Umstellung des d.3 DMS auf Subscription

See the notice on TED website 1. Beschaffer 1.1 Beschaffer Offizielle Bezeichnung: Stadt Mülheim an der Ruhr E-Mail: fabian.sandfort@muelheim-ruhr.de Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung 2. Verfahren 2.1 Verfahren Titel: Umstellung des d.3 DMS auf Subscription Beschreibung: Die Stadt Mülheim an der Ruhr betreibt das DMS d.3 der Firma d.velop AG. Das DMS läuft derzeit lizenzbasiert, wird in Zukunft durch den Hersteller allerdings auf Subscription umgestellt. Daher sind nun die derzeit 1.800 Lizenzen umzustellen. Der ursprüngliche DMS Vertrag wurde im Januar 2021 an die Firma d.velop AG in einem europaweiten offenen Verfahren vergeben. Dieser Vertrag wird durch den neu zu vergebenden Vertrag ersetzt. Kennung des Verfahrens: 8122203c-9cc3-42d4-8332-5d48f752e4c8 Interne Kennung: 19-2.05_DMS Subscription Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb 2.1.1 Zweck Art des Auftrags: Lieferleistungen Zusätzliche Art des Auftrags: Dienstleistungen Haupteinstufung (cpv): 48311100 Dokumentenverwaltungssystem Zusätzliche Einstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung, 72512000 Dokumentenmanagement 2.1.2 Erfüllungsort Stadt: Mülheim an der Ruhr Postleitzahl: 45468 Land, Gliederung (NUTS): Mülheim an der Ruhr, Kreisfreie Stadt (DEA16) Land: Deutschland 2.1.4 Allgemeine Informationen Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU vgv - 5. Los 5.1 Los: LOT-0000 Titel: Umstellung des d.3 DMS auf Subscription Beschreibung: Die Stadt Mülheim an der Ruhr betreibt das DMS d.3 der Firma d.velop AG. Das DMS läuft derzeit lizenzbasiert, wird in Zukunft durch den Hersteller allerdings auf Subscription umgestellt. Daher sind nun die derzeit 1.800 Lizenzen umzustellen. Interne Kennung: d.3 DMS Subscription 5.1.1 Zweck Art des Auftrags: Lieferleistungen Zusätzliche Art des Auftrags: Dienstleistungen Haupteinstufung (cpv): 48311100 Dokumentenverwaltungssystem Zusätzliche Einstufung (cpv): 72512000 Dokumentenmanagement, 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung Menge: 1 800 Optionen: Beschreibung der Optionen: Es werden zum Vertragsbeginn alle bereits betriebenen d.3 DMS Lizenzen (1.800) in das Subscription Modell inkl. bereits erfolgtem Customizing übernommen. 5.1.2 Erfüllungsort Stadt: Mülheim an der Ruhr Postleitzahl: 45468 Land, Gliederung (NUTS): Mülheim an der Ruhr, Kreisfreie Stadt (DEA16) Land: Deutschland 5.1.3 Geschätzte Dauer Datum des Beginns: 01/01/2026 Enddatum der Laufzeit: 31/12/2030 5.1.6 Allgemeine Informationen Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja 5.1.7 Strategische Auftragsvergabe Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung 5.1.10 Zuschlagskriterien Kriterium: Art: Kosten Bezeichnung: Kosten - d.3 Subscription - 5 Jahre Beschreibung: Mit Veröffentlichung der Vergabeunterlagen wird ein Preisblatt (Anlage 2) veröffentlicht. Aus den dort gemachten Angaben ergeben sich die Kosten für die derzeit 1.800 betriebene Lizenzen auf die angestrebte Laufzeit von 5 Jahren. Die Bewertung dieser Kosten ist das Zuschlagskriterium. 5.1.15 Techniken Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem 5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung Schlichtungsstelle: Stadt Mülheim an der Ruhr - Vergabekammer Westfalen Überprüfungsstelle: Stadt Mülheim an der Ruhr - Vergabekammer Westfalen Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Stadt Mülheim an der Ruhr Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt: Stadt Mülheim an der Ruhr Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Stadt Mülheim an der Ruhr Organisation, aus deren Mitteln der Auftrag bezahlt wird: Stadt Mülheim an der Ruhr Organisation, die die Zahlung ausführt: Stadt Mülheim an der Ruhr 6. Ergebnisse Direktvergabe: Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist Sonstige Begründung: Gemäß § 119 Abs. 5 GWB i.V.m. § 14 Abs. 4 Nr. 2 b) VgV ist die Durchführung eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb zulässig, wenn zum Zeitpunkt der Aufforderung zur Angebotsabgabe der Auftrag nur von einem bestimmten Unternehmen erbracht oder bereitgestellt werden kann. Insbesondere dann, wenn aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist. Bei dem hier zu vergebenden Auftrag handelt es sich um eine Umstellung der Lizenzierung der zentral eingesetzten Software über die Nutzung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) „d.velop.documents“ des Herstellers d.velop AG auf das künftige Subscription-Modell „d.velop documents platform edition public sector.“ Es ist beabsichtigt, diese Plattform-Lösung für die Nutzung als DMS verwaltungsweit einzurichten. Der Softwarevertrieb sowie die Softwareentwicklung und die hiermit verbundenen Pflegeleistungen erfolgen ausschließlich über den Hersteller d.velop AG. Für den hier auszuschreibenden Vertragsinhalt besteht kein Wettbewerb, weil ein Lizenzbestand von aktuell rund 1.800 Lizenzen der Software „d.velop.documents“ bereits vorhanden ist und somit kein DMS am Markt neu ausgewählt werden muss. 8. Organisationen 8.1 ORG-0000 Offizielle Bezeichnung: Stadt Mülheim an der Ruhr Registrierungsnummer: 05117-31001-02 Abteilung: Amt für Digitalisierung und IT Stadt: Mülheim an der Ruhr Postleitzahl: 45468 Land, Gliederung (NUTS): Mülheim an der Ruhr, Kreisfreie Stadt (DEA16) Land: Deutschland Kontaktperson: 19-2 - Amt für Digitalisierung und IT - IT-Beschaffung E-Mail: fabian.sandfort@muelheim-ruhr.de Telefon: +49 208 4551927 Internetadresse: www.muelheim-ruhr.de Profil des Erwerbers: www.muelheim-ruhr.de Sonstige Kontaktpersonen: Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Westfalen Postanschrift: Albrecht-Thaer-Str. 9 Stadt: Münster Postleitzahl: 48147 Land, Gliederung (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33) Land: Deutschland E-Mail: vergabekammer@bezreg-muenster.nrw.de Telefon: 0251 4111691 Fax: 0251 4112165 Internetadresse: https://www.bezreg-muenster.de/ Rollen dieser Organisation: Beschaffer Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt Überprüfungsstelle Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt Schlichtungsstelle Organisation, aus deren Mitteln der Auftrag bezahlt wird Organisation, die die Zahlung ausführt 8.1 ORG-0001 Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI) Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83 Stadt: Bonn Postleitzahl: 53119 Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22) Land: Deutschland E-Mail: noreply.esender_hub@bescha.bund.de Telefon: +49228996100 Rollen dieser Organisation: TED eSender 11. Informationen zur Bekanntmachung Kennung/Fassung der Bekanntmachung: c970f2d0-9bec-4a43-add5-1383824b1062 - 01 Formulartyp: Vorankündigung – Direktvergabe Art der Bekanntmachung: Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung Unterart der Bekanntmachung: 25 Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 09/02/2026 09:47:02 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 94729-2026 ABl. S – Nummer der Ausgabe: 28/2026 Datum der Veröffentlichung: 10/02/2026