzt. Eine mit Akten bestückte Palette entspricht nach der Schätzung durchschnittlich 5 lfm. Archivgut. Die Bergungs- und Verpackungsbedingungen bedingen eine unterschiedliche Bestückung der Paletten, wodurch Stichproben zufolge eine Abweichung des Gewichts von Paletten mit Akten um ca. 30 kg nach oben und unten erwartbar ist. Das tiefgekühlte Archiv-gut ist vollumfänglich durchnässt, vorgereinigt und in Stretchfolie mit offenen Seiten verpackt. Akten sind zu Bündeln unterschiedlicher Mächtigkeit gepackt. Stretchfolien um die Archiveinheiten sind vor dem Vakuumgefriertrocknungsprozess zu entfernen. Nach Beendigung des Auftrags sollen alle tiefgefrorenen Film- und Foto-Materialien an die Auftraggeberin zurückgeschickt werden. Im Vorfeld ist die Auftraggeberin über den Umfang der fotografischen Materialien zu informieren. Anderweitige empfindliche Objekte (Ledereinbände, empfindliche Graphiken/Gemälde, Filmrollen o. a.) sind in Absprache mit dem Auftraggeber ggf. gesondert zu behandeln. Die gefriergetrockneten Archivalien sind vom Auftragnehmer in Kartonagen zu verpacken und auf Euro-Paletten anzuliefern. Es gelten die üblichen konservatorischen Vorgaben (säurefrei, alterungsbeständig etc. gem. DIN ISO 16245 u. 16245-A, Stülpdeckelkartons, keine Schubkartons). Das Verpackungsmaterial muss frei von Schädlingen (Papierfischchen) sein. Verpackungsmaterialien sind zur Gewährleistung, dass kein Schädlingsbefall vorliegt, zuvor mind. 10 Tage bei -20° C zu kühlen. Sämtliche Unterlagen sind in passende Archivboxen zu verpacken. Mögliche Formate sind: 35 cm x 26 cm x 11cm; 39 cm x 29 cm x 11 cm; 43 cm x 32 cm x 11 cm (Außenmaße; Abweichungen jeweils um +/- 1 cm möglich oder nach Abstimmung mit der Auftraggeberin möglich). Lose Akten (ohne Mappe oder Bindung, mit Lochung) sind zusätzlich durch Abheftbügel/Archivbänder in Kunststoff und rostfreiem Stahl zu binden. Interne Kennung: 7 5.1.1 Zweck Art des Auftrags: Dienstleistungen Haupteinstufung (cpv): 92512100 Archivzerstörung 5.1.2 Erfüllungsort Postanschrift: Rathausstr. 11 - 13 Stadt: Stolberg Postleitzahl: 52222 Land, Gliederung (NUTS): Städteregion Aachen (DEA2D) Land: Deutschland 5.1.2 Erfüllungsort Ort im Europäischen Wirtschaftsraum 5.1.3 Geschätzte Dauer Datum des Beginns: 01/06/2026 Enddatum der Laufzeit: 30/12/2029 5.1.6 Allgemeine Informationen Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten. Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein Zusätzliche Informationen: Archivgut öffentlicher Kultureinrichtungen fällt unter das Bundeskulturgutschutzgesetz. Dies bestimmt, dass Archivgut nur nach vorheriger Genehmigung durch das zuständige Landesministerium ins Ausland ausgeführt geführt werden darf, unabhängig von Dauer und Zweck der beabsichtigten Ausfuhr. Eine Genehmigung zur Ausfuhr kann nur erteilt werden, wenn jedes einzelne Archivale der Genehmigungsbehörde angezeigt wird. Die einzelne Benennung und Identifizierung der Archivalien des Historischen Archivs ist aus technischen Gründen nicht möglich, womit ein Antrag auf Erteilung einer Ausfuhrgenehmigung keine Aussicht auf Erfolg hat. Die Erbringung der Dienstleistung für dieses Los hat somit innerhalb des Gebiets der Bundesrepublik Deutschland zu erfolgen. 5.1.7 Strategische Auftragsvergabe Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Verringerung der Auswirkungen auf die Umwelt Beschreibung: Die Durchführung des Auftrags soll umwelt- und klimafreundlich erfolgen. Aspekte des möglichst geringer CO2-Emmission sind zu berücksichtigen, bspw. in der Nutzung erneuerbarer Energien und energieeffizienter Prozesse und Betriebsmittel. Konzept zur Verringerung der Umweltauswirkungen: Klimaschutz 5.1.9 Eignungskriterien Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung des Auswahlkriteriums: Unbedenklichkeitsbescheinigung Berufsgenossenschaft (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft des zuständigen Versicherungsträgers Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung des Auswahlkriteriums: Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes (soweit das Finanzamt derartige Bescheinigungen ausstellt). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung des Auswahlkriteriums: Unbedenklichkeitsbescheinigung Krankenkasse (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkasse (soweit beitragspflichtig). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr Kriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister Beschreibung des Auswahlkriteriums: Eintragungsnachweis Handwerksrolle / IHK (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Eintragung in der Handwerksrolle bzw. Mitgliedsbescheinigung der Industrie- und Handelskammer Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung Beschreibung des Auswahlkriteriums: Bescheinigung über eine bestehende Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung mit Angabe der Versicherungssummen. Der Nachweis darf nicht älter als 1 Jahr sein bzw. die durch die ausstellende Stelle festgelegte Gültigkeitsdauer nicht überschreiten. (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): 5.1.10 Zuschlagskriterien Kriterium: Art: Preis Bezeichnung: Preis Beschreibung: Preiskriterium für "Preis-Quotient-Methode" Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 20 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Schnelligkeit der Liefer- und Ausführungsfrist Beschreibung: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.). Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 24 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Schnelligkeit des Leistungsbeginns Beschreibung: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.). Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 24 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Klimaschutz und Energieffizienz Beschreibung: Öffentliche Aufträge sollen gem. Schreiben ZVS vom 29.11.2024 in besonderer Weise nach Aspekten des Klimaschutzes vergeben werden. Diese Ausschreibung ist hinsichtlich des hohen Energiebedarfs für das Verfahren der Vakuumgefriertrocknung und der entstehenden Transporte besonders klimarelevant (Rechtsgrundlagen: Klimanotstand der Kupferstadt Stolberg 10.09.2019, Mitgliedschaft der Kupferstadt Stolberg in der Initiative ?Klimapositive Städte und Gemeinden?, KSG, KrWG). Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 16 Kriterium: Art: Kosten Bezeichnung: Preis Beschreibung: In Zusammenschau aller vorigen Zuschlagskriterien ist der Preis der Leistung eine sekundär relevante Größe. Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 16 5.1.11 Auftragsunterlagen Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 27/04/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9/documents Ad-hoc-Kommunikationskanal: URL: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9 5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe Bedingungen für die Einreichung: Elektronische Einreichung: Erforderlich Adresse für die Einreichung: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9 Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch Elektronischer Katalog: Nicht zulässig Varianten: Nicht zulässig Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig Frist für den Eingang der Angebote: 04/05/2026 09:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 57 Tage Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können: Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden. Zusätzliche Informationen: Fehlende Unterlagen, deren Vorlagen mit Teilnahmeantrag/Angebotsabgabe gefordert war, werden nachgefordert. Auftragsbedingungen: Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Einzureichende Unterlagen: * Mit dem Angebot ** Mittels Eigenerklärung: - Referenzen: Dem Angebot ist ein Nachweis über 3 Referenzen zu vergleichbaren Aufträgen, mit Angabe des Wertes, des Zeitraums der Leistungserbringung und des Auftraggebers sowie die Ansprechpartner und deren Telefonnummer bei diesen Auftraggebern, beizufügen. ** Mittels Dritterklärung: - Fachliche Einweisung und Erfahrung: Mitarbeiter, welche die Gefriertrocknung durchführen, müssen eine ausführliche Einweisung in die Gefriertrocknung von Archiv-/Bibliotheksgut erhalten haben und eine mehr als einjährige praktische Erfahrung in diesem Bereich aufweisen. Erforderlicher Nachweis: Arbeitszeugnis Mitarbeiter dürfen die Gefriertrocknung und alle dazugehörigen Arbeitsgänge nur unter Anleitung und Aufsicht eines qualifizierten Restaurators durchführen. - Fachliche Anleitung und Betreuung: Die mit der fachlichen Anleitung und Betreuung der über die gefriertrocknenden Mitarbeiter betrauten Restauratorinnen/ Restauratoren Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich Aufträge werden elektronisch erteilt: nein Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja Von einer Bietergemeinschaft, die den Zuschlag erhält, anzunehmende Rechtsform: Bietergemeinschaften sind gesamtschuldnerisch haftend. Finanzielle Vereinbarung: gem. VOL/B 5.1.15 Techniken Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem Elektronische Auktion: nein 5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln Informationen über die Überprüfungsfristen: Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) muss ein Nachprüfungsantrag spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der angegebenen Vergabekammer eingereicht werden. Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Kupferstadt Stolberg (Rhld.) Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Kupferstadt Stolberg (Rhld.) Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Kupferstadt Stolberg (Rhld.) 5.1 Los: LOT-0008 Titel: Vakuumgefriertrocknung von 20 Paletten Archivunterlagen Beschreibung: Das Durchschnittsgewicht pro Palette mit Akten beträgt ca. 270 kg (Nettogewicht des Archivguts inkl. Verpackung zzgl. durchschnittlich 20 kg/Euro-Palette). Das Gewicht wurde stichprobenartig ermittelt und durchschnittlich umgerechnet insgesamt geschätzt. Eine mit Akten bestückte Palette entspricht nach der Schätzung durchschnittlich 5 lfm. Archivgut. Die Bergungs- und Verpackungsbedingungen bedingen eine unterschiedliche Bestückung der Paletten, wodurch Stichproben zufolge eine Abweichung des Gewichts von Paletten mit Akten um ca. 30 kg nach oben und unten erwartbar ist. Das tiefgekühlte Archiv-gut ist vollumfänglich durchnässt, vorgereinigt und in Stretchfolie mit offenen Seiten verpackt. Akten sind zu Bündeln unterschiedlicher Mächtigkeit gepackt. Stretchfolien um die Archiveinheiten sind vor dem Vakuumgefriertrocknungsprozess zu entfernen. Nach Beendigung des Auftrags sollen alle tiefgefrorenen Film- und Foto-Materialien an die Auftraggeberin zurückgeschickt werden. Im Vorfeld ist die Auftraggeberin über den Umfang der fotografischen Materialien zu informieren. Anderweitige empfindliche Objekte (Ledereinbände, empfindliche Graphiken/Gemälde, Filmrollen o. a.) sind in Absprache mit dem Auftraggeber ggf. gesondert zu behandeln. Die gefriergetrockneten Archivalien sind vom Auftragnehmer in Kartonagen zu verpacken und auf Euro-Paletten anzuliefern. Es gelten die üblichen konservatorischen Vorgaben (säurefrei, alterungsbeständig etc. gem. DIN ISO 16245 u. 16245-A, Stülpdeckelkartons, keine Schubkartons). Das Verpackungsmaterial muss frei von Schädlingen (Papierfischchen) sein. Verpackungsmaterialien sind zur Gewährleistung, dass kein Schädlingsbefall vorliegt, zuvor mind. 10 Tage bei -20° C zu kühlen. Sämtliche Unterlagen sind in passende Archivboxen zu verpacken. Mögliche Formate sind: 35 cm x 26 cm x 11cm; 39 cm x 29 cm x 11 cm; 43 cm x 32 cm x 11 cm (Außenmaße; Abweichungen jeweils um +/- 1 cm möglich oder nach Abstimmung mit der Auftraggeberin möglich). Lose Akten (ohne Mappe oder Bindung, mit Lochung) sind zusätzlich durch Abheftbügel/Archivbänder in Kunststoff und rostfreiem Stahl zu binden. Interne Kennung: 8 5.1.1 Zweck Art des Auftrags: Dienstleistungen Haupteinstufung (cpv): 92512100 Archivzerstörung 5.1.2 Erfüllungsort Postanschrift: Rathausstr. 11 - 13 Stadt: Stolberg Postleitzahl: 52222 Land, Gliederung (NUTS): Städteregion Aachen (DEA2D) Land: Deutschland 5.1.2 Erfüllungsort Ort im Europäischen Wirtschaftsraum 5.1.3 Geschätzte Dauer Datum des Beginns: 01/06/2026 Enddatum der Laufzeit: 30/12/2029 5.1.6 Allgemeine Informationen Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten. Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein Zusätzliche Informationen: Archivgut öffentlicher Kultureinrichtungen fällt unter das Bundeskulturgutschutzgesetz. Dies bestimmt, dass Archivgut nur nach vorheriger Genehmigung durch das zuständige Landesministerium ins Ausland ausgeführt geführt werden darf, unabhängig von Dauer und Zweck der beabsichtigten Ausfuhr. Eine Genehmigung zur Ausfuhr kann nur erteilt werden, wenn jedes einzelne Archivale der Genehmigungsbehörde angezeigt wird. Die einzelne Benennung und Identifizierung der Archivalien des Historischen Archivs ist aus technischen Gründen nicht möglich, womit ein Antrag auf Erteilung einer Ausfuhrgenehmigung keine Aussicht auf Erfolg hat. Die Erbringung der Dienstleistung für dieses Los hat somit innerhalb des Gebiets der Bundesrepublik Deutschland zu erfolgen. 5.1.7 Strategische Auftragsvergabe Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Verringerung der Auswirkungen auf die Umwelt Beschreibung: Die Durchführung des Auftrags soll umwelt- und klimafreundlich erfolgen. Aspekte des möglichst geringer CO2-Emmission sind zu berücksichtigen, bspw. in der Nutzung erneuerbarer Energien und energieeffizienter Prozesse und Betriebsmittel. Konzept zur Verringerung der Umweltauswirkungen: Klimaschutz 5.1.9 Eignungskriterien Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung des Auswahlkriteriums: Unbedenklichkeitsbescheinigung Berufsgenossenschaft (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft des zuständigen Versicherungsträgers Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung des Auswahlkriteriums: Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes (soweit das Finanzamt derartige Bescheinigungen ausstellt). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung des Auswahlkriteriums: Unbedenklichkeitsbescheinigung Krankenkasse (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkasse (soweit beitragspflichtig). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr Kriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister Beschreibung des Auswahlkriteriums: Eintragungsnachweis Handwerksrolle / IHK (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Eintragung in der Handwerksrolle bzw. Mitgliedsbescheinigung der Industrie- und Handelskammer Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung Beschreibung des Auswahlkriteriums: Bescheinigung über eine bestehende Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung mit Angabe der Versicherungssummen. Der Nachweis darf nicht älter als 1 Jahr sein bzw. die durch die ausstellende Stelle festgelegte Gültigkeitsdauer nicht überschreiten. (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): 5.1.10 Zuschlagskriterien Kriterium: Art: Preis Bezeichnung: Preis Beschreibung: Preiskriterium für "Preis-Quotient-Methode" Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 20 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Schnelligkeit der Liefer- und Ausführungsfrist Beschreibung: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.). Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 24 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Schnelligkeit des Leistungsbeginns Beschreibung: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.). Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 24 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Klimaschutz und Energieffizienz Beschreibung: Öffentliche Aufträge sollen gem. Schreiben ZVS vom 29.11.2024 in besonderer Weise nach Aspekten des Klimaschutzes vergeben werden. Diese Ausschreibung ist hinsichtlich des hohen Energiebedarfs für das Verfahren der Vakuumgefriertrocknung und der entstehenden Transporte besonders klimarelevant (Rechtsgrundlagen: Klimanotstand der Kupferstadt Stolberg 10.09.2019, Mitgliedschaft der Kupferstadt Stolberg in der Initiative ?Klimapositive Städte und Gemeinden?, KSG, KrWG). Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 16 Kriterium: Art: Kosten Bezeichnung: Preis Beschreibung: In Zusammenschau aller vorigen Zuschlagskriterien ist der Preis der Leistung eine sekundär relevante Größe. Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 16 5.1.11 Auftragsunterlagen Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 27/04/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9/documents Ad-hoc-Kommunikationskanal: URL: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9 5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe Bedingungen für die Einreichung: Elektronische Einreichung: Erforderlich Adresse für die Einreichung: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9 Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch Elektronischer Katalog: Nicht zulässig Varianten: Nicht zulässig Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig Frist für den Eingang der Angebote: 04/05/2026 09:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 57 Tage Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können: Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden. Zusätzliche Informationen: Fehlende Unterlagen, deren Vorlagen mit Teilnahmeantrag/Angebotsabgabe gefordert war, werden nachgefordert. Auftragsbedingungen: Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Einzureichende Unterlagen: * Mit dem Angebot ** Mittels Eigenerklärung: - Referenzen: Dem Angebot ist ein Nachweis über 3 Referenzen zu vergleichbaren Aufträgen, mit Angabe des Wertes, des Zeitraums der Leistungserbringung und des Auftraggebers sowie die Ansprechpartner und deren Telefonnummer bei diesen Auftraggebern, beizufügen. ** Mittels Dritterklärung: - Fachliche Einweisung und Erfahrung: Mitarbeiter, welche die Gefriertrocknung durchführen, müssen eine ausführliche Einweisung in die Gefriertrocknung von Archiv-/Bibliotheksgut erhalten haben und eine mehr als einjährige praktische Erfahrung in diesem Bereich aufweisen. Erforderlicher Nachweis: Arbeitszeugnis Mitarbeiter dürfen die Gefriertrocknung und alle dazugehörigen Arbeitsgänge nur unter Anleitung und Aufsicht eines qualifizierten Restaurators durchführen. - Fachliche Anleitung und Betreuung: Die mit der fachlichen Anleitung und Betreuung der über die gefriertrocknenden Mitarbeiter betrauten Restauratorinnen/ Restauratoren Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich Aufträge werden elektronisch erteilt: nein Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja Von einer Bietergemeinschaft, die den Zuschlag erhält, anzunehmende Rechtsform: Bietergemeinschaften sind gesamtschuldnerisch haftend. Finanzielle Vereinbarung: gem. VOL/B 5.1.15 Techniken Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem Elektronische Auktion: nein 5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln Informationen über die Überprüfungsfristen: Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) muss ein Nachprüfungsantrag spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der angegebenen Vergabekammer eingereicht werden. Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Kupferstadt Stolberg (Rhld.) Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Kupferstadt Stolberg (Rhld.) Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Kupferstadt Stolberg (Rhld.) 5.1 Los: LOT-0009 Titel: Vakuumgefriertrocknung von 20 Paletten Archivunterlagen Beschreibung: Das Durchschnittsgewicht pro Palette mit Akten beträgt ca. 270 kg (Nettogewicht des Archivguts inkl. Verpackung zzgl. durchschnittlich 20 kg/Euro-Palette). Das Gewicht wurde stichprobenartig ermittelt und durchschnittlich umgerechnet insgesamt geschätzt. Eine mit Akten bestückte Palette entspricht nach der Schätzung durchschnittlich 5 lfm. Archivgut. Die Bergungs- und Verpackungsbedingungen bedingen eine unterschiedliche Bestückung der Paletten, wodurch Stichproben zufolge eine Abweichung des Gewichts von Paletten mit Akten um ca. 30 kg nach oben und unten erwartbar ist. Das tiefgekühlte Archiv-gut ist vollumfänglich durchnässt, vorgereinigt und in Stretchfolie mit offenen Seiten verpackt. Akten sind zu Bündeln unterschiedlicher Mächtigkeit gepackt. Stretchfolien um die Archiveinheiten sind vor dem Vakuumgefriertrocknungsprozess zu entfernen. Nach Beendigung des Auftrags sollen alle tiefgefrorenen Film- und Foto-Materialien an die Auftraggeberin zurückgeschickt werden. Im Vorfeld ist die Auftraggeberin über den Umfang der fotografischen Materialien zu informieren. Anderweitige empfindliche Objekte (Ledereinbände, empfindliche Graphiken/Gemälde, Filmrollen o. a.) sind in Absprache mit dem Auftraggeber ggf. gesondert zu behandeln. Die gefriergetrockneten Archivalien sind vom Auftragnehmer in Kartonagen zu verpacken und auf Euro-Paletten anzuliefern. Es gelten die üblichen konservatorischen Vorgaben (säurefrei, alterungsbeständig etc. gem. DIN ISO 16245 u. 16245-A, Stülpdeckelkartons, keine Schubkartons). Das Verpackungsmaterial muss frei von Schädlingen (Papierfischchen) sein. Verpackungsmaterialien sind zur Gewährleistung, dass kein Schädlingsbefall vorliegt, zuvor mind. 10 Tage bei -20° C zu kühlen. Sämtliche Unterlagen sind in passende Archivboxen zu verpacken. Mögliche Formate sind: 35 cm x 26 cm x 11cm; 39 cm x 29 cm x 11 cm; 43 cm x 32 cm x 11 cm (Außenmaße; Abweichungen jeweils um +/- 1 cm möglich oder nach Abstimmung mit der Auftraggeberin möglich). Lose Akten (ohne Mappe oder Bindung, mit Lochung) sind zusätzlich durch Abheftbügel/Archivbänder in Kunststoff und rostfreiem Stahl zu binden. Interne Kennung: 9 5.1.1 Zweck Art des Auftrags: Dienstleistungen Haupteinstufung (cpv): 92512100 Archivzerstörung 5.1.2 Erfüllungsort Postanschrift: Rathausstr. 11 - 13 Stadt: Stolberg Postleitzahl: 52222 Land, Gliederung (NUTS): Städteregion Aachen (DEA2D) Land: Deutschland 5.1.2 Erfüllungsort Ort im Europäischen Wirtschaftsraum 5.1.3 Geschätzte Dauer Datum des Beginns: 01/06/2026 Enddatum der Laufzeit: 30/12/2029 5.1.6 Allgemeine Informationen Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten. Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein Zusätzliche Informationen: Archivgut öffentlicher Kultureinrichtungen fällt unter das Bundeskulturgutschutzgesetz. Dies bestimmt, dass Archivgut nur nach vorheriger Genehmigung durch das zuständige Landesministerium ins Ausland ausgeführt geführt werden darf, unabhängig von Dauer und Zweck der beabsichtigten Ausfuhr. Eine Genehmigung zur Ausfuhr kann nur erteilt werden, wenn jedes einzelne Archivale der Genehmigungsbehörde angezeigt wird. Die einzelne Benennung und Identifizierung der Archivalien des Historischen Archivs ist aus technischen Gründen nicht möglich, womit ein Antrag auf Erteilung einer Ausfuhrgenehmigung keine Aussicht auf Erfolg hat. Die Erbringung der Dienstleistung für dieses Los hat somit innerhalb des Gebiets der Bundesrepublik Deutschland zu erfolgen. 5.1.7 Strategische Auftragsvergabe Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Verringerung der Auswirkungen auf die Umwelt Beschreibung: Die Durchführung des Auftrags soll umwelt- und klimafreundlich erfolgen. Aspekte des möglichst geringer CO2-Emmission sind zu berücksichtigen, bspw. in der Nutzung erneuerbarer Energien und energieeffizienter Prozesse und Betriebsmittel. Konzept zur Verringerung der Umweltauswirkungen: Klimaschutz 5.1.9 Eignungskriterien Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung des Auswahlkriteriums: Unbedenklichkeitsbescheinigung Berufsgenossenschaft (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft des zuständigen Versicherungsträgers Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung des Auswahlkriteriums: Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes (soweit das Finanzamt derartige Bescheinigungen ausstellt). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung des Auswahlkriteriums: Unbedenklichkeitsbescheinigung Krankenkasse (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkasse (soweit beitragspflichtig). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr Kriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister Beschreibung des Auswahlkriteriums: Eintragungsnachweis Handwerksrolle / IHK (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Eintragung in der Handwerksrolle bzw. Mitgliedsbescheinigung der Industrie- und Handelskammer Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung Beschreibung des Auswahlkriteriums: Bescheinigung über eine bestehende Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung mit Angabe der Versicherungssummen. Der Nachweis darf nicht älter als 1 Jahr sein bzw. die durch die ausstellende Stelle festgelegte Gültigkeitsdauer nicht überschreiten. (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): 5.1.10 Zuschlagskriterien Kriterium: Art: Preis Bezeichnung: Preis Beschreibung: Preiskriterium für "Preis-Quotient-Methode" Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 20 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Schnelligkeit der Liefer- und Ausführungsfrist Beschreibung: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.). Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 24 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Schnelligkeit des Leistungsbeginns Beschreibung: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.). Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 24 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Klimaschutz und Energieffizienz Beschreibung: Öffentliche Aufträge sollen gem. Schreiben ZVS vom 29.11.2024 in besonderer Weise nach Aspekten des Klimaschutzes vergeben werden. Diese Ausschreibung ist hinsichtlich des hohen Energiebedarfs für das Verfahren der Vakuumgefriertrocknung und der entstehenden Transporte besonders klimarelevant (Rechtsgrundlagen: Klimanotstand der Kupferstadt Stolberg 10.09.2019, Mitgliedschaft der Kupferstadt Stolberg in der Initiative ?Klimapositive Städte und Gemeinden?, KSG, KrWG). Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 16 Kriterium: Art: Kosten Bezeichnung: Preis Beschreibung: In Zusammenschau aller vorigen Zuschlagskriterien ist der Preis der Leistung eine sekundär relevante Größe. Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 16 5.1.11 Auftragsunterlagen Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 27/04/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9/documents Ad-hoc-Kommunikationskanal: URL: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9 5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe Bedingungen für die Einreichung: Elektronische Einreichung: Erforderlich Adresse für die Einreichung: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9 Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch Elektronischer Katalog: Nicht zulässig Varianten: Nicht zulässig Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig Frist für den Eingang der Angebote: 04/05/2026 09:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 57 Tage Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können: Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden. Zusätzliche Informationen: Fehlende Unterlagen, deren Vorlagen mit Teilnahmeantrag/Angebotsabgabe gefordert war, werden nachgefordert. Auftragsbedingungen: Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Einzureichende Unterlagen: * Mit dem Angebot ** Mittels Eigenerklärung: - Referenzen: Dem Angebot ist ein Nachweis über 3 Referenzen zu vergleichbaren Aufträgen, mit Angabe des Wertes, des Zeitraums der Leistungserbringung und des Auftraggebers sowie die Ansprechpartner und deren Telefonnummer bei diesen Auftraggebern, beizufügen. ** Mittels Dritterklärung: - Fachliche Einweisung und Erfahrung: Mitarbeiter, welche die Gefriertrocknung durchführen, müssen eine ausführliche Einweisung in die Gefriertrocknung von Archiv-/Bibliotheksgut erhalten haben und eine mehr als einjährige praktische Erfahrung in diesem Bereich aufweisen. Erforderlicher Nachweis: Arbeitszeugnis Mitarbeiter dürfen die Gefriertrocknung und alle dazugehörigen Arbeitsgänge nur unter Anleitung und Aufsicht eines qualifizierten Restaurators durchführen. - Fachliche Anleitung und Betreuung: Die mit der fachlichen Anleitung und Betreuung der über die gefriertrocknenden Mitarbeiter betrauten Restauratorinnen/ Restauratoren Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich Aufträge werden elektronisch erteilt: nein Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja Von einer Bietergemeinschaft, die den Zuschlag erhält, anzunehmende Rechtsform: Bietergemeinschaften sind gesamtschuldnerisch haftend. Finanzielle Vereinbarung: gem. VOL/B 5.1.15 Techniken Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem Elektronische Auktion: nein 5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln Informationen über die Überprüfungsfristen: Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) muss ein Nachprüfungsantrag spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der angegebenen Vergabekammer eingereicht werden. Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Kupferstadt Stolberg (Rhld.) Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Kupferstadt Stolberg (Rhld.) Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Kupferstadt Stolberg (Rhld.) 5.1 Los: LOT-0010 Titel: Vakuumgefriertrocknung von 20 Paletten Archivunterlagen Beschreibung: Das Durchschnittsgewicht pro Palette mit Akten beträgt ca. 270 kg (Nettogewicht des Archivguts inkl. Verpackung zzgl. durchschnittlich 20 kg/Euro-Palette). Das Gewicht wurde stichprobenartig ermittelt und durchschnittlich umgerechnet insgesamt geschätzt. Eine mit Akten bestückte Palette entspricht nach der Schätzung durchschnittlich 5 lfm. Archivgut. Die Bergungs- und Verpackungsbedingungen bedingen eine unterschiedliche Bestückung der Paletten, wodurch Stichproben zufolge eine Abweichung des Gewichts von Paletten mit Akten um ca. 30 kg nach oben und unten erwartbar ist. Das tiefgekühlte Archiv-gut ist vollumfänglich durchnässt, vorgereinigt und in Stretchfolie mit offenen Seiten verpackt. Akten sind zu Bündeln unterschiedlicher Mächtigkeit gepackt. Stretchfolien um die Archiveinheiten sind vor dem Vakuumgefriertrocknungsprozess zu entfernen. Nach Beendigung des Auftrags sollen alle tiefgefrorenen Film- und Foto-Materialien an die Auftraggeberin zurückgeschickt werden. Im Vorfeld ist die Auftraggeberin über den Umfang der fotografischen Materialien zu informieren. Anderweitige empfindliche Objekte (Ledereinbände, empfindliche Graphiken/Gemälde, Filmrollen o. a.) sind in Absprache mit dem Auftraggeber ggf. gesondert zu behandeln. Die gefriergetrockneten Archivalien sind vom Auftragnehmer in Kartonagen zu verpacken und auf Euro-Paletten anzuliefern. Es gelten die üblichen konservatorischen Vorgaben (säurefrei, alterungsbeständig etc. gem. DIN ISO 16245 u. 16245-A, Stülpdeckelkartons, keine Schubkartons). Das Verpackungsmaterial muss frei von Schädlingen (Papierfischchen) sein. Verpackungsmaterialien sind zur Gewährleistung, dass kein Schädlingsbefall vorliegt, zuvor mind. 10 Tage bei -20° C zu kühlen. Sämtliche Unterlagen sind in passende Archivboxen zu verpacken. Mögliche Formate sind: 35 cm x 26 cm x 11cm; 39 cm x 29 cm x 11 cm; 43 cm x 32 cm x 11 cm (Außenmaße; Abweichungen jeweils um +/- 1 cm möglich oder nach Abstimmung mit der Auftraggeberin möglich). Lose Akten (ohne Mappe oder Bindung, mit Lochung) sind zusätzlich durch Abheftbügel/Archivbänder in Kunststoff und rostfreiem Stahl zu binden. Interne Kennung: 10 5.1.1 Zweck Art des Auftrags: Dienstleistungen Haupteinstufung (cpv): 92512100 Archivzerstörung 5.1.2 Erfüllungsort Postanschrift: Rathausstr. 11 - 13 Stadt: Stolberg Postleitzahl: 52222 Land, Gliederung (NUTS): Städteregion Aachen (DEA2D) Land: Deutschland 5.1.2 Erfüllungsort Ort im Europäischen Wirtschaftsraum 5.1.3 Geschätzte Dauer Datum des Beginns: 01/06/2026 Enddatum der Laufzeit: 30/12/2029 5.1.6 Allgemeine Informationen Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten. Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein Zusätzliche Informationen: Archivgut öffentlicher Kultureinrichtungen fällt unter das Bundeskulturgutschutzgesetz. Dies bestimmt, dass Archivgut nur nach vorheriger Genehmigung durch das zuständige Landesministerium ins Ausland ausgeführt geführt werden darf, unabhängig von Dauer und Zweck der beabsichtigten Ausfuhr. Eine Genehmigung zur Ausfuhr kann nur erteilt werden, wenn jedes einzelne Archivale der Genehmigungsbehörde angezeigt wird. Die einzelne Benennung und Identifizierung der Archivalien des Historischen Archivs ist aus technischen Gründen nicht möglich, womit ein Antrag auf Erteilung einer Ausfuhrgenehmigung keine Aussicht auf Erfolg hat. Die Erbringung der Dienstleistung für dieses Los hat somit innerhalb des Gebiets der Bundesrepublik Deutschland zu erfolgen. 5.1.7 Strategische Auftragsvergabe Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Verringerung der Auswirkungen auf die Umwelt Beschreibung: Die Durchführung des Auftrags soll umwelt- und klimafreundlich erfolgen. Aspekte des möglichst geringer CO2-Emmission sind zu berücksichtigen, bspw. in der Nutzung erneuerbarer Energien und energieeffizienter Prozesse und Betriebsmittel. Konzept zur Verringerung der Umweltauswirkungen: Klimaschutz 5.1.9 Eignungskriterien Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung des Auswahlkriteriums: Unbedenklichkeitsbescheinigung Berufsgenossenschaft (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft des zuständigen Versicherungsträgers Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung des Auswahlkriteriums: Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes (soweit das Finanzamt derartige Bescheinigungen ausstellt). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung des Auswahlkriteriums: Unbedenklichkeitsbescheinigung Krankenkasse (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkasse (soweit beitragspflichtig). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr Kriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister Beschreibung des Auswahlkriteriums: Eintragungsnachweis Handwerksrolle / IHK (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Eintragung in der Handwerksrolle bzw. Mitgliedsbescheinigung der Industrie- und Handelskammer Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung Beschreibung des Auswahlkriteriums: Bescheinigung über eine bestehende Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung mit Angabe der Versicherungssummen. Der Nachweis darf nicht älter als 1 Jahr sein bzw. die durch die ausstellende Stelle festgelegte Gültigkeitsdauer nicht überschreiten. (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): 5.1.10 Zuschlagskriterien Kriterium: Art: Preis Bezeichnung: Preis Beschreibung: Preiskriterium für "Preis-Quotient-Methode" Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 20 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Schnelligkeit der Liefer- und Ausführungsfrist Beschreibung: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.). Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 24 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Schnelligkeit des Leistungsbeginns Beschreibung: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.). Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 24 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Klimaschutz und Energieffizienz Beschreibung: Öffentliche Aufträge sollen gem. Schreiben ZVS vom 29.11.2024 in besonderer Weise nach Aspekten des Klimaschutzes vergeben werden. Diese Ausschreibung ist hinsichtlich des hohen Energiebedarfs für das Verfahren der Vakuumgefriertrocknung und der entstehenden Transporte besonders klimarelevant (Rechtsgrundlagen: Klimanotstand der Kupferstadt Stolberg 10.09.2019, Mitgliedschaft der Kupferstadt Stolberg in der Initiative ?Klimapositive Städte und Gemeinden?, KSG, KrWG). Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 16 Kriterium: Art: Kosten Bezeichnung: Preis Beschreibung: In Zusammenschau aller vorigen Zuschlagskriterien ist der Preis der Leistung eine sekundär relevante Größe. Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 16 5.1.11 Auftragsunterlagen Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 27/04/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9/documents Ad-hoc-Kommunikationskanal: URL: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9 5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe Bedingungen für die Einreichung: Elektronische Einreichung: Erforderlich Adresse für die Einreichung: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9 Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch Elektronischer Katalog: Nicht zulässig Varianten: Nicht zulässig Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig Frist für den Eingang der Angebote: 04/05/2026 09:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 57 Tage Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können: Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden. Zusätzliche Informationen: Fehlende Unterlagen, deren Vorlagen mit Teilnahmeantrag/Angebotsabgabe gefordert war, werden nachgefordert. Auftragsbedingungen: Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Einzureichende Unterlagen: * Mit dem Angebot ** Mittels Eigenerklärung: - Referenzen: Dem Angebot ist ein Nachweis über 3 Referenzen zu vergleichbaren Aufträgen, mit Angabe des Wertes, des Zeitraums der Leistungserbringung und des Auftraggebers sowie die Ansprechpartner und deren Telefonnummer bei diesen Auftraggebern, beizufügen. ** Mittels Dritterklärung: - Fachliche Einweisung und Erfahrung: Mitarbeiter, welche die Gefriertrocknung durchführen, müssen eine ausführliche Einweisung in die Gefriertrocknung von Archiv-/Bibliotheksgut erhalten haben und eine mehr als einjährige praktische Erfahrung in diesem Bereich aufweisen. Erforderlicher Nachweis: Arbeitszeugnis Mitarbeiter dürfen die Gefriertrocknung und alle dazugehörigen Arbeitsgänge nur unter Anleitung und Aufsicht eines qualifizierten Restaurators durchführen. - Fachliche Anleitung und Betreuung: Die mit der fachlichen Anleitung und Betreuung der über die gefriertrocknenden Mitarbeiter betrauten Restauratorinnen/ Restauratoren Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich Aufträge werden elektronisch erteilt: nein Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja Von einer Bietergemeinschaft, die den Zuschlag erhält, anzunehmende Rechtsform: Bietergemeinschaften sind gesamtschuldnerisch haftend. Finanzielle Vereinbarung: gem. VOL/B 5.1.15 Techniken Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem Elektronische Auktion: nein 5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln Informationen über die Überprüfungsfristen: Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) muss ein Nachprüfungsantrag spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der angegebenen Vergabekammer eingereicht werden. Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Kupferstadt Stolberg (Rhld.) Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Kupferstadt Stolberg (Rhld.) Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Kupferstadt Stolberg (Rhld.) 5.1 Los: LOT-0011 Titel: Vakuumgefriertrocknung von 20 Paletten Archivunterlagen Beschreibung: Das Durchschnittsgewicht pro Palette mit Akten beträgt ca. 270 kg (Nettogewicht des Archivguts inkl. Verpackung zzgl. durchschnittlich 20 kg/Euro-Palette). Das Gewicht wurde stichprobenartig ermittelt und durchschnittlich umgerechnet insgesamt geschätzt. Eine mit Akten bestückte Palette entspricht nach der Schätzung durchschnittlich 5 lfm. Archivgut. Die Bergungs- und Verpackungsbedingungen bedingen eine unterschiedliche Bestückung der Paletten, wodurch Stichproben zufolge eine Abweichung des Gewichts von Paletten mit Akten um ca. 30 kg nach oben und unten erwartbar ist. Das tiefgekühlte Archiv-gut ist vollumfänglich durchnässt, vorgereinigt und in Stretchfolie mit offenen Seiten verpackt. Akten sind zu Bündeln unterschiedlicher Mächtigkeit gepackt. Stretchfolien um die Archiveinheiten sind vor dem Vakuumgefriertrocknungsprozess zu entfernen. Nach Beendigung des Auftrags sollen alle tiefgefrorenen Film- und Foto-Materialien an die Auftraggeberin zurückgeschickt werden. Im Vorfeld ist die Auftraggeberin über den Umfang der fotografischen Materialien zu informieren. Anderweitige empfindliche Objekte (Ledereinbände, empfindliche Graphiken/Gemälde, Filmrollen o. a.) sind in Absprache mit dem Auftraggeber ggf. gesondert zu behandeln. Die gefriergetrockneten Archivalien sind vom Auftragnehmer in Kartonagen zu verpacken und auf Euro-Paletten anzuliefern. Es gelten die üblichen konservatorischen Vorgaben (säurefrei, alterungsbeständig etc. gem. DIN ISO 16245 u. 16245-A, Stülpdeckelkartons, keine Schubkartons). Das Verpackungsmaterial muss frei von Schädlingen (Papierfischchen) sein. Verpackungsmaterialien sind zur Gewährleistung, dass kein Schädlingsbefall vorliegt, zuvor mind. 10 Tage bei -20° C zu kühlen. Sämtliche Unterlagen sind in passende Archivboxen zu verpacken. Mögliche Formate sind: 35 cm x 26 cm x 11cm; 39 cm x 29 cm x 11 cm; 43 cm x 32 cm x 11 cm (Außenmaße; Abweichungen jeweils um +/- 1 cm möglich oder nach Abstimmung mit der Auftraggeberin möglich). Lose Akten (ohne Mappe oder Bindung, mit Lochung) sind zusätzlich durch Abheftbügel/Archivbänder in Kunststoff und rostfreiem Stahl zu binden. Interne Kennung: 11 5.1.1 Zweck Art des Auftrags: Dienstleistungen Haupteinstufung (cpv): 92512100 Archivzerstörung 5.1.2 Erfüllungsort Postanschrift: Rathausstr. 11 - 13 Stadt: Stolberg Postleitzahl: 52222 Land, Gliederung (NUTS): Städteregion Aachen (DEA2D) Land: Deutschland 5.1.2 Erfüllungsort Ort im Europäischen Wirtschaftsraum 5.1.3 Geschätzte Dauer Datum des Beginns: 01/06/2026 Enddatum der Laufzeit: 30/12/2029 5.1.6 Allgemeine Informationen Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten. Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein Zusätzliche Informationen: Archivgut öffentlicher Kultureinrichtungen fällt unter das Bundeskulturgutschutzgesetz. Dies bestimmt, dass Archivgut nur nach vorheriger Genehmigung durch das zuständige Landesministerium ins Ausland ausgeführt geführt werden darf, unabhängig von Dauer und Zweck der beabsichtigten Ausfuhr. Eine Genehmigung zur Ausfuhr kann nur erteilt werden, wenn jedes einzelne Archivale der Genehmigungsbehörde angezeigt wird. Die einzelne Benennung und Identifizierung der Archivalien des Historischen Archivs ist aus technischen Gründen nicht möglich, womit ein Antrag auf Erteilung einer Ausfuhrgenehmigung keine Aussicht auf Erfolg hat. Die Erbringung der Dienstleistung für dieses Los hat somit innerhalb des Gebiets der Bundesrepublik Deutschland zu erfolgen. 5.1.7 Strategische Auftragsvergabe Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Verringerung der Auswirkungen auf die Umwelt Beschreibung: Die Durchführung des Auftrags soll umwelt- und klimafreundlich erfolgen. Aspekte des möglichst geringer CO2-Emmission sind zu berücksichtigen, bspw. in der Nutzung erneuerbarer Energien und energieeffizienter Prozesse und Betriebsmittel. Konzept zur Verringerung der Umweltauswirkungen: Klimaschutz 5.1.9 Eignungskriterien Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung des Auswahlkriteriums: Unbedenklichkeitsbescheinigung Berufsgenossenschaft (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft des zuständigen Versicherungsträgers Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung des Auswahlkriteriums: Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes (soweit das Finanzamt derartige Bescheinigungen ausstellt). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung des Auswahlkriteriums: Unbedenklichkeitsbescheinigung Krankenkasse (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkasse (soweit beitragspflichtig). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr Kriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister Beschreibung des Auswahlkriteriums: Eintragungsnachweis Handwerksrolle / IHK (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Eintragung in der Handwerksrolle bzw. Mitgliedsbescheinigung der Industrie- und Handelskammer Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung Beschreibung des Auswahlkriteriums: Bescheinigung über eine bestehende Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung mit Angabe der Versicherungssummen. Der Nachweis darf nicht älter als 1 Jahr sein bzw. die durch die ausstellende Stelle festgelegte Gültigkeitsdauer nicht überschreiten. (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): 5.1.10 Zuschlagskriterien Kriterium: Art: Preis Bezeichnung: Preis Beschreibung: Preiskriterium für "Preis-Quotient-Methode" Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 20 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Schnelligkeit der Liefer- und Ausführungsfrist Beschreibung: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.). Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 24 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Schnelligkeit des Leistungsbeginns Beschreibung: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.). Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 24 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Klimaschutz und Energieffizienz Beschreibung: Öffentliche Aufträge sollen gem. Schreiben ZVS vom 29.11.2024 in besonderer Weise nach Aspekten des Klimaschutzes vergeben werden. Diese Ausschreibung ist hinsichtlich des hohen Energiebedarfs für das Verfahren der Vakuumgefriertrocknung und der entstehenden Transporte besonders klimarelevant (Rechtsgrundlagen: Klimanotstand der Kupferstadt Stolberg 10.09.2019, Mitgliedschaft der Kupferstadt Stolberg in der Initiative ?Klimapositive Städte und Gemeinden?, KSG, KrWG). Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 16 Kriterium: Art: Kosten Bezeichnung: Preis Beschreibung: In Zusammenschau aller vorigen Zuschlagskriterien ist der Preis der Leistung eine sekundär relevante Größe. Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 16 5.1.11 Auftragsunterlagen Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 27/04/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9/documents Ad-hoc-Kommunikationskanal: URL: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9 5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe Bedingungen für die Einreichung: Elektronische Einreichung: Erforderlich Adresse für die Einreichung: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9 Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch Elektronischer Katalog: Nicht zulässig Varianten: Nicht zulässig Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig Frist für den Eingang der Angebote: 04/05/2026 09:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 57 Tage Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können: Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden. Zusätzliche Informationen: Fehlende Unterlagen, deren Vorlagen mit Teilnahmeantrag/Angebotsabgabe gefordert war, werden nachgefordert. Auftragsbedingungen: Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Einzureichende Unterlagen: * Mit dem Angebot ** Mittels Eigenerklärung: - Referenzen: Dem Angebot ist ein Nachweis über 3 Referenzen zu vergleichbaren Aufträgen, mit Angabe des Wertes, des Zeitraums der Leistungserbringung und des Auftraggebers sowie die Ansprechpartner und deren Telefonnummer bei diesen Auftraggebern, beizufügen. ** Mittels Dritterklärung: - Fachliche Einweisung und Erfahrung: Mitarbeiter, welche die Gefriertrocknung durchführen, müssen eine ausführliche Einweisung in die Gefriertrocknung von Archiv-/Bibliotheksgut erhalten haben und eine mehr als einjährige praktische Erfahrung in diesem Bereich aufweisen. Erforderlicher Nachweis: Arbeitszeugnis Mitarbeiter dürfen die Gefriertrocknung und alle dazugehörigen Arbeitsgänge nur unter Anleitung und Aufsicht eines qualifizierten Restaurators durchführen. - Fachliche Anleitung und Betreuung: Die mit der fachlichen Anleitung und Betreuung der über die gefriertrocknenden Mitarbeiter betrauten Restauratorinnen/ Restauratoren Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich Aufträge werden elektronisch erteilt: nein Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja Von einer Bietergemeinschaft, die den Zuschlag erhält, anzunehmende Rechtsform: Bietergemeinschaften sind gesamtschuldnerisch haftend. Finanzielle Vereinbarung: gem. VOL/B 5.1.15 Techniken Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem Elektronische Auktion: nein 5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln Informationen über die Überprüfungsfristen: Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) muss ein Nachprüfungsantrag spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der angegebenen Vergabekammer eingereicht werden. Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Kupferstadt Stolberg (Rhld.) Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Kupferstadt Stolberg (Rhld.) Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Kupferstadt Stolberg (Rhld.) 5.1 Los: LOT-0012 Titel: Vakuumgefriertrocknung von 20 Paletten Archivunterlagen Beschreibung: Das Durchschnittsgewicht pro Palette mit Akten beträgt ca. 270 kg (Nettogewicht des Archivguts inkl. Verpackung zzgl. durchschnittlich 20 kg/Euro-Palette). Das Gewicht wurde stichprobenartig ermittelt und durchschnittlich umgerechnet insgesamt geschätzt. Eine mit Akten bestückte Palette entspricht nach der Schätzung durchschnittlich 5 lfm. Archivgut. Die Bergungs- und Verpackungsbedingungen bedingen eine unterschiedliche Bestückung der Paletten, wodurch Stichproben zufolge eine Abweichung des Gewichts von Paletten mit Akten um ca. 30 kg nach oben und unten erwartbar ist. Das tiefgekühlte Archiv-gut ist vollumfänglich durchnässt, vorgereinigt und in Stretchfolie mit offenen Seiten verpackt. Akten sind zu Bündeln unterschiedlicher Mächtigkeit gepackt. Stretchfolien um die Archiveinheiten sind vor dem Vakuumgefriertrocknungsprozess zu entfernen. Nach Beendigung des Auftrags sollen alle tiefgefrorenen Film- und Foto-Materialien an die Auftraggeberin zurückgeschickt werden. Im Vorfeld ist die Auftraggeberin über den Umfang der fotografischen Materialien zu informieren. Anderweitige empfindliche Objekte (Ledereinbände, empfindliche Graphiken/Gemälde, Filmrollen o. a.) sind in Absprache mit dem Auftraggeber ggf. gesondert zu behandeln. Die gefriergetrockneten Archivalien sind vom Auftragnehmer in Kartonagen zu verpacken und auf Euro-Paletten anzuliefern. Es gelten die üblichen konservatorischen Vorgaben (säurefrei, alterungsbeständig etc. gem. DIN ISO 16245 u. 16245-A, Stülpdeckelkartons, keine Schubkartons). Das Verpackungsmaterial muss frei von Schädlingen (Papierfischchen) sein. Verpackungsmaterialien sind zur Gewährleistung, dass kein Schädlingsbefall vorliegt, zuvor mind. 10 Tage bei -20° C zu kühlen. Sämtliche Unterlagen sind in passende Archivboxen zu verpacken. Mögliche Formate sind: 35 cm x 26 cm x 11cm; 39 cm x 29 cm x 11 cm; 43 cm x 32 cm x 11 cm (Außenmaße; Abweichungen jeweils um +/- 1 cm möglich oder nach Abstimmung mit der Auftraggeberin möglich). Lose Akten (ohne Mappe oder Bindung, mit Lochung) sind zusätzlich durch Abheftbügel/Archivbänder in Kunststoff und rostfreiem Stahl zu binden. Interne Kennung: 12 5.1.1 Zweck Art des Auftrags: Dienstleistungen Haupteinstufung (cpv): 92512100 Archivzerstörung 5.1.2 Erfüllungsort Postanschrift: Rathausstr. 11 - 13 Stadt: Stolberg Postleitzahl: 52222 Land, Gliederung (NUTS): Städteregion Aachen (DEA2D) Land: Deutschland 5.1.2 Erfüllungsort Ort im Europäischen Wirtschaftsraum 5.1.3 Geschätzte Dauer Datum des Beginns: 01/06/2026 Enddatum der Laufzeit: 30/12/2029 5.1.6 Allgemeine Informationen Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten. Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein Zusätzliche Informationen: Archivgut öffentlicher Kultureinrichtungen fällt unter das Bundeskulturgutschutzgesetz. Dies bestimmt, dass Archivgut nur nach vorheriger Genehmigung durch das zuständige Landesministerium ins Ausland ausgeführt geführt werden darf, unabhängig von Dauer und Zweck der beabsichtigten Ausfuhr. Eine Genehmigung zur Ausfuhr kann nur erteilt werden, wenn jedes einzelne Archivale der Genehmigungsbehörde angezeigt wird. Die einzelne Benennung und Identifizierung der Archivalien des Historischen Archivs ist aus technischen Gründen nicht möglich, womit ein Antrag auf Erteilung einer Ausfuhrgenehmigung keine Aussicht auf Erfolg hat. Die Erbringung der Dienstleistung für dieses Los hat somit innerhalb des Gebiets der Bundesrepublik Deutschland zu erfolgen. 5.1.7 Strategische Auftragsvergabe Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Verringerung der Auswirkungen auf die Umwelt Beschreibung: Die Durchführung des Auftrags soll umwelt- und klimafreundlich erfolgen. Aspekte des möglichst geringer CO2-Emmission sind zu berücksichtigen, bspw. in der Nutzung erneuerbarer Energien und energieeffizienter Prozesse und Betriebsmittel. Konzept zur Verringerung der Umweltauswirkungen: Klimaschutz 5.1.9 Eignungskriterien Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung des Auswahlkriteriums: Unbedenklichkeitsbescheinigung Berufsgenossenschaft (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft des zuständigen Versicherungsträgers Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung des Auswahlkriteriums: Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes (soweit das Finanzamt derartige Bescheinigungen ausstellt). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung des Auswahlkriteriums: Unbedenklichkeitsbescheinigung Krankenkasse (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkasse (soweit beitragspflichtig). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr Kriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister Beschreibung des Auswahlkriteriums: Eintragungsnachweis Handwerksrolle / IHK (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Eintragung in der Handwerksrolle bzw. Mitgliedsbescheinigung der Industrie- und Handelskammer Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung Beschreibung des Auswahlkriteriums: Bescheinigung über eine bestehende Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung mit Angabe der Versicherungssummen. Der Nachweis darf nicht älter als 1 Jahr sein bzw. die durch die ausstellende Stelle festgelegte Gültigkeitsdauer nicht überschreiten. (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): 5.1.10 Zuschlagskriterien Kriterium: Art: Preis Bezeichnung: Preis Beschreibung: Preiskriterium für "Preis-Quotient-Methode" Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 20 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Schnelligkeit der Liefer- und Ausführungsfrist Beschreibung: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.). Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 24 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Schnelligkeit des Leistungsbeginns Beschreibung: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.). Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 24 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Klimaschutz und Energieffizienz Beschreibung: Öffentliche Aufträge sollen gem. Schreiben ZVS vom 29.11.2024 in besonderer Weise nach Aspekten des Klimaschutzes vergeben werden. Diese Ausschreibung ist hinsichtlich des hohen Energiebedarfs für das Verfahren der Vakuumgefriertrocknung und der entstehenden Transporte besonders klimarelevant (Rechtsgrundlagen: Klimanotstand der Kupferstadt Stolberg 10.09.2019, Mitgliedschaft der Kupferstadt Stolberg in der Initiative ?Klimapositive Städte und Gemeinden?, KSG, KrWG). Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 16 Kriterium: Art: Kosten Bezeichnung: Preis Beschreibung: In Zusammenschau aller vorigen Zuschlagskriterien ist der Preis der Leistung eine sekundär relevante Größe. Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 16 5.1.11 Auftragsunterlagen Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 27/04/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9/documents Ad-hoc-Kommunikationskanal: URL: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9 5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe Bedingungen für die Einreichung: Elektronische Einreichung: Erforderlich Adresse für die Einreichung: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9 Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch Elektronischer Katalog: Nicht zulässig Varianten: Nicht zulässig Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig Frist für den Eingang der Angebote: 04/05/2026 09:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 57 Tage Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können: Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden. Zusätzliche Informationen: Fehlende Unterlagen, deren Vorlagen mit Teilnahmeantrag/Angebotsabgabe gefordert war, werden nachgefordert. Auftragsbedingungen: Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Einzureichende Unterlagen: * Mit dem Angebot ** Mittels Eigenerklärung: - Referenzen: Dem Angebot ist ein Nachweis über 3 Referenzen zu vergleichbaren Aufträgen, mit Angabe des Wertes, des Zeitraums der Leistungserbringung und des Auftraggebers sowie die Ansprechpartner und deren Telefonnummer bei diesen Auftraggebern, beizufügen. ** Mittels Dritterklärung: - Fachliche Einweisung und Erfahrung: Mitarbeiter, welche die Gefriertrocknung durchführen, müssen eine ausführliche Einweisung in die Gefriertrocknung von Archiv-/Bibliotheksgut erhalten haben und eine mehr als einjährige praktische Erfahrung in diesem Bereich aufweisen. Erforderlicher Nachweis: Arbeitszeugnis Mitarbeiter dürfen die Gefriertrocknung und alle dazugehörigen Arbeitsgänge nur unter Anleitung und Aufsicht eines qualifizierten Restaurators durchführen. - Fachliche Anleitung und Betreuung: Die mit der fachlichen Anleitung und Betreuung der über die gefriertrocknenden Mitarbeiter betrauten Restauratorinnen/ Restauratoren Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich Aufträge werden elektronisch erteilt: nein Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja Von einer Bietergemeinschaft, die den Zuschlag erhält, anzunehmende Rechtsform: Bietergemeinschaften sind gesamtschuldnerisch haftend. Finanzielle Vereinbarung: gem. VOL/B 5.1.15 Techniken Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem Elektronische Auktion: nein 5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln Informationen über die Überprüfungsfristen: Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) muss ein Nachprüfungsantrag spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der angegebenen Vergabekammer eingereicht werden. Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Kupferstadt Stolberg (Rhld.) Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Kupferstadt Stolberg (Rhld.) Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Kupferstadt Stolberg (Rhld.) 5.1 Los: LOT-0013 Titel: Vakuumgefriertrocknung von 20 Paletten Archivunterlagen Beschreibung: Das Durchschnittsgewicht pro Palette mit Akten beträgt ca. 270 kg (Nettogewicht des Archivguts inkl. Verpackung zzgl. durchschnittlich 20 kg/Euro-Palette). Das Gewicht wurde stichprobenartig ermittelt und durchschnittlich umgerechnet insgesamt geschätzt. Eine mit Akten bestückte Palette entspricht nach der Schätzung durchschnittlich 5 lfm. Archivgut. Die Bergungs- und Verpackungsbedingungen bedingen eine unterschiedliche Bestückung der Paletten, wodurch Stichproben zufolge eine Abweichung des Gewichts von Paletten mit Akten um ca. 30 kg nach oben und unten erwartbar ist. Das tiefgekühlte Archiv-gut ist vollumfänglich durchnässt, vorgereinigt und in Stretchfolie mit offenen Seiten verpackt. Akten sind zu Bündeln unterschiedlicher Mächtigkeit gepackt. Stretchfolien um die Archiveinheiten sind vor dem Vakuumgefriertrocknungsprozess zu entfernen. Nach Beendigung des Auftrags sollen alle tiefgefrorenen Film- und Foto-Materialien an die Auftraggeberin zurückgeschickt werden. Im Vorfeld ist die Auftraggeberin über den Umfang der fotografischen Materialien zu informieren. Anderweitige empfindliche Objekte (Ledereinbände, empfindliche Graphiken/Gemälde, Filmrollen o. a.) sind in Absprache mit dem Auftraggeber ggf. gesondert zu behandeln. Die gefriergetrockneten Archivalien sind vom Auftragnehmer in Kartonagen zu verpacken und auf Euro-Paletten anzuliefern. Es gelten die üblichen konservatorischen Vorgaben (säurefrei, alterungsbeständig etc. gem. DIN ISO 16245 u. 16245-A, Stülpdeckelkartons, keine Schubkartons). Das Verpackungsmaterial muss frei von Schädlingen (Papierfischchen) sein. Verpackungsmaterialien sind zur Gewährleistung, dass kein Schädlingsbefall vorliegt, zuvor mind. 10 Tage bei -20° C zu kühlen. Sämtliche Unterlagen sind in passende Archivboxen zu verpacken. Mögliche Formate sind: 35 cm x 26 cm x 11cm; 39 cm x 29 cm x 11 cm; 43 cm x 32 cm x 11 cm (Außenmaße; Abweichungen jeweils um +/- 1 cm möglich oder nach Abstimmung mit der Auftraggeberin möglich). Lose Akten (ohne Mappe oder Bindung, mit Lochung) sind zusätzlich durch Abheftbügel/Archivbänder in Kunststoff und rostfreiem Stahl zu binden. Interne Kennung: 13 5.1.1 Zweck Art des Auftrags: Dienstleistungen Haupteinstufung (cpv): 92512100 Archivzerstörung 5.1.2 Erfüllungsort Postanschrift: Rathausstr. 11 - 13 Stadt: Stolberg Postleitzahl: 52222 Land, Gliederung (NUTS): Städteregion Aachen (DEA2D) Land: Deutschland 5.1.2 Erfüllungsort Ort im Europäischen Wirtschaftsraum 5.1.3 Geschätzte Dauer Datum des Beginns: 01/06/2026 Enddatum der Laufzeit: 30/12/2029 5.1.6 Allgemeine Informationen Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten. Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein Zusätzliche Informationen: Archivgut öffentlicher Kultureinrichtungen fällt unter das Bundeskulturgutschutzgesetz. Dies bestimmt, dass Archivgut nur nach vorheriger Genehmigung durch das zuständige Landesministerium ins Ausland ausgeführt geführt werden darf, unabhängig von Dauer und Zweck der beabsichtigten Ausfuhr. Eine Genehmigung zur Ausfuhr kann nur erteilt werden, wenn jedes einzelne Archivale der Genehmigungsbehörde angezeigt wird. Die einzelne Benennung und Identifizierung der Archivalien des Historischen Archivs ist aus technischen Gründen nicht möglich, womit ein Antrag auf Erteilung einer Ausfuhrgenehmigung keine Aussicht auf Erfolg hat. Die Erbringung der Dienstleistung für dieses Los hat somit innerhalb des Gebiets der Bundesrepublik Deutschland zu erfolgen. 5.1.7 Strategische Auftragsvergabe Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Verringerung der Auswirkungen auf die Umwelt Beschreibung: Die Durchführung des Auftrags soll umwelt- und klimafreundlich erfolgen. Aspekte des möglichst geringer CO2-Emmission sind zu berücksichtigen, bspw. in der Nutzung erneuerbarer Energien und energieeffizienter Prozesse und Betriebsmittel. Konzept zur Verringerung der Umweltauswirkungen: Klimaschutz 5.1.9 Eignungskriterien Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung des Auswahlkriteriums: Unbedenklichkeitsbescheinigung Berufsgenossenschaft (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft des zuständigen Versicherungsträgers Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung des Auswahlkriteriums: Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes (soweit das Finanzamt derartige Bescheinigungen ausstellt). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung des Auswahlkriteriums: Unbedenklichkeitsbescheinigung Krankenkasse (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkasse (soweit beitragspflichtig). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr Kriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister Beschreibung des Auswahlkriteriums: Eintragungsnachweis Handwerksrolle / IHK (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Eintragung in der Handwerksrolle bzw. Mitgliedsbescheinigung der Industrie- und Handelskammer Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung Beschreibung des Auswahlkriteriums: Bescheinigung über eine bestehende Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung mit Angabe der Versicherungssummen. Der Nachweis darf nicht älter als 1 Jahr sein bzw. die durch die ausstellende Stelle festgelegte Gültigkeitsdauer nicht überschreiten. (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): 5.1.10 Zuschlagskriterien Kriterium: Art: Preis Bezeichnung: Preis Beschreibung: Preiskriterium für "Preis-Quotient-Methode" Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 20 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Schnelligkeit der Liefer- und Ausführungsfrist Beschreibung: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.). Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 24 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Schnelligkeit des Leistungsbeginns Beschreibung: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.). Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 24 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Klimaschutz und Energieffizienz Beschreibung: Öffentliche Aufträge sollen gem. Schreiben ZVS vom 29.11.2024 in besonderer Weise nach Aspekten des Klimaschutzes vergeben werden. Diese Ausschreibung ist hinsichtlich des hohen Energiebedarfs für das Verfahren der Vakuumgefriertrocknung und der entstehenden Transporte besonders klimarelevant (Rechtsgrundlagen: Klimanotstand der Kupferstadt Stolberg 10.09.2019, Mitgliedschaft der Kupferstadt Stolberg in der Initiative ?Klimapositive Städte und Gemeinden?, KSG, KrWG). Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 16 Kriterium: Art: Kosten Bezeichnung: Preis Beschreibung: In Zusammenschau aller vorigen Zuschlagskriterien ist der Preis der Leistung eine sekundär relevante Größe. Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 16 5.1.11 Auftragsunterlagen Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 27/04/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9/documents Ad-hoc-Kommunikationskanal: URL: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9 5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe Bedingungen für die Einreichung: Elektronische Einreichung: Erforderlich Adresse für die Einreichung: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9 Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch Elektronischer Katalog: Nicht zulässig Varianten: Nicht zulässig Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig Frist für den Eingang der Angebote: 04/05/2026 09:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 57 Tage Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können: Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden. Zusätzliche Informationen: Fehlende Unterlagen, deren Vorlagen mit Teilnahmeantrag/Angebotsabgabe gefordert war, werden nachgefordert. Auftragsbedingungen: Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Einzureichende Unterlagen: * Mit dem Angebot ** Mittels Eigenerklärung: - Referenzen: Dem Angebot ist ein Nachweis über 3 Referenzen zu vergleichbaren Aufträgen, mit Angabe des Wertes, des Zeitraums der Leistungserbringung und des Auftraggebers sowie die Ansprechpartner und deren Telefonnummer bei diesen Auftraggebern, beizufügen. ** Mittels Dritterklärung: - Fachliche Einweisung und Erfahrung: Mitarbeiter, welche die Gefriertrocknung durchführen, müssen eine ausführliche Einweisung in die Gefriertrocknung von Archiv-/Bibliotheksgut erhalten haben und eine mehr als einjährige praktische Erfahrung in diesem Bereich aufweisen. Erforderlicher Nachweis: Arbeitszeugnis Mitarbeiter dürfen die Gefriertrocknung und alle dazugehörigen Arbeitsgänge nur unter Anleitung und Aufsicht eines qualifizierten Restaurators durchführen. - Fachliche Anleitung und Betreuung: Die mit der fachlichen Anleitung und Betreuung der über die gefriertrocknenden Mitarbeiter betrauten Restauratorinnen/ Restauratoren Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich Aufträge werden elektronisch erteilt: nein Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja Von einer Bietergemeinschaft, die den Zuschlag erhält, anzunehmende Rechtsform: Bietergemeinschaften sind gesamtschuldnerisch haftend. Finanzielle Vereinbarung: gem. VOL/B 5.1.15 Techniken Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem Elektronische Auktion: nein 5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln Informationen über die Überprüfungsfristen: Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) muss ein Nachprüfungsantrag spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der angegebenen Vergabekammer eingereicht werden. Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Kupferstadt Stolberg (Rhld.) Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Kupferstadt Stolberg (Rhld.) Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Kupferstadt Stolberg (Rhld.) 5.1 Los: LOT-0014 Titel: Vakuumgefriertrocknung von 20 Paletten Archivunterlagen Beschreibung: Das Durchschnittsgewicht pro Palette mit Akten beträgt ca. 270 kg (Nettogewicht des Archivguts inkl. Verpackung zzgl. durchschnittlich 20 kg/Euro-Palette). Das Gewicht wurde stichprobenartig ermittelt und durchschnittlich umgerechnet insgesamt geschätzt. Eine mit Akten bestückte Palette entspricht nach der Schätzung durchschnittlich 5 lfm. Archivgut. Die Bergungs- und Verpackungsbedingungen bedingen eine unterschiedliche Bestückung der Paletten, wodurch Stichproben zufolge eine Abweichung des Gewichts von Paletten mit Akten um ca. 30 kg nach oben und unten erwartbar ist. Das tiefgekühlte Archiv-gut ist vollumfänglich durchnässt, vorgereinigt und in Stretchfolie mit offenen Seiten verpackt. Akten sind zu Bündeln unterschiedlicher Mächtigkeit gepackt. Stretchfolien um die Archiveinheiten sind vor dem Vakuumgefriertrocknungsprozess zu entfernen. Nach Beendigung des Auftrags sollen alle tiefgefrorenen Film- und Foto-Materialien an die Auftraggeberin zurückgeschickt werden. Im Vorfeld ist die Auftraggeberin über den Umfang der fotografischen Materialien zu informieren. Anderweitige empfindliche Objekte (Ledereinbände, empfindliche Graphiken/Gemälde, Filmrollen o. a.) sind in Absprache mit dem Auftraggeber ggf. gesondert zu behandeln. Die gefriergetrockneten Archivalien sind vom Auftragnehmer in Kartonagen zu verpacken und auf Euro-Paletten anzuliefern. Es gelten die üblichen konservatorischen Vorgaben (säurefrei, alterungsbeständig etc. gem. DIN ISO 16245 u. 16245-A, Stülpdeckelkartons, keine Schubkartons). Das Verpackungsmaterial muss frei von Schädlingen (Papierfischchen) sein. Verpackungsmaterialien sind zur Gewährleistung, dass kein Schädlingsbefall vorliegt, zuvor mind. 10 Tage bei -20° C zu kühlen. Sämtliche Unterlagen sind in passende Archivboxen zu verpacken. Mögliche Formate sind: 35 cm x 26 cm x 11cm; 39 cm x 29 cm x 11 cm; 43 cm x 32 cm x 11 cm (Außenmaße; Abweichungen jeweils um +/- 1 cm möglich oder nach Abstimmung mit der Auftraggeberin möglich). Lose Akten (ohne Mappe oder Bindung, mit Lochung) sind zusätzlich durch Abheftbügel/Archivbänder in Kunststoff und rostfreiem Stahl zu binden. Interne Kennung: 14 5.1.1 Zweck Art des Auftrags: Dienstleistungen Haupteinstufung (cpv): 92512100 Archivzerstörung 5.1.2 Erfüllungsort Postanschrift: Rathausstr. 11 - 13 Stadt: Stolberg Postleitzahl: 52222 Land, Gliederung (NUTS): Städteregion Aachen (DEA2D) Land: Deutschland 5.1.2 Erfüllungsort Ort im Europäischen Wirtschaftsraum 5.1.3 Geschätzte Dauer Datum des Beginns: 01/06/2026 Enddatum der Laufzeit: 30/12/2029 5.1.6 Allgemeine Informationen Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten. Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein Zusätzliche Informationen: Archivgut öffentlicher Kultureinrichtungen fällt unter das Bundeskulturgutschutzgesetz. Dies bestimmt, dass Archivgut nur nach vorheriger Genehmigung durch das zuständige Landesministerium ins Ausland ausgeführt geführt werden darf, unabhängig von Dauer und Zweck der beabsichtigten Ausfuhr. Eine Genehmigung zur Ausfuhr kann nur erteilt werden, wenn jedes einzelne Archivale der Genehmigungsbehörde angezeigt wird. Die einzelne Benennung und Identifizierung der Archivalien des Historischen Archivs ist aus technischen Gründen nicht möglich, womit ein Antrag auf Erteilung einer Ausfuhrgenehmigung keine Aussicht auf Erfolg hat. Die Erbringung der Dienstleistung für dieses Los hat somit innerhalb des Gebiets der Bundesrepublik Deutschland zu erfolgen. 5.1.7 Strategische Auftragsvergabe Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Verringerung der Auswirkungen auf die Umwelt Beschreibung: Die Durchführung des Auftrags soll umwelt- und klimafreundlich erfolgen. Aspekte des möglichst geringer CO2-Emmission sind zu berücksichtigen, bspw. in der Nutzung erneuerbarer Energien und energieeffizienter Prozesse und Betriebsmittel. Konzept zur Verringerung der Umweltauswirkungen: Klimaschutz 5.1.9 Eignungskriterien Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung des Auswahlkriteriums: Unbedenklichkeitsbescheinigung Berufsgenossenschaft (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft des zuständigen Versicherungsträgers Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung des Auswahlkriteriums: Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes (soweit das Finanzamt derartige Bescheinigungen ausstellt). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung des Auswahlkriteriums: Unbedenklichkeitsbescheinigung Krankenkasse (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkasse (soweit beitragspflichtig). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr Kriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister Beschreibung des Auswahlkriteriums: Eintragungsnachweis Handwerksrolle / IHK (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Eintragung in der Handwerksrolle bzw. Mitgliedsbescheinigung der Industrie- und Handelskammer Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung Beschreibung des Auswahlkriteriums: Bescheinigung über eine bestehende Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung mit Angabe der Versicherungssummen. Der Nachweis darf nicht älter als 1 Jahr sein bzw. die durch die ausstellende Stelle festgelegte Gültigkeitsdauer nicht überschreiten. (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): 5.1.10 Zuschlagskriterien Kriterium: Art: Preis Bezeichnung: Preis Beschreibung: Preiskriterium für "Preis-Quotient-Methode" Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 20 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Schnelligkeit der Liefer- und Ausführungsfrist Beschreibung: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.). Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 24 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Schnelligkeit des Leistungsbeginns Beschreibung: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.). Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 24 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Klimaschutz und Energieffizienz Beschreibung: Öffentliche Aufträge sollen gem. Schreiben ZVS vom 29.11.2024 in besonderer Weise nach Aspekten des Klimaschutzes vergeben werden. Diese Ausschreibung ist hinsichtlich des hohen Energiebedarfs für das Verfahren der Vakuumgefriertrocknung und der entstehenden Transporte besonders klimarelevant (Rechtsgrundlagen: Klimanotstand der Kupferstadt Stolberg 10.09.2019, Mitgliedschaft der Kupferstadt Stolberg in der Initiative ?Klimapositive Städte und Gemeinden?, KSG, KrWG). Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 16 Kriterium: Art: Kosten Bezeichnung: Preis Beschreibung: In Zusammenschau aller vorigen Zuschlagskriterien ist der Preis der Leistung eine sekundär relevante Größe. Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 16 5.1.11 Auftragsunterlagen Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 27/04/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9/documents Ad-hoc-Kommunikationskanal: URL: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9 5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe Bedingungen für die Einreichung: Elektronische Einreichung: Erforderlich Adresse für die Einreichung: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9 Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch Elektronischer Katalog: Nicht zulässig Varianten: Nicht zulässig Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig Frist für den Eingang der Angebote: 04/05/2026 09:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 57 Tage Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können: Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden. Zusätzliche Informationen: Fehlende Unterlagen, deren Vorlagen mit Teilnahmeantrag/Angebotsabgabe gefordert war, werden nachgefordert. Auftragsbedingungen: Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Einzureichende Unterlagen: * Mit dem Angebot ** Mittels Eigenerklärung: - Referenzen: Dem Angebot ist ein Nachweis über 3 Referenzen zu vergleichbaren Aufträgen, mit Angabe des Wertes, des Zeitraums der Leistungserbringung und des Auftraggebers sowie die Ansprechpartner und deren Telefonnummer bei diesen Auftraggebern, beizufügen. ** Mittels Dritterklärung: - Fachliche Einweisung und Erfahrung: Mitarbeiter, welche die Gefriertrocknung durchführen, müssen eine ausführliche Einweisung in die Gefriertrocknung von Archiv-/Bibliotheksgut erhalten haben und eine mehr als einjährige praktische Erfahrung in diesem Bereich aufweisen. Erforderlicher Nachweis: Arbeitszeugnis Mitarbeiter dürfen die Gefriertrocknung und alle dazugehörigen Arbeitsgänge nur unter Anleitung und Aufsicht eines qualifizierten Restaurators durchführen. - Fachliche Anleitung und Betreuung: Die mit der fachlichen Anleitung und Betreuung der über die gefriertrocknenden Mitarbeiter betrauten Restauratorinnen/ Restauratoren Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich Aufträge werden elektronisch erteilt: nein Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja Von einer Bietergemeinschaft, die den Zuschlag erhält, anzunehmende Rechtsform: Bietergemeinschaften sind gesamtschuldnerisch haftend. Finanzielle Vereinbarung: gem. VOL/B 5.1.15 Techniken Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem Elektronische Auktion: nein 5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln Informationen über die Überprüfungsfristen: Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) muss ein Nachprüfungsantrag spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der angegebenen Vergabekammer eingereicht werden. Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Kupferstadt Stolberg (Rhld.) Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Kupferstadt Stolberg (Rhld.) Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Kupferstadt Stolberg (Rhld.) 5.1 Los: LOT-0015 Titel: Vakuumgefriertrocknung von 20 Paletten Archivunterlagen Beschreibung: Das Durchschnittsgewicht pro Palette mit Akten beträgt ca. 270 kg (Nettogewicht des Archivguts inkl. Verpackung zzgl. durchschnittlich 20 kg/Euro-Palette). Das Gewicht wurde stichprobenartig ermittelt und durchschnittlich umgerechnet insgesamt geschätzt. Eine mit Akten bestückte Palette entspricht nach der Schätzung durchschnittlich 5 lfm. Archivgut. Die Bergungs- und Verpackungsbedingungen bedingen eine unterschiedliche Bestückung der Paletten, wodurch Stichproben zufolge eine Abweichung des Gewichts von Paletten mit Akten um ca. 30 kg nach oben und unten erwartbar ist. Das tiefgekühlte Archiv-gut ist vollumfänglich durchnässt, vorgereinigt und in Stretchfolie mit offenen Seiten verpackt. Akten sind zu Bündeln unterschiedlicher Mächtigkeit gepackt. Stretchfolien um die Archiveinheiten sind vor dem Vakuumgefriertrocknungsprozess zu entfernen. Nach Beendigung des Auftrags sollen alle tiefgefrorenen Film- und Foto-Materialien an die Auftraggeberin zurückgeschickt werden. Im Vorfeld ist die Auftraggeberin über den Umfang der fotografischen Materialien zu informieren. Anderweitige empfindliche Objekte (Ledereinbände, empfindliche Graphiken/Gemälde, Filmrollen o. a.) sind in Absprache mit dem Auftraggeber ggf. gesondert zu behandeln. Die gefriergetrockneten Archivalien sind vom Auftragnehmer in Kartonagen zu verpacken und auf Euro-Paletten anzuliefern. Es gelten die üblichen konservatorischen Vorgaben (säurefrei, alterungsbeständig etc. gem. DIN ISO 16245 u. 16245-A, Stülpdeckelkartons, keine Schubkartons). Das Verpackungsmaterial muss frei von Schädlingen (Papierfischchen) sein. Verpackungsmaterialien sind zur Gewährleistung, dass kein Schädlingsbefall vorliegt, zuvor mind. 10 Tage bei -20° C zu kühlen. Sämtliche Unterlagen sind in passende Archivboxen zu verpacken. Mögliche Formate sind: 35 cm x 26 cm x 11cm; 39 cm x 29 cm x 11 cm; 43 cm x 32 cm x 11 cm (Außenmaße; Abweichungen jeweils um +/- 1 cm möglich oder nach Abstimmung mit der Auftraggeberin möglich). Lose Akten (ohne Mappe oder Bindung, mit Lochung) sind zusätzlich durch Abheftbügel/Archivbänder in Kunststoff und rostfreiem Stahl zu binden. Interne Kennung: 15 5.1.1 Zweck Art des Auftrags: Dienstleistungen Haupteinstufung (cpv): 92512100 Archivzerstörung 5.1.2 Erfüllungsort Postanschrift: Rathausstr. 11 - 13 Stadt: Stolberg Postleitzahl: 52222 Land, Gliederung (NUTS): Städteregion Aachen (DEA2D) Land: Deutschland 5.1.2 Erfüllungsort Ort im Europäischen Wirtschaftsraum 5.1.3 Geschätzte Dauer Datum des Beginns: 01/06/2026 Enddatum der Laufzeit: 30/12/2029 5.1.6 Allgemeine Informationen Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten. Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein Zusätzliche Informationen: Archivgut öffentlicher Kultureinrichtungen fällt unter das Bundeskulturgutschutzgesetz. Dies bestimmt, dass Archivgut nur nach vorheriger Genehmigung durch das zuständige Landesministerium ins Ausland ausgeführt geführt werden darf, unabhängig von Dauer und Zweck der beabsichtigten Ausfuhr. Eine Genehmigung zur Ausfuhr kann nur erteilt werden, wenn jedes einzelne Archivale der Genehmigungsbehörde angezeigt wird. Die einzelne Benennung und Identifizierung der Archivalien des Historischen Archivs ist aus technischen Gründen nicht möglich, womit ein Antrag auf Erteilung einer Ausfuhrgenehmigung keine Aussicht auf Erfolg hat. Die Erbringung der Dienstleistung für dieses Los hat somit innerhalb des Gebiets der Bundesrepublik Deutschland zu erfolgen. 5.1.7 Strategische Auftragsvergabe Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Verringerung der Auswirkungen auf die Umwelt Beschreibung: Die Durchführung des Auftrags soll umwelt- und klimafreundlich erfolgen. Aspekte des möglichst geringer CO2-Emmission sind zu berücksichtigen, bspw. in der Nutzung erneuerbarer Energien und energieeffizienter Prozesse und Betriebsmittel. Konzept zur Verringerung der Umweltauswirkungen: Klimaschutz 5.1.9 Eignungskriterien Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung des Auswahlkriteriums: Unbedenklichkeitsbescheinigung Berufsgenossenschaft (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft des zuständigen Versicherungsträgers Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung des Auswahlkriteriums: Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes (soweit das Finanzamt derartige Bescheinigungen ausstellt). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung des Auswahlkriteriums: Unbedenklichkeitsbescheinigung Krankenkasse (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkasse (soweit beitragspflichtig). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr Kriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister Beschreibung des Auswahlkriteriums: Eintragungsnachweis Handwerksrolle / IHK (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Eintragung in der Handwerksrolle bzw. Mitgliedsbescheinigung der Industrie- und Handelskammer Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung Beschreibung des Auswahlkriteriums: Bescheinigung über eine bestehende Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung mit Angabe der Versicherungssummen. Der Nachweis darf nicht älter als 1 Jahr sein bzw. die durch die ausstellende Stelle festgelegte Gültigkeitsdauer nicht überschreiten. (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): 5.1.10 Zuschlagskriterien Kriterium: Art: Preis Bezeichnung: Preis Beschreibung: Preiskriterium für "Preis-Quotient-Methode" Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 20 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Schnelligkeit der Liefer- und Ausführungsfrist Beschreibung: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.). Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 24 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Schnelligkeit des Leistungsbeginns Beschreibung: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.). Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 24 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Klimaschutz und Energieffizienz Beschreibung: Öffentliche Aufträge sollen gem. Schreiben ZVS vom 29.11.2024 in besonderer Weise nach Aspekten des Klimaschutzes vergeben werden. Diese Ausschreibung ist hinsichtlich des hohen Energiebedarfs für das Verfahren der Vakuumgefriertrocknung und der entstehenden Transporte besonders klimarelevant (Rechtsgrundlagen: Klimanotstand der Kupferstadt Stolberg 10.09.2019, Mitgliedschaft der Kupferstadt Stolberg in der Initiative ?Klimapositive Städte und Gemeinden?, KSG, KrWG). Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 16 Kriterium: Art: Kosten Bezeichnung: Preis Beschreibung: In Zusammenschau aller vorigen Zuschlagskriterien ist der Preis der Leistung eine sekundär relevante Größe. Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 16 5.1.11 Auftragsunterlagen Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 27/04/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9/documents Ad-hoc-Kommunikationskanal: URL: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9 5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe Bedingungen für die Einreichung: Elektronische Einreichung: Erforderlich Adresse für die Einreichung: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9 Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch Elektronischer Katalog: Nicht zulässig Varianten: Nicht zulässig Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig Frist für den Eingang der Angebote: 04/05/2026 09:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 57 Tage Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können: Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden. Zusätzliche Informationen: Fehlende Unterlagen, deren Vorlagen mit Teilnahmeantrag/Angebotsabgabe gefordert war, werden nachgefordert. Auftragsbedingungen: Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Einzureichende Unterlagen: * Mit dem Angebot ** Mittels Eigenerklärung: - Referenzen: Dem Angebot ist ein Nachweis über 3 Referenzen zu vergleichbaren Aufträgen, mit Angabe des Wertes, des Zeitraums der Leistungserbringung und des Auftraggebers sowie die Ansprechpartner und deren Telefonnummer bei diesen Auftraggebern, beizufügen. ** Mittels Dritterklärung: - Fachliche Einweisung und Erfahrung: Mitarbeiter, welche die Gefriertrocknung durchführen, müssen eine ausführliche Einweisung in die Gefriertrocknung von Archiv-/Bibliotheksgut erhalten haben und eine mehr als einjährige praktische Erfahrung in diesem Bereich aufweisen. Erforderlicher Nachweis: Arbeitszeugnis Mitarbeiter dürfen die Gefriertrocknung und alle dazugehörigen Arbeitsgänge nur unter Anleitung und Aufsicht eines qualifizierten Restaurators durchführen. - Fachliche Anleitung und Betreuung: Die mit der fachlichen Anleitung und Betreuung der über die gefriertrocknenden Mitarbeiter betrauten Restauratorinnen/ Restauratoren Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich Aufträge werden elektronisch erteilt: nein Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja Von einer Bietergemeinschaft, die den Zuschlag erhält, anzunehmende Rechtsform: Bietergemeinschaften sind gesamtschuldnerisch haftend. Finanzielle Vereinbarung: gem. VOL/B 5.1.15 Techniken Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem Elektronische Auktion: nein 5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln Informationen über die Überprüfungsfristen: Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) muss ein Nachprüfungsantrag spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der angegebenen Vergabekammer eingereicht werden. Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Kupferstadt Stolberg (Rhld.) Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Kupferstadt Stolberg (Rhld.) Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Kupferstadt Stolberg (Rhld.) 5.1 Los: LOT-0016 Titel: Vakuumgefriertrocknung von 20 Paletten Archivunterlagen Beschreibung: Das Durchschnittsgewicht pro Palette mit Akten beträgt ca. 270 kg (Nettogewicht des Archivguts inkl. Verpackung zzgl. durchschnittlich 20 kg/Euro-Palette). Das Gewicht wurde stichprobenartig ermittelt und durchschnittlich umgerechnet insgesamt geschätzt. Eine mit Akten bestückte Palette entspricht nach der Schätzung durchschnittlich 5 lfm. Archivgut. Die Bergungs- und Verpackungsbedingungen bedingen eine unterschiedliche Bestückung der Paletten, wodurch Stichproben zufolge eine Abweichung des Gewichts von Paletten mit Akten um ca. 30 kg nach oben und unten erwartbar ist. Das tiefgekühlte Archiv-gut ist vollumfänglich durchnässt, vorgereinigt und in Stretchfolie mit offenen Seiten verpackt. Akten sind zu Bündeln unterschiedlicher Mächtigkeit gepackt. Stretchfolien um die Archiveinheiten sind vor dem Vakuumgefriertrocknungsprozess zu entfernen. Nach Beendigung des Auftrags sollen alle tiefgefrorenen Film- und Foto-Materialien an die Auftraggeberin zurückgeschickt werden. Im Vorfeld ist die Auftraggeberin über den Umfang der fotografischen Materialien zu informieren. Anderweitige empfindliche Objekte (Ledereinbände, empfindliche Graphiken/Gemälde, Filmrollen o. a.) sind in Absprache mit dem Auftraggeber ggf. gesondert zu behandeln. Die gefriergetrockneten Archivalien sind vom Auftragnehmer in Kartonagen zu verpacken und auf Euro-Paletten anzuliefern. Es gelten die üblichen konservatorischen Vorgaben (säurefrei, alterungsbeständig etc. gem. DIN ISO 16245 u. 16245-A, Stülpdeckelkartons, keine Schubkartons). Das Verpackungsmaterial muss frei von Schädlingen (Papierfischchen) sein. Verpackungsmaterialien sind zur Gewährleistung, dass kein Schädlingsbefall vorliegt, zuvor mind. 10 Tage bei -20° C zu kühlen. Sämtliche Unterlagen sind in passende Archivboxen zu verpacken. Mögliche Formate sind: 35 cm x 26 cm x 11cm; 39 cm x 29 cm x 11 cm; 43 cm x 32 cm x 11 cm (Außenmaße; Abweichungen jeweils um +/- 1 cm möglich oder nach Abstimmung mit der Auftraggeberin möglich). Lose Akten (ohne Mappe oder Bindung, mit Lochung) sind zusätzlich durch Abheftbügel/Archivbänder in Kunststoff und rostfreiem Stahl zu binden. Interne Kennung: 16 5.1.1 Zweck Art des Auftrags: Dienstleistungen Haupteinstufung (cpv): 92512100 Archivzerstörung 5.1.2 Erfüllungsort Postanschrift: Rathausstr. 11 - 13 Stadt: Stolberg Postleitzahl: 52222 Land, Gliederung (NUTS): Städteregion Aachen (DEA2D) Land: Deutschland 5.1.2 Erfüllungsort Ort im Europäischen Wirtschaftsraum 5.1.3 Geschätzte Dauer Datum des Beginns: 01/06/2026 Enddatum der Laufzeit: 30/12/2029 5.1.6 Allgemeine Informationen Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten. Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein Zusätzliche Informationen: Archivgut öffentlicher Kultureinrichtungen fällt unter das Bundeskulturgutschutzgesetz. Dies bestimmt, dass Archivgut nur nach vorheriger Genehmigung durch das zuständige Landesministerium ins Ausland ausgeführt geführt werden darf, unabhängig von Dauer und Zweck der beabsichtigten Ausfuhr. Eine Genehmigung zur Ausfuhr kann nur erteilt werden, wenn jedes einzelne Archivale der Genehmigungsbehörde angezeigt wird. Die einzelne Benennung und Identifizierung der Archivalien des Historischen Archivs ist aus technischen Gründen nicht möglich, womit ein Antrag auf Erteilung einer Ausfuhrgenehmigung keine Aussicht auf Erfolg hat. Die Erbringung der Dienstleistung für dieses Los hat somit innerhalb des Gebiets der Bundesrepublik Deutschland zu erfolgen. 5.1.7 Strategische Auftragsvergabe Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Verringerung der Auswirkungen auf die Umwelt Beschreibung: Die Durchführung des Auftrags soll umwelt- und klimafreundlich erfolgen. Aspekte des möglichst geringer CO2-Emmission sind zu berücksichtigen, bspw. in der Nutzung erneuerbarer Energien und energieeffizienter Prozesse und Betriebsmittel. Konzept zur Verringerung der Umweltauswirkungen: Klimaschutz 5.1.9 Eignungskriterien Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung des Auswahlkriteriums: Unbedenklichkeitsbescheinigung Berufsgenossenschaft (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft des zuständigen Versicherungsträgers Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung des Auswahlkriteriums: Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes (soweit das Finanzamt derartige Bescheinigungen ausstellt). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung des Auswahlkriteriums: Unbedenklichkeitsbescheinigung Krankenkasse (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkasse (soweit beitragspflichtig). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr Kriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister Beschreibung des Auswahlkriteriums: Eintragungsnachweis Handwerksrolle / IHK (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Eintragung in der Handwerksrolle bzw. Mitgliedsbescheinigung der Industrie- und Handelskammer Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung Beschreibung des Auswahlkriteriums: Bescheinigung über eine bestehende Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung mit Angabe der Versicherungssummen. Der Nachweis darf nicht älter als 1 Jahr sein bzw. die durch die ausstellende Stelle festgelegte Gültigkeitsdauer nicht überschreiten. (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): 5.1.10 Zuschlagskriterien Kriterium: Art: Preis Bezeichnung: Preis Beschreibung: Preiskriterium für "Preis-Quotient-Methode" Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 20 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Schnelligkeit der Liefer- und Ausführungsfrist Beschreibung: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.). Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 24 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Schnelligkeit des Leistungsbeginns Beschreibung: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.). Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 24 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Klimaschutz und Energieffizienz Beschreibung: Öffentliche Aufträge sollen gem. Schreiben ZVS vom 29.11.2024 in besonderer Weise nach Aspekten des Klimaschutzes vergeben werden. Diese Ausschreibung ist hinsichtlich des hohen Energiebedarfs für das Verfahren der Vakuumgefriertrocknung und der entstehenden Transporte besonders klimarelevant (Rechtsgrundlagen: Klimanotstand der Kupferstadt Stolberg 10.09.2019, Mitgliedschaft der Kupferstadt Stolberg in der Initiative ?Klimapositive Städte und Gemeinden?, KSG, KrWG). Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 16 Kriterium: Art: Kosten Bezeichnung: Preis Beschreibung: In Zusammenschau aller vorigen Zuschlagskriterien ist der Preis der Leistung eine sekundär relevante Größe. Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 16 5.1.11 Auftragsunterlagen Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 27/04/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9/documents Ad-hoc-Kommunikationskanal: URL: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9 5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe Bedingungen für die Einreichung: Elektronische Einreichung: Erforderlich Adresse für die Einreichung: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9 Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch Elektronischer Katalog: Nicht zulässig Varianten: Nicht zulässig Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig Frist für den Eingang der Angebote: 04/05/2026 09:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 57 Tage Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können: Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden. Zusätzliche Informationen: Fehlende Unterlagen, deren Vorlagen mit Teilnahmeantrag/Angebotsabgabe gefordert war, werden nachgefordert. Auftragsbedingungen: Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Einzureichende Unterlagen: * Mit dem Angebot ** Mittels Eigenerklärung: - Referenzen: Dem Angebot ist ein Nachweis über 3 Referenzen zu vergleichbaren Aufträgen, mit Angabe des Wertes, des Zeitraums der Leistungserbringung und des Auftraggebers sowie die Ansprechpartner und deren Telefonnummer bei diesen Auftraggebern, beizufügen. ** Mittels Dritterklärung: - Fachliche Einweisung und Erfahrung: Mitarbeiter, welche die Gefriertrocknung durchführen, müssen eine ausführliche Einweisung in die Gefriertrocknung von Archiv-/Bibliotheksgut erhalten haben und eine mehr als einjährige praktische Erfahrung in diesem Bereich aufweisen. Erforderlicher Nachweis: Arbeitszeugnis Mitarbeiter dürfen die Gefriertrocknung und alle dazugehörigen Arbeitsgänge nur unter Anleitung und Aufsicht eines qualifizierten Restaurators durchführen. - Fachliche Anleitung und Betreuung: Die mit der fachlichen Anleitung und Betreuung der über die gefriertrocknenden Mitarbeiter betrauten Restauratorinnen/ Restauratoren Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich Aufträge werden elektronisch erteilt: nein Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja Von einer Bietergemeinschaft, die den Zuschlag erhält, anzunehmende Rechtsform: Bietergemeinschaften sind gesamtschuldnerisch haftend. Finanzielle Vereinbarung: gem. VOL/B 5.1.15 Techniken Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem Elektronische Auktion: nein 5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln Informationen über die Überprüfungsfristen: Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) muss ein Nachprüfungsantrag spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der angegebenen Vergabekammer eingereicht werden. Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Kupferstadt Stolberg (Rhld.) Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Kupferstadt Stolberg (Rhld.) Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Kupferstadt Stolberg (Rhld.) 5.1 Los: LOT-0017 Titel: Vakuumgefriertrocknung von 20 Paletten Archivunterlagen Beschreibung: Das Durchschnittsgewicht pro Palette mit Akten beträgt ca. 270 kg (Nettogewicht des Archivguts inkl. Verpackung zzgl. durchschnittlich 20 kg/Euro-Palette). Das Gewicht wurde stichprobenartig ermittelt und durchschnittlich umgerechnet insgesamt geschätzt. Eine mit Akten bestückte Palette entspricht nach der Schätzung durchschnittlich 5 lfm. Archivgut. Die Bergungs- und Verpackungsbedingungen bedingen eine unterschiedliche Bestückung der Paletten, wodurch Stichproben zufolge eine Abweichung des Gewichts von Paletten mit Akten um ca. 30 kg nach oben und unten erwartbar ist. Das tiefgekühlte Archiv-gut ist vollumfänglich durchnässt, vorgereinigt und in Stretchfolie mit offenen Seiten verpackt. Akten sind zu Bündeln unterschiedlicher Mächtigkeit gepackt. Stretchfolien um die Archiveinheiten sind vor dem Vakuumgefriertrocknungsprozess zu entfernen. Nach Beendigung des Auftrags sollen alle tiefgefrorenen Film- und Foto-Materialien an die Auftraggeberin zurückgeschickt werden. Im Vorfeld ist die Auftraggeberin über den Umfang der fotografischen Materialien zu informieren. Anderweitige empfindliche Objekte (Ledereinbände, empfindliche Graphiken/Gemälde, Filmrollen o. a.) sind in Absprache mit dem Auftraggeber ggf. gesondert zu behandeln. Die gefriergetrockneten Archivalien sind vom Auftragnehmer in Kartonagen zu verpacken und auf Euro-Paletten anzuliefern. Es gelten die üblichen konservatorischen Vorgaben (säurefrei, alterungsbeständig etc. gem. DIN ISO 16245 u. 16245-A, Stülpdeckelkartons, keine Schubkartons). Das Verpackungsmaterial muss frei von Schädlingen (Papierfischchen) sein. Verpackungsmaterialien sind zur Gewährleistung, dass kein Schädlingsbefall vorliegt, zuvor mind. 10 Tage bei -20° C zu kühlen. Sämtliche Unterlagen sind in passende Archivboxen zu verpacken. Mögliche Formate sind: 35 cm x 26 cm x 11cm; 39 cm x 29 cm x 11 cm; 43 cm x 32 cm x 11 cm (Außenmaße; Abweichungen jeweils um +/- 1 cm möglich oder nach Abstimmung mit der Auftraggeberin möglich). Lose Akten (ohne Mappe oder Bindung, mit Lochung) sind zusätzlich durch Abheftbügel/Archivbänder in Kunststoff und rostfreiem Stahl zu binden. Interne Kennung: 17 5.1.1 Zweck Art des Auftrags: Dienstleistungen Haupteinstufung (cpv): 92512100 Archivzerstörung 5.1.2 Erfüllungsort Postanschrift: Rathausstr. 11 - 13 Stadt: Stolberg Postleitzahl: 52222 Land, Gliederung (NUTS): Städteregion Aachen (DEA2D) Land: Deutschland 5.1.2 Erfüllungsort Ort im Europäischen Wirtschaftsraum 5.1.3 Geschätzte Dauer Datum des Beginns: 01/06/2026 Enddatum der Laufzeit: 30/12/2029 5.1.6 Allgemeine Informationen Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten. Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein Zusätzliche Informationen: Archivgut öffentlicher Kultureinrichtungen fällt unter das Bundeskulturgutschutzgesetz. Dies bestimmt, dass Archivgut nur nach vorheriger Genehmigung durch das zuständige Landesministerium ins Ausland ausgeführt geführt werden darf, unabhängig von Dauer und Zweck der beabsichtigten Ausfuhr. Eine Genehmigung zur Ausfuhr kann nur erteilt werden, wenn jedes einzelne Archivale der Genehmigungsbehörde angezeigt wird. Die einzelne Benennung und Identifizierung der Archivalien des Historischen Archivs ist aus technischen Gründen nicht möglich, womit ein Antrag auf Erteilung einer Ausfuhrgenehmigung keine Aussicht auf Erfolg hat. Die Erbringung der Dienstleistung für dieses Los hat somit innerhalb des Gebiets der Bundesrepublik Deutschland zu erfolgen. 5.1.7 Strategische Auftragsvergabe Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Verringerung der Auswirkungen auf die Umwelt Beschreibung: Die Durchführung des Auftrags soll umwelt- und klimafreundlich erfolgen. Aspekte des möglichst geringer CO2-Emmission sind zu berücksichtigen, bspw. in der Nutzung erneuerbarer Energien und energieeffizienter Prozesse und Betriebsmittel. Konzept zur Verringerung der Umweltauswirkungen: Klimaschutz 5.1.9 Eignungskriterien Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung des Auswahlkriteriums: Unbedenklichkeitsbescheinigung Berufsgenossenschaft (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft des zuständigen Versicherungsträgers Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung des Auswahlkriteriums: Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes (soweit das Finanzamt derartige Bescheinigungen ausstellt). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung des Auswahlkriteriums: Unbedenklichkeitsbescheinigung Krankenkasse (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkasse (soweit beitragspflichtig). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr Kriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister Beschreibung des Auswahlkriteriums: Eintragungsnachweis Handwerksrolle / IHK (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Eintragung in der Handwerksrolle bzw. Mitgliedsbescheinigung der Industrie- und Handelskammer Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung Beschreibung des Auswahlkriteriums: Bescheinigung über eine bestehende Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung mit Angabe der Versicherungssummen. Der Nachweis darf nicht älter als 1 Jahr sein bzw. die durch die ausstellende Stelle festgelegte Gültigkeitsdauer nicht überschreiten. (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): 5.1.10 Zuschlagskriterien Kriterium: Art: Preis Bezeichnung: Preis Beschreibung: Preiskriterium für "Preis-Quotient-Methode" Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 20 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Schnelligkeit der Liefer- und Ausführungsfrist Beschreibung: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.). Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 24 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Schnelligkeit des Leistungsbeginns Beschreibung: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.). Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 24 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Klimaschutz und Energieffizienz Beschreibung: Öffentliche Aufträge sollen gem. Schreiben ZVS vom 29.11.2024 in besonderer Weise nach Aspekten des Klimaschutzes vergeben werden. Diese Ausschreibung ist hinsichtlich des hohen Energiebedarfs für das Verfahren der Vakuumgefriertrocknung und der entstehenden Transporte besonders klimarelevant (Rechtsgrundlagen: Klimanotstand der Kupferstadt Stolberg 10.09.2019, Mitgliedschaft der Kupferstadt Stolberg in der Initiative ?Klimapositive Städte und Gemeinden?, KSG, KrWG). Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 16 Kriterium: Art: Kosten Bezeichnung: Preis Beschreibung: In Zusammenschau aller vorigen Zuschlagskriterien ist der Preis der Leistung eine sekundär relevante Größe. Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 16 5.1.11 Auftragsunterlagen Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 27/04/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9/documents Ad-hoc-Kommunikationskanal: URL: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9 5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe Bedingungen für die Einreichung: Elektronische Einreichung: Erforderlich Adresse für die Einreichung: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9 Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch Elektronischer Katalog: Nicht zulässig Varianten: Nicht zulässig Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig Frist für den Eingang der Angebote: 04/05/2026 09:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 57 Tage Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können: Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden. Zusätzliche Informationen: Fehlende Unterlagen, deren Vorlagen mit Teilnahmeantrag/Angebotsabgabe gefordert war, werden nachgefordert. Auftragsbedingungen: Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Einzureichende Unterlagen: * Mit dem Angebot ** Mittels Eigenerklärung: - Referenzen: Dem Angebot ist ein Nachweis über 3 Referenzen zu vergleichbaren Aufträgen, mit Angabe des Wertes, des Zeitraums der Leistungserbringung und des Auftraggebers sowie die Ansprechpartner und deren Telefonnummer bei diesen Auftraggebern, beizufügen. ** Mittels Dritterklärung: - Fachliche Einweisung und Erfahrung: Mitarbeiter, welche die Gefriertrocknung durchführen, müssen eine ausführliche Einweisung in die Gefriertrocknung von Archiv-/Bibliotheksgut erhalten haben und eine mehr als einjährige praktische Erfahrung in diesem Bereich aufweisen. Erforderlicher Nachweis: Arbeitszeugnis Mitarbeiter dürfen die Gefriertrocknung und alle dazugehörigen Arbeitsgänge nur unter Anleitung und Aufsicht eines qualifizierten Restaurators durchführen. - Fachliche Anleitung und Betreuung: Die mit der fachlichen Anleitung und Betreuung der über die gefriertrocknenden Mitarbeiter betrauten Restauratorinnen/ Restauratoren Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich Aufträge werden elektronisch erteilt: nein Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja Von einer Bietergemeinschaft, die den Zuschlag erhält, anzunehmende Rechtsform: Bietergemeinschaften sind gesamtschuldnerisch haftend. Finanzielle Vereinbarung: gem. VOL/B 5.1.15 Techniken Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem Elektronische Auktion: nein 5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln Informationen über die Überprüfungsfristen: Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) muss ein Nachprüfungsantrag spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der angegebenen Vergabekammer eingereicht werden. Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Kupferstadt Stolberg (Rhld.) Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Kupferstadt Stolberg (Rhld.) Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Kupferstadt Stolberg (Rhld.) 5.1 Los: LOT-0018 Titel: Vakuumgefriertrocknung von 20 Paletten Archivunterlagen Beschreibung: Das Durchschnittsgewicht pro Palette mit Akten beträgt ca. 270 kg (Nettogewicht des Archivguts inkl. Verpackung zzgl. durchschnittlich 20 kg/Euro-Palette). Das Gewicht wurde stichprobenartig ermittelt und durchschnittlich umgerechnet insgesamt geschätzt. Eine mit Akten bestückte Palette entspricht nach der Schätzung durchschnittlich 5 lfm. Archivgut. Die Bergungs- und Verpackungsbedingungen bedingen eine unterschiedliche Bestückung der Paletten, wodurch Stichproben zufolge eine Abweichung des Gewichts von Paletten mit Akten um ca. 30 kg nach oben und unten erwartbar ist. Das tiefgekühlte Archiv-gut ist vollumfänglich durchnässt, vorgereinigt und in Stretchfolie mit offenen Seiten verpackt. Akten sind zu Bündeln unterschiedlicher Mächtigkeit gepackt. Stretchfolien um die Archiveinheiten sind vor dem Vakuumgefriertrocknungsprozess zu entfernen. Nach Beendigung des Auftrags sollen alle tiefgefrorenen Film- und Foto-Materialien an die Auftraggeberin zurückgeschickt werden. Im Vorfeld ist die Auftraggeberin über den Umfang der fotografischen Materialien zu informieren. Anderweitige empfindliche Objekte (Ledereinbände, empfindliche Graphiken/Gemälde, Filmrollen o. a.) sind in Absprache mit dem Auftraggeber ggf. gesondert zu behandeln. Die gefriergetrockneten Archivalien sind vom Auftragnehmer in Kartonagen zu verpacken und auf Euro-Paletten anzuliefern. Es gelten die üblichen konservatorischen Vorgaben (säurefrei, alterungsbeständig etc. gem. DIN ISO 16245 u. 16245-A, Stülpdeckelkartons, keine Schubkartons). Das Verpackungsmaterial muss frei von Schädlingen (Papierfischchen) sein. Verpackungsmaterialien sind zur Gewährleistung, dass kein Schädlingsbefall vorliegt, zuvor mind. 10 Tage bei -20° C zu kühlen. Sämtliche Unterlagen sind in passende Archivboxen zu verpacken. Mögliche Formate sind: 35 cm x 26 cm x 11cm; 39 cm x 29 cm x 11 cm; 43 cm x 32 cm x 11 cm (Außenmaße; Abweichungen jeweils um +/- 1 cm möglich oder nach Abstimmung mit der Auftraggeberin möglich). Lose Akten (ohne Mappe oder Bindung, mit Lochung) sind zusätzlich durch Abheftbügel/Archivbänder in Kunststoff und rostfreiem Stahl zu binden. Interne Kennung: 18 5.1.1 Zweck Art des Auftrags: Dienstleistungen Haupteinstufung (cpv): 92512100 Archivzerstörung 5.1.2 Erfüllungsort Postanschrift: Rathausstr. 11 - 13 Stadt: Stolberg Postleitzahl: 52222 Land, Gliederung (NUTS): Städteregion Aachen (DEA2D) Land: Deutschland 5.1.2 Erfüllungsort Ort im Europäischen Wirtschaftsraum 5.1.3 Geschätzte Dauer Datum des Beginns: 01/06/2026 Enddatum der Laufzeit: 30/12/2029 5.1.6 Allgemeine Informationen Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten. Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein Zusätzliche Informationen: Archivgut öffentlicher Kultureinrichtungen fällt unter das Bundeskulturgutschutzgesetz. Dies bestimmt, dass Archivgut nur nach vorheriger Genehmigung durch das zuständige Landesministerium ins Ausland ausgeführt geführt werden darf, unabhängig von Dauer und Zweck der beabsichtigten Ausfuhr. Eine Genehmigung zur Ausfuhr kann nur erteilt werden, wenn jedes einzelne Archivale der Genehmigungsbehörde angezeigt wird. Die einzelne Benennung und Identifizierung der Archivalien des Historischen Archivs ist aus technischen Gründen nicht möglich, womit ein Antrag auf Erteilung einer Ausfuhrgenehmigung keine Aussicht auf Erfolg hat. Die Erbringung der Dienstleistung für dieses Los hat somit innerhalb des Gebiets der Bundesrepublik Deutschland zu erfolgen. 5.1.7 Strategische Auftragsvergabe Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Verringerung der Auswirkungen auf die Umwelt Beschreibung: Die Durchführung des Auftrags soll umwelt- und klimafreundlich erfolgen. Aspekte des möglichst geringer CO2-Emmission sind zu berücksichtigen, bspw. in der Nutzung erneuerbarer Energien und energieeffizienter Prozesse und Betriebsmittel. Konzept zur Verringerung der Umweltauswirkungen: Klimaschutz 5.1.9 Eignungskriterien Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung des Auswahlkriteriums: Unbedenklichkeitsbescheinigung Berufsgenossenschaft (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft des zuständigen Versicherungsträgers Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung des Auswahlkriteriums: Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes (soweit das Finanzamt derartige Bescheinigungen ausstellt). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung des Auswahlkriteriums: Unbedenklichkeitsbescheinigung Krankenkasse (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkasse (soweit beitragspflichtig). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr Kriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister Beschreibung des Auswahlkriteriums: Eintragungsnachweis Handwerksrolle / IHK (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Eintragung in der Handwerksrolle bzw. Mitgliedsbescheinigung der Industrie- und Handelskammer Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung Beschreibung des Auswahlkriteriums: Bescheinigung über eine bestehende Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung mit Angabe der Versicherungssummen. Der Nachweis darf nicht älter als 1 Jahr sein bzw. die durch die ausstellende Stelle festgelegte Gültigkeitsdauer nicht überschreiten. (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): 5.1.10 Zuschlagskriterien Kriterium: Art: Preis Bezeichnung: Preis Beschreibung: Preiskriterium für "Preis-Quotient-Methode" Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 20 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Schnelligkeit der Liefer- und Ausführungsfrist Beschreibung: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.). Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 24 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Schnelligkeit des Leistungsbeginns Beschreibung: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.). Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 24 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Klimaschutz und Energieffizienz Beschreibung: Öffentliche Aufträge sollen gem. Schreiben ZVS vom 29.11.2024 in besonderer Weise nach Aspekten des Klimaschutzes vergeben werden. Diese Ausschreibung ist hinsichtlich des hohen Energiebedarfs für das Verfahren der Vakuumgefriertrocknung und der entstehenden Transporte besonders klimarelevant (Rechtsgrundlagen: Klimanotstand der Kupferstadt Stolberg 10.09.2019, Mitgliedschaft der Kupferstadt Stolberg in der Initiative ?Klimapositive Städte und Gemeinden?, KSG, KrWG). Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 16 Kriterium: Art: Kosten Bezeichnung: Preis Beschreibung: In Zusammenschau aller vorigen Zuschlagskriterien ist der Preis der Leistung eine sekundär relevante Größe. Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 16 5.1.11 Auftragsunterlagen Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 27/04/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9/documents Ad-hoc-Kommunikationskanal: URL: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9 5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe Bedingungen für die Einreichung: Elektronische Einreichung: Erforderlich Adresse für die Einreichung: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9 Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch Elektronischer Katalog: Nicht zulässig Varianten: Nicht zulässig Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig Frist für den Eingang der Angebote: 04/05/2026 09:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 57 Tage Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können: Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden. Zusätzliche Informationen: Fehlende Unterlagen, deren Vorlagen mit Teilnahmeantrag/Angebotsabgabe gefordert war, werden nachgefordert. Auftragsbedingungen: Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Einzureichende Unterlagen: * Mit dem Angebot ** Mittels Eigenerklärung: - Referenzen: Dem Angebot ist ein Nachweis über 3 Referenzen zu vergleichbaren Aufträgen, mit Angabe des Wertes, des Zeitraums der Leistungserbringung und des Auftraggebers sowie die Ansprechpartner und deren Telefonnummer bei diesen Auftraggebern, beizufügen. ** Mittels Dritterklärung: - Fachliche Einweisung und Erfahrung: Mitarbeiter, welche die Gefriertrocknung durchführen, müssen eine ausführliche Einweisung in die Gefriertrocknung von Archiv-/Bibliotheksgut erhalten haben und eine mehr als einjährige praktische Erfahrung in diesem Bereich aufweisen. Erforderlicher Nachweis: Arbeitszeugnis Mitarbeiter dürfen die Gefriertrocknung und alle dazugehörigen Arbeitsgänge nur unter Anleitung und Aufsicht eines qualifizierten Restaurators durchführen. - Fachliche Anleitung und Betreuung: Die mit der fachlichen Anleitung und Betreuung der über die gefriertrocknenden Mitarbeiter betrauten Restauratorinnen/ Restauratoren Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich Aufträge werden elektronisch erteilt: nein Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja Von einer Bietergemeinschaft, die den Zuschlag erhält, anzunehmende Rechtsform: Bietergemeinschaften sind gesamtschuldnerisch haftend. Finanzielle Vereinbarung: gem. VOL/B 5.1.15 Techniken Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem Elektronische Auktion: nein 5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln Informationen über die Überprüfungsfristen: Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) muss ein Nachprüfungsantrag spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der angegebenen Vergabekammer eingereicht werden. Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Kupferstadt Stolberg (Rhld.) Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Kupferstadt Stolberg (Rhld.) Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Kupferstadt Stolberg (Rhld.) 5.1 Los: LOT-0019 Titel: Vakuumgefriertrocknung von 20 Paletten Archivunterlagen Beschreibung: Das Durchschnittsgewicht pro Palette mit Akten beträgt ca. 270 kg (Nettogewicht des Archivguts inkl. Verpackung zzgl. durchschnittlich 20 kg/Euro-Palette). Das Gewicht wurde stichprobenartig ermittelt und durchschnittlich umgerechnet insgesamt geschätzt. Eine mit Akten bestückte Palette entspricht nach der Schätzung durchschnittlich 5 lfm. Archivgut. Die Bergungs- und Verpackungsbedingungen bedingen eine unterschiedliche Bestückung der Paletten, wodurch Stichproben zufolge eine Abweichung des Gewichts von Paletten mit Akten um ca. 30 kg nach oben und unten erwartbar ist. Das tiefgekühlte Archiv-gut ist vollumfänglich durchnässt, vorgereinigt und in Stretchfolie mit offenen Seiten verpackt. Akten sind zu Bündeln unterschiedlicher Mächtigkeit gepackt. Stretchfolien um die Archiveinheiten sind vor dem Vakuumgefriertrocknungsprozess zu entfernen. Nach Beendigung des Auftrags sollen alle tiefgefrorenen Film- und Foto-Materialien an die Auftraggeberin zurückgeschickt werden. Im Vorfeld ist die Auftraggeberin über den Umfang der fotografischen Materialien zu informieren. Anderweitige empfindliche Objekte (Ledereinbände, empfindliche Graphiken/Gemälde, Filmrollen o. a.) sind in Absprache mit dem Auftraggeber ggf. gesondert zu behandeln. Die gefriergetrockneten Archivalien sind vom Auftragnehmer in Kartonagen zu verpacken und auf Euro-Paletten anzuliefern. Es gelten die üblichen konservatorischen Vorgaben (säurefrei, alterungsbeständig etc. gem. DIN ISO 16245 u. 16245-A, Stülpdeckelkartons, keine Schubkartons). Das Verpackungsmaterial muss frei von Schädlingen (Papierfischchen) sein. Verpackungsmaterialien sind zur Gewährleistung, dass kein Schädlingsbefall vorliegt, zuvor mind. 10 Tage bei -20° C zu kühlen. Sämtliche Unterlagen sind in passende Archivboxen zu verpacken. Mögliche Formate sind: 35 cm x 26 cm x 11cm; 39 cm x 29 cm x 11 cm; 43 cm x 32 cm x 11 cm (Außenmaße; Abweichungen jeweils um +/- 1 cm möglich oder nach Abstimmung mit der Auftraggeberin möglich). Lose Akten (ohne Mappe oder Bindung, mit Lochung) sind zusätzlich durch Abheftbügel/Archivbänder in Kunststoff und rostfreiem Stahl zu binden. Interne Kennung: 19 5.1.1 Zweck Art des Auftrags: Dienstleistungen Haupteinstufung (cpv): 92512100 Archivzerstörung 5.1.2 Erfüllungsort Postanschrift: Rathausstr. 11 - 13 Stadt: Stolberg Postleitzahl: 52222 Land, Gliederung (NUTS): Städteregion Aachen (DEA2D) Land: Deutschland 5.1.2 Erfüllungsort Ort im Europäischen Wirtschaftsraum 5.1.3 Geschätzte Dauer Datum des Beginns: 01/06/2026 Enddatum der Laufzeit: 30/12/2029 5.1.6 Allgemeine Informationen Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten. Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein Zusätzliche Informationen: Archivgut öffentlicher Kultureinrichtungen fällt unter das Bundeskulturgutschutzgesetz. Dies bestimmt, dass Archivgut nur nach vorheriger Genehmigung durch das zuständige Landesministerium ins Ausland ausgeführt geführt werden darf, unabhängig von Dauer und Zweck der beabsichtigten Ausfuhr. Eine Genehmigung zur Ausfuhr kann nur erteilt werden, wenn jedes einzelne Archivale der Genehmigungsbehörde angezeigt wird. Die einzelne Benennung und Identifizierung der Archivalien des Historischen Archivs ist aus technischen Gründen nicht möglich, womit ein Antrag auf Erteilung einer Ausfuhrgenehmigung keine Aussicht auf Erfolg hat. Die Erbringung der Dienstleistung für dieses Los hat somit innerhalb des Gebiets der Bundesrepublik Deutschland zu erfolgen. 5.1.7 Strategische Auftragsvergabe Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Verringerung der Auswirkungen auf die Umwelt Beschreibung: Die Durchführung des Auftrags soll umwelt- und klimafreundlich erfolgen. Aspekte des möglichst geringer CO2-Emmission sind zu berücksichtigen, bspw. in der Nutzung erneuerbarer Energien und energieeffizienter Prozesse und Betriebsmittel. Konzept zur Verringerung der Umweltauswirkungen: Klimaschutz 5.1.9 Eignungskriterien Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung des Auswahlkriteriums: Unbedenklichkeitsbescheinigung Berufsgenossenschaft (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft des zuständigen Versicherungsträgers Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung des Auswahlkriteriums: Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes (soweit das Finanzamt derartige Bescheinigungen ausstellt). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung des Auswahlkriteriums: Unbedenklichkeitsbescheinigung Krankenkasse (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkasse (soweit beitragspflichtig). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr Kriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister Beschreibung des Auswahlkriteriums: Eintragungsnachweis Handwerksrolle / IHK (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Eintragung in der Handwerksrolle bzw. Mitgliedsbescheinigung der Industrie- und Handelskammer Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung Beschreibung des Auswahlkriteriums: Bescheinigung über eine bestehende Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung mit Angabe der Versicherungssummen. Der Nachweis darf nicht älter als 1 Jahr sein bzw. die durch die ausstellende Stelle festgelegte Gültigkeitsdauer nicht überschreiten. (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): 5.1.10 Zuschlagskriterien Kriterium: Art: Preis Bezeichnung: Preis Beschreibung: Preiskriterium für "Preis-Quotient-Methode" Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 20 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Schnelligkeit der Liefer- und Ausführungsfrist Beschreibung: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.). Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 24 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Schnelligkeit des Leistungsbeginns Beschreibung: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.). Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 24 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Klimaschutz und Energieffizienz Beschreibung: Öffentliche Aufträge sollen gem. Schreiben ZVS vom 29.11.2024 in besonderer Weise nach Aspekten des Klimaschutzes vergeben werden. Diese Ausschreibung ist hinsichtlich des hohen Energiebedarfs für das Verfahren der Vakuumgefriertrocknung und der entstehenden Transporte besonders klimarelevant (Rechtsgrundlagen: Klimanotstand der Kupferstadt Stolberg 10.09.2019, Mitgliedschaft der Kupferstadt Stolberg in der Initiative ?Klimapositive Städte und Gemeinden?, KSG, KrWG). Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 16 Kriterium: Art: Kosten Bezeichnung: Preis Beschreibung: In Zusammenschau aller vorigen Zuschlagskriterien ist der Preis der Leistung eine sekundär relevante Größe. Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 16 5.1.11 Auftragsunterlagen Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 27/04/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9/documents Ad-hoc-Kommunikationskanal: URL: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9 5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe Bedingungen für die Einreichung: Elektronische Einreichung: Erforderlich Adresse für die Einreichung: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9 Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch Elektronischer Katalog: Nicht zulässig Varianten: Nicht zulässig Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig Frist für den Eingang der Angebote: 04/05/2026 09:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 57 Tage Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können: Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden. Zusätzliche Informationen: Fehlende Unterlagen, deren Vorlagen mit Teilnahmeantrag/Angebotsabgabe gefordert war, werden nachgefordert. Auftragsbedingungen: Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Einzureichende Unterlagen: * Mit dem Angebot ** Mittels Eigenerklärung: - Referenzen: Dem Angebot ist ein Nachweis über 3 Referenzen zu vergleichbaren Aufträgen, mit Angabe des Wertes, des Zeitraums der Leistungserbringung und des Auftraggebers sowie die Ansprechpartner und deren Telefonnummer bei diesen Auftraggebern, beizufügen. ** Mittels Dritterklärung: - Fachliche Einweisung und Erfahrung: Mitarbeiter, welche die Gefriertrocknung durchführen, müssen eine ausführliche Einweisung in die Gefriertrocknung von Archiv-/Bibliotheksgut erhalten haben und eine mehr als einjährige praktische Erfahrung in diesem Bereich aufweisen. Erforderlicher Nachweis: Arbeitszeugnis Mitarbeiter dürfen die Gefriertrocknung und alle dazugehörigen Arbeitsgänge nur unter Anleitung und Aufsicht eines qualifizierten Restaurators durchführen. - Fachliche Anleitung und Betreuung: Die mit der fachlichen Anleitung und Betreuung der über die gefriertrocknenden Mitarbeiter betrauten Restauratorinnen/ Restauratoren Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich Aufträge werden elektronisch erteilt: nein Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja Von einer Bietergemeinschaft, die den Zuschlag erhält, anzunehmende Rechtsform: Bietergemeinschaften sind gesamtschuldnerisch haftend. Finanzielle Vereinbarung: gem. VOL/B 5.1.15 Techniken Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem Elektronische Auktion: nein 5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln Informationen über die Überprüfungsfristen: Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) muss ein Nachprüfungsantrag spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der angegebenen Vergabekammer eingereicht werden. Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Kupferstadt Stolberg (Rhld.) Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Kupferstadt Stolberg (Rhld.) Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Kupferstadt Stolberg (Rhld.) 5.1 Los: LOT-0020 Titel: Vakuumgefriertrocknung von 20 Paletten Archivunterlagen Beschreibung: Das Durchschnittsgewicht pro Palette mit Akten beträgt ca. 270 kg (Nettogewicht des Archivguts inkl. Verpackung zzgl. durchschnittlich 20 kg/Euro-Palette). Das Gewicht wurde stichprobenartig ermittelt und durchschnittlich umgerechnet insgesamt geschätzt. Eine mit Akten bestückte Palette entspricht nach der Schätzung durchschnittlich 5 lfm. Archivgut. Die Bergungs- und Verpackungsbedingungen bedingen eine unterschiedliche Bestückung der Paletten, wodurch Stichproben zufolge eine Abweichung des Gewichts von Paletten mit Akten um ca. 30 kg nach oben und unten erwartbar ist. Das tiefgekühlte Archiv-gut ist vollumfänglich durchnässt, vorgereinigt und in Stretchfolie mit offenen Seiten verpackt. Akten sind zu Bündeln unterschiedlicher Mächtigkeit gepackt. Stretchfolien um die Archiveinheiten sind vor dem Vakuumgefriertrocknungsprozess zu entfernen. Nach Beendigung des Auftrags sollen alle tiefgefrorenen Film- und Foto-Materialien an die Auftraggeberin zurückgeschickt werden. Im Vorfeld ist die Auftraggeberin über den Umfang der fotografischen Materialien zu informieren. Anderweitige empfindliche Objekte (Ledereinbände, empfindliche Graphiken/Gemälde, Filmrollen o. a.) sind in Absprache mit dem Auftraggeber ggf. gesondert zu behandeln. Die gefriergetrockneten Archivalien sind vom Auftragnehmer in Kartonagen zu verpacken und auf Euro-Paletten anzuliefern. Es gelten die üblichen konservatorischen Vorgaben (säurefrei, alterungsbeständig etc. gem. DIN ISO 16245 u. 16245-A, Stülpdeckelkartons, keine Schubkartons). Das Verpackungsmaterial muss frei von Schädlingen (Papierfischchen) sein. Verpackungsmaterialien sind zur Gewährleistung, dass kein Schädlingsbefall vorliegt, zuvor mind. 10 Tage bei -20° C zu kühlen. Sämtliche Unterlagen sind in passende Archivboxen zu verpacken. Mögliche Formate sind: 35 cm x 26 cm x 11cm; 39 cm x 29 cm x 11 cm; 43 cm x 32 cm x 11 cm (Außenmaße; Abweichungen jeweils um +/- 1 cm möglich oder nach Abstimmung mit der Auftraggeberin möglich). Lose Akten (ohne Mappe oder Bindung, mit Lochung) sind zusätzlich durch Abheftbügel/Archivbänder in Kunststoff und rostfreiem Stahl zu binden. Interne Kennung: 20 5.1.1 Zweck Art des Auftrags: Dienstleistungen Haupteinstufung (cpv): 92512100 Archivzerstörung 5.1.2 Erfüllungsort Postanschrift: Rathausstr. 11 - 13 Stadt: Stolberg Postleitzahl: 52222 Land, Gliederung (NUTS): Städteregion Aachen (DEA2D) Land: Deutschland 5.1.2 Erfüllungsort Ort im Europäischen Wirtschaftsraum 5.1.3 Geschätzte Dauer Datum des Beginns: 01/06/2026 Enddatum der Laufzeit: 30/12/2029 5.1.6 Allgemeine Informationen Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten. Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein Zusätzliche Informationen: Archivgut öffentlicher Kultureinrichtungen fällt unter das Bundeskulturgutschutzgesetz. Dies bestimmt, dass Archivgut nur nach vorheriger Genehmigung durch das zuständige Landesministerium ins Ausland ausgeführt geführt werden darf, unabhängig von Dauer und Zweck der beabsichtigten Ausfuhr. Eine Genehmigung zur Ausfuhr kann nur erteilt werden, wenn jedes einzelne Archivale der Genehmigungsbehörde angezeigt wird. Die einzelne Benennung und Identifizierung der Archivalien des Historischen Archivs ist aus technischen Gründen nicht möglich, womit ein Antrag auf Erteilung einer Ausfuhrgenehmigung keine Aussicht auf Erfolg hat. Die Erbringung der Dienstleistung für dieses Los hat somit innerhalb des Gebiets der Bundesrepublik Deutschland zu erfolgen. 5.1.7 Strategische Auftragsvergabe Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Verringerung der Auswirkungen auf die Umwelt Beschreibung: Die Durchführung des Auftrags soll umwelt- und klimafreundlich erfolgen. Aspekte des möglichst geringer CO2-Emmission sind zu berücksichtigen, bspw. in der Nutzung erneuerbarer Energien und energieeffizienter Prozesse und Betriebsmittel. Konzept zur Verringerung der Umweltauswirkungen: Klimaschutz 5.1.9 Eignungskriterien Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung des Auswahlkriteriums: Unbedenklichkeitsbescheinigung Berufsgenossenschaft (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft des zuständigen Versicherungsträgers Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung des Auswahlkriteriums: Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes (soweit das Finanzamt derartige Bescheinigungen ausstellt). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung des Auswahlkriteriums: Unbedenklichkeitsbescheinigung Krankenkasse (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkasse (soweit beitragspflichtig). Alter der Bescheinigung: max. 1 Jahr Kriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister Beschreibung des Auswahlkriteriums: Eintragungsnachweis Handwerksrolle / IHK (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Eintragung in der Handwerksrolle bzw. Mitgliedsbescheinigung der Industrie- und Handelskammer Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung Beschreibung des Auswahlkriteriums: Bescheinigung über eine bestehende Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung mit Angabe der Versicherungssummen. Der Nachweis darf nicht älter als 1 Jahr sein bzw. die durch die ausstellende Stelle festgelegte Gültigkeitsdauer nicht überschreiten. (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): 5.1.10 Zuschlagskriterien Kriterium: Art: Preis Bezeichnung: Preis Beschreibung: Preiskriterium für "Preis-Quotient-Methode" Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 20 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Schnelligkeit der Liefer- und Ausführungsfrist Beschreibung: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.). Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 24 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Schnelligkeit des Leistungsbeginns Beschreibung: Aus rechtlichen, sachlichen und konservatorischen Gründen soll das Archivgut schnellstmöglich bis spätestens Ende 2029 vollständig getrocknet werden. Das Archivgut wird für die eigene Aufgabenerfüllung, für die Bereitstellung an andere Behörden sowie an Nutzer dringend benötigt (Rechtsgrundlagen: GG, ArchivG, PSG). Die Tiefkühlphase sollte aus konservatorischen Gründen dringend schnellstmöglich abgeschlossen werden (Rechtsgrundlage: ArchivG). Eine schnelle Durchführung der Vakuumgefriertrocknung wirkt sich kostensenkend auf die laufenden Tiefkühlkosten aus (momentan Eur 83.428,50 p. a.). Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 24 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Klimaschutz und Energieffizienz Beschreibung: Öffentliche Aufträge sollen gem. Schreiben ZVS vom 29.11.2024 in besonderer Weise nach Aspekten des Klimaschutzes vergeben werden. Diese Ausschreibung ist hinsichtlich des hohen Energiebedarfs für das Verfahren der Vakuumgefriertrocknung und der entstehenden Transporte besonders klimarelevant (Rechtsgrundlagen: Klimanotstand der Kupferstadt Stolberg 10.09.2019, Mitgliedschaft der Kupferstadt Stolberg in der Initiative ?Klimapositive Städte und Gemeinden?, KSG, KrWG). Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 16 Kriterium: Art: Kosten Bezeichnung: Preis Beschreibung: In Zusammenschau aller vorigen Zuschlagskriterien ist der Preis der Leistung eine sekundär relevante Größe. Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 16 5.1.11 Auftragsunterlagen Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 27/04/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9/documents Ad-hoc-Kommunikationskanal: URL: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9 5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe Bedingungen für die Einreichung: Elektronische Einreichung: Erforderlich Adresse für die Einreichung: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXV2YYRYT3JPN8X9 Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch Elektronischer Katalog: Nicht zulässig Varianten: Nicht zulässig Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig Frist für den Eingang der Angebote: 04/05/2026 09:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 57 Tage Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können: Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden. Zusätzliche Informationen: Fehlende Unterlagen, deren Vorlagen mit Teilnahmeantrag/Angebotsabgabe gefordert war, werden nachgefordert. Auftragsbedingungen: Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Einzureichende Unterlagen: * Mit dem Angebot ** Mittels Eigenerklärung: - Referenzen: Dem Angebot ist ein Nachweis über 3 Referenzen zu vergleichbaren Aufträgen, mit Angabe des Wertes, des Zeitraums der Leistungserbringung und des Auftraggebers sowie die Ansprechpartner und deren Telefonnummer bei diesen Auftraggebern, beizufügen. ** Mittels Dritterklärung: - Fachliche Einweisung und Erfahrung: Mitarbeiter, welche die Gefriertrocknung durchführen, müssen eine ausführliche Einweisung in die Gefriertrocknung von Archiv-/Bibliotheksgut erhalten haben und eine mehr als einjährige praktische Erfahrung in diesem Bereich aufweisen. Erforderlicher Nachweis: Arbeitszeugnis Mitarbeiter dürfen die Gefriertrocknung und alle dazugehörigen Arbeitsgänge nur unter Anleitung und Aufsicht eines qualifizierten Restaurators durchführen. - Fachliche Anleitung und Betreuung: Die mit der fachlichen Anleitung und Betreuung der über die gefriertrocknenden Mitarbeiter betrauten Restauratorinnen/ Restauratoren Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich Aufträge werden elektronisch erteilt: nein Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja Von einer Bietergemeinschaft, die den Zuschlag erhält, anzunehmende Rechtsform: Bietergemeinschaften sind gesamtschuldnerisch haftend. Finanzielle Vereinbarung: gem. VOL/B 5.1.15 Techniken Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem Elektronische Auktion: nein 5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln Informationen über die Überprüfungsfristen: Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) muss ein Nachprüfungsantrag spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der angegebenen Vergabekammer eingereicht werden. Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Kupferstadt Stolberg (Rhld.) Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Kupferstadt Stolberg (Rhld.) Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Kupferstadt Stolberg (Rhld.) 8. Organisationen 8.1 ORG-0001 Offizielle Bezeichnung: Kupferstadt Stolberg (Rhld.) Registrierungsnummer: 053340032032-31001-51 Postanschrift: Rathausstr. 11 - 13 Stadt: Stolberg Postleitzahl: 52222 Land, Gliederung (NUTS): Städteregion Aachen (DEA2D) Land: Deutschland Kontaktperson: A65.5 - Zentrale Vergabestelle E-Mail: vergabestelle@stolberg.de Telefon: +49 240213213 Fax: +49 240299909504 Internetadresse: https://www.stolberg.de Profil des Erwerbers: https://www.stolberg.de/Stadt/Veroeffentlichungen/Beschafferprofil.htm?waid=697 Rollen dieser Organisation: Beschaffer Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt 8.1 ORG-0002 Offizielle Bezeichnung: Kupferstadt Stolberg (Rhld.) Registrierungsnummer: 053340032032-31001-51 Postanschrift: Rathausstr. 11 - 13 Stadt: Stolberg Postleitzahl: 52222 Land, Gliederung (NUTS): Städteregion Aachen (DEA2D) Land: Deutschland Kontaktperson: A65.5 - Zentrale Vergabestelle E-Mail: vergabestelle@stolberg.de Telefon: +49 240213213 Fax: +49 240299909504 Internetadresse: https://www.stolberg.de Rollen dieser Organisation: Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt 8.1 ORG-0003 Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln Registrierungsnummer: 05315-03002-81 Postanschrift: Zeughausstr. 2 -10 Stadt: Köln Postleitzahl: 50667 Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23) Land: Deutschland E-Mail: vkrhld-k@bezreg-koeln.nrw.de Telefon: +49 2211470 Fax: +49 2211472889 Internetadresse: https://www.bezreg-koeln.nrw.de/brk_internet/vergabekammer/ Rollen dieser Organisation: Überprüfungsstelle 8.1 ORG-0004 Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI) Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83 Stadt: Bonn Postleitzahl: 53119 Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22) Land: Deutschland E-Mail: noreply.esender_hub@bescha.bund.de Telefon: +49228996100 Rollen dieser Organisation: TED eSender 10. Änderung Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: e12e0f94-1dd6-41f9-a206-1f1acaae74f2-01 Hauptgrund für die Änderung: Korrektur – Beschaffer Beschreibung: Anpassung von 8 Losen auf 20 Lose / Anpassung der Formulare 10.1 Änderung Abschnittskennung: PROCEDURE Beschreibung der Änderungen: Anpassung unter Beschreibung von 8 Losen auf 20 Lose. In jedem Formular erfolgt nach Änderung der Beschreibung die automatische Anpassung in den Formularen. Änderung der Auftragsunterlagen am: 13/04/2026 11. Informationen zur Bekanntmachung Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 011384d8-8ce7-4a08-97b7-96369c715499 - 01 Formulartyp: Wettbewerb Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung Unterart der Bekanntmachung: 16 Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 13/04/2026 12:46:06 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 251272-2026 ABl. S – Nummer der Ausgabe: 72/2026 Datum der Veröffentlichung: 14/04/2026