S/4HANA Transition - Implementierungspartner Teilprojekt HCM

See the notice on TED website 1. Beschaffer 1.1 Beschaffer Offizielle Bezeichnung: StEB Stadtentwässerungsbetriebe Köln, AöR E-Mail: vergabestelle@steb-koeln.de Rechtsform des Erwerbers: Von einer lokalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Umweltschutz 2. Verfahren 2.1 Verfahren Titel: S/4HANA Transition - Implementierungspartner Teilprojekt HCM Beschreibung: Leistungen zur Implementierung der technischen Konvertierung des SAP-ECC-Personalsystems (HCM-Modul) StEB Köln auf S/4HANA Kennung des Verfahrens: 33122d74-be7e-4b1b-b2d2-70041811b7fb Interne Kennung: 2025000117 Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren Das Verfahren wird beschleunigt: nein 2.1.1 Zweck Art des Auftrags: Dienstleistungen Haupteinstufung (cpv): 72200000 Softwareprogrammierung und -beratung 2.1.2 Erfüllungsort Stadt: Köln Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23) Land: Deutschland 2.1.4 Allgemeine Informationen Zusätzliche Informationen: Die Stadtentwässerungsbetriebe Köln, AöR, wickeln ihre Ausschreibungen und Teilnahmewettbewerbe in digitaler Form ab. Die entsprechenden Unterlagen stehen Ihnen auf einer Vergabeplattform im Internet zur Verfügung. Näheres entnehmen Sie bitte der Homepage der StEB Köln, AöR: http://www.steb-koeln.de/unternehmen/ausschreibungen/oeffentliche-ausschreibungen-der-steb.jsp Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU vgv - 5. Los 5.1 Los: LOT-0001 Titel: S/4HANA Transition - Implementierungspartner Teilprojekt HCM Beschreibung: Leistungen zur Implementierung der technischen Konvertierung des SAP-ECC-Personalsystems (HCM-Modul) StEB Köln auf S/4HANA Interne Kennung: LOT-0001 2025000117 5.1.1 Zweck Art des Auftrags: Dienstleistungen Haupteinstufung (cpv): 72200000 Softwareprogrammierung und -beratung 5.1.2 Erfüllungsort Stadt: Köln Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23) Land: Deutschland 5.1.3 Geschätzte Dauer Datum des Beginns: 01/11/2025 Enddatum der Laufzeit: 28/02/2027 5.1.6 Allgemeine Informationen Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja 5.1.7 Strategische Auftragsvergabe Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung 5.1.10 Zuschlagskriterien Kriterium: Art: Preis Bezeichnung: Preis Beschreibung: Angebotspreis Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 40,00 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Konzept zur Implementierung der Konvertierung des SAP HCM Systems auf S/4HANA (H4S4) Beschreibung: Mindestpunktzahl: 12 Punkte Verständnis der Aufgabenstellung und Problemanalyse Konzeptioneller Ansatz und Lösungsvorschlag Budgetplanung Projektplanung und Organisation Technische und organisatorische Maßnahmen HR-Berichtswesen Wissenstransfer Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 24,00 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Erfahrung und Referenzen des für die Auftragsausführung vorgesehenen Personals Beschreibung: Anzahl der Jahre Berufserfahrung in der vorgesehenen Rolle des Projektleiters Bitte geben Sie persönliche Referenzprojekte im Feld Implementierung SAP S/4HANA Transition an, in denen Ihre Komptenzen als Projektleiter zum Einsatz gekommen sind, für einen der folgenden Schwerpunkte: • Technische Konvertierung SAP ECC auf S/4HANA (Brownfield) • Technische Implementierung generell im SAP und HCM Umfeld • Custom Code Analyse und Anpassungen • Fachliche Beratung im HCM-Umfeld Bezogen auf Analyse aktueller HR-Prozesse, Implementierung/Customizing HR-System, HR-Reporting Bewertet werden die folgenden zum Auftragsgegenstand passenden Qualifikationen: • Bildungsabschluss im Bereich MINT oder Wirtschaftswissenschaften • Zertifizierung im Bereich Projektmanagement (z.B. PMI/PMP, IPMA Level B, PRINCE2 Practitioner, SAP Activate for Transition to SAP S/4HANA) • SAP/HCM-Zertifizierungen (z.B. SAP Certified Associate, Implementation Consultant, weitere technische Zertifikate) • Nachweis über spezialisierte Ausbildung oder Zertifizierung im Bereich Prozessmanagement oder als Business Analyst / Consultant oder als IT-Architekt Anzahl der Jahre Berufserfahrung in der vorgesehenen Rolle des Projektleiters (Stellvertreter) Bitte geben Sie persönliche Referenzprojekte im Feld Implementierung SAP S/4HANA Transition an, in denen Ihre Komptenzen als Projektleiter zum Einsatz gekommen sind, für einen der folgenden Schwerpunkte: • Technische Konvertierung SAP ECC auf S/4HANA (Brownfield) • Technische Implementierung generell im SAP und HCM Umfeld • Custom Code Analyse und Anpassungen • Fachliche Beratung im HCM-Umfeld Bezogen auf Analyse aktueller HR-Prozesse, Implementierung/Customizing HR-System, HR-Reporting Bewertet werden die folgenden zum Auftragsgegenstand passenden Qualifikationen: • Bildungsabschluss im Bereich MINT oder Wirtschaftswissenschaften • Zertifizierung im Bereich Projektmanagement (z.B. PMI/PMP, IPMA Level B, PRINCE2 Practitioner, SAP Activate for Transition to SAP S/4HANA) • SAP/HCM-Zertifizierungen (z.B. SAP Certified Associate, Implementation Consultant, weitere technische Zertifikate) • Nachweis über spezialisierte Ausbildung oder Zertifizierung im Bereich Prozessmanagement oder als Business Analyst / Consultant oder als IT-Architekt Anzahl der Jahre Berufserfahrung in der vorgesehenen Rolle des technischen Beraters Bitte geben Sie persönliche Referenzprojekte im Feld Implementierung SAP S/4HANA Transition an, in denen Ihre technischen Komptenzen zum Einsatz gekommen sind, für einen der folgenden Schwerpunkte: • Technische Konvertierung SAP ECC auf S/4HANA (Brownfield) • Technische Implementierung generell im SAP und HCM Umfeld • Custom Code Analyse und Anpassungen • Simplification Item Checks Bewertet werden die folgenden zum Auftragsgegenstand passenden Qualifikationen: • Bildungsabschluss im Bereich MINT oder Wirtschaftswissenschaften • Zertifizierung im Bereich Projektmanagement (z.B. PMI/PMP, IPMA Level B, PRINCE2 Practitioner, SAP Activate for Transition to SAP S/4HANA) • SAP/HCM-Zertifizierungen (z.B. SAP Certified Associate, Implementation Consultant, weitere technische Zertifikate) • Nachweis über spezialisierte Ausbildung oder Zertifizierung im Bereich Softwareentwicklung oder als IT-Architekt Anzahl der Jahre Berufserfahrung in der vorgesehenen Rolle des fachlichen Beraters Bitte geben Sie persönliche Referenzprojekte im Feld Implementierung SAP S/4HANA Transition an, in denen Ihre fachlichen Komptenzen zum Einsatz gekommen sind, für einen der folgenden Schwerpunkte: • Technische Konvertierung SAP ECC auf S/4HANA (Brownfield) • Technische Implementierung generell im SAP und HCM Umfeld • Fachliche Beratung im HCM-Umfeld Bezogen auf Analyse aktueller HR-Prozesse, Implementierung/Customizing HR-System, HR-Reporting • Geschäftsprozessdokumentation Bewertet werden die folgenden zum Auftragsgegenstand passenden Qualifikationen des Projektleiters • Bildungsabschluss im Bereich MINT oder Wirtschaftswissenschaften • Zertifizierung im Bereich Projektmanagement (z.B. PMI/PMP, IPMA Level B, PRINCE2 Practitioner, SAP Activate for Transition to SAP S/4HANA) • SAP/HCM-Zertifizierungen (z.B. SAP Certified Associate, Implementation Consultant, weitere technische Zertifikate) • Nachweis über spezialisierte Ausbildung im Bereich Human Resources und HR-IT Anzahl der Jahre Berufserfahrung in der vorgesehenen Rolle der Projektunterstützung (PMO) Bitte geben Sie persönliche Referenzprojekte im Feld Implementierung SAP S/4HANA Transition an, in denen Ihre Komptenzen zum Einsatz gekommen sind, für einen der folgenden Schwerpunkte: • Technische Konvertierung SAP ECC auf S/4HANA (Brownfield) • Technische Implementierung generell im SAP und HCM Umfeld • Custom Code Analyse und Anpassungen • Fachliche Beratung im HCM-Umfeld Bezogen auf Analyse aktueller HR-Prozesse, Implementierung/Customizing HR-System, HR-Reporting Mindestanforderungen für Referenzen • Angabe des Kunden und Kontaktdaten der Ansprechperson (inkl. Telefon‐Nr. und E‐Mail) • Ziel und Umfang des Projektes • Aufgaben des Unternehmens im Projekt • Rolle des Mitarbeiters im Projekt • Größe des Teams des Unternehmens Die Referenzen müssen nicht mit den Referenzen des Bieter-Unternehmens übereinstimmen. ‐ Es können bis zu drei Referenzen angegeben werden Bewertet werden die folgenden zum Auftragsgegenstand passenden Qualifikationen des Projektleiters • Bildungsabschluss im kaufmännischen-, IT- oder Verwaltungs- Bereich • Zertifizierung im Bereich Projektmanagement (z.B. PMI/PMP, IPMA Level B, PRINCE2 Practitioner, SAP Activate for Transition to SAP S/4HANA) • Fortbildung im Bereich klassischer PM Tools (z.B. Confluence, JIRA, etc.) Die jeweiligen Nachweise der Zertifizierung bzw. Qualifikation sind dem Angebot hinzuzufügen Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 18,00 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Bieterassessment vor Ort - Präsentation des Konzepts durch das für die Auftragsausführung vorgesehene Personal Beschreibung: Mindestpunktzahl: 9 Punkte Strukturiertheit Teamfähigkeit der Vortragenden Fähigkeit zur adressatengerechten Vermittlung komplexer Sachverhalte Sprachgewandtheit Selbstbewusstes Auftreten Zeitmanagement Erkennen von und Eingehen auf Kundenanforderungen Kommunikations- und Überzeugungsfähigkeit Fachkenntnisse Eingehen auf potenzielle Rückfragen Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 18,00 5.1.15 Techniken Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem Elektronische Auktion: nein 5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland – Spruchkörper Köln c/o Bezirksregierung Köln Informationen über die Überprüfungsfristen: Für die Einlegung von Rechtsbehelfen gelten die Fristenregelungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB). Siehe § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB: Erhebt ein Bieter eine Rüge gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 - 3 GWB und erhält er daraufhin eine Mitteilung der StEB Köln, dass seiner Rüge nicht abgeholfen wird, so kann der betroffene Bieter binnen 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung einen Nachprüfungsantrag bei der Vergabekammer Rheinland stellen. Siehe§ 160 Abs. 3 S. 2 i.V.m. § 135 Abs. 2 GWB: Will ein Bieter die Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB im Wege eines Nachprüfungsverfahrens beantragen, gilt folgendes: Die Unwirksamkeit kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch die StEB Köln über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Haben die StEB Köln die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union. Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: StEB Stadtentwässerungsbetriebe Köln, AöR Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: StEB Stadtentwässerungsbetriebe Köln, AöR 6. Ergebnisse Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 206 755,50 EUR 6.1 Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001 Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt. 6.1.2 Informationen über die Gewinner Wettbewerbsgewinner: Offizielle Bezeichnung: mindsquare AG Angebot: Kennung des Angebots: Angebot mindsquare AG Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001 Wert der Ausschreibung: 206 755,50 EUR Das Angebot wurde in die Rangfolge eingeordnet: ja Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: nein Vergabe von Unteraufträgen: Nein Informationen zum Auftrag: Kennung des Auftrags: Auftrag mindsquare AG Datum der Auswahl des Gewinners: 17/12/2025 Datum des Vertragsabschlusses: 05/01/2026 6.1.4 Statistische Informationen Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge: Art der eingegangenen Einreichungen: Teilnahmeanträge Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 5 8. Organisationen 8.1 ORG-0001 Offizielle Bezeichnung: StEB Stadtentwässerungsbetriebe Köln, AöR Registrierungsnummer: Berichtseinheit-ID 00003201 Postanschrift: Ostmerheimer Str. 555 Stadt: Köln Postleitzahl: 51109 Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23) Land: Deutschland E-Mail: vergabestelle@steb-koeln.de Telefon: +49 221 - 221 22955 Internetadresse: https://www.steb-koeln.de Profil des Erwerbers: https://www.subreport.de Rollen dieser Organisation: Beschaffer Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt 8.1 ORG-0002 Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland – Spruchkörper Köln c/o Bezirksregierung Köln Registrierungsnummer: 05315-03002-81 Postanschrift: Zeughausstraße 2-10, 50667 Köln Stadt: Köln Postleitzahl: 50667 Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23) Land: Deutschland E-Mail: VKRheinland@bezreg-koeln.nrw.de Telefon: +49 221147-3045 Fax: +49 221147-2889 Internetadresse: https://www.bezregkoeln.nrw.de/themen/wirtschaft/vergabekammer-rheinland Rollen dieser Organisation: Überprüfungsstelle 8.1 ORG-0003 Offizielle Bezeichnung: mindsquare AG Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Großunternehmen Registrierungsnummer: DE252047784 Stadt: Bielefeld Postleitzahl: 33602 Land, Gliederung (NUTS): Bielefeld, Kreisfreie Stadt (DEA41) Land: Deutschland Rollen dieser Organisation: Bieter Gewinner dieser Lose: LOT-0001 8.1 ORG-0004 Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI) Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83 Stadt: Bonn Postleitzahl: 53119 Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22) Land: Deutschland E-Mail: noreply.esender_hub@bescha.bund.de Telefon: +49228996100 Rollen dieser Organisation: TED eSender 11. Informationen zur Bekanntmachung Kennung/Fassung der Bekanntmachung: f819c9d4-f164-42c4-be44-9ebcf069b977 - 01 Formulartyp: Ergebnis Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung Unterart der Bekanntmachung: 29 Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 19/01/2026 14:46:44 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 42322-2026 ABl. S – Nummer der Ausgabe: 14/2026 Datum der Veröffentlichung: 21/01/2026