ÖGK - Softwareentwicklung & -wartung

1. Beschaffer 1.1 Beschaffer Offizielle Bezeichnung: Österreichische Gesundheitskasse E-Mail: manfred.gram@oegk.at Rechtsform des Erwerbers: Einrichtung des öffentlichen Rechts Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit 2. Verfahren 2.1 Verfahren Titel: ÖGK - Softwareentwicklung & -wartung Beschreibung: Die Österreichische Gesundheitskasse (kurz "ÖGK") beauftragte zusätzliche erforderliche Leistungen in den Bereichen Softwareentwicklung einerseits und Wartung anderseits hinsichtlich einer in diversen Therapie- und Reha-Gesundheitseinrichtungen der Auftraggeberin dzt. eingesetzten Software. Die ÖGK setzt die Softwarelösung „jTime“ der jotas Services GmbH in vier der fünf Gesundheitshäuser sowie in den Ambulatorien für physikalische Medizin in Oberösterreich als zentrale Softwarelösung im Patientenmanagement ein. Das System wurde in der Oberösterreichischen Gebietskrankenkasse (kurz "OÖGK") als Gesamtrechtsvorgängerin der ÖGK eingeführt und ist seitdem durchgehend im Einsatz. Bei der Software handelt es sich um ein zentrales IT-System, das insbesondere in den Bereichen physikalische Therapie und Rehabilitation, Vorsorgeuntersuchungen sowie im Bereich Psychotherapie eingesetzt wird und insbesondere die Module Patientenverwaltung, Leitsystem, grafische Einzeltermin- und Serienplanung, Reha- und Kojenplanung, Karteischreibung, Messwerterfassung, MyWellness, VUArztterminvergabe, VU-Formularwesen, ICF-Dokumentation, Leistungserfassung, div. Listen und Berichte, div. Statistiken und div. Rehastatistiken, Stammdatenverwaltung/-Administration, Abrechnung, Medizinische Dokumentation (Karteischreibung, Befunde, Arztbrief), Mitarbeiterdatenverwaltung (zB Arbeitszeiten, Adressen, usw.) erfasst. Weiters erfasst sind Schnittstellen zu xEdikur, ELGA (VU Befundübermittlung an Dachverband, e-Medikation, e-Rezept, e-Impfpass), e-Card System, ZPV, ELDA, FERATEL, SMS Sün, Laborschnittstellen (HL7) und SAP (Küchenlösung). Die Leistungen des Auftragnehmers sind zur Aufrechterhaltung des Systems bzw. zur Erfüllung der gesetzlichen und vertraglichen Verpflichtungen erforderlich. Die ÖGK plant dzt. eine Neuvergabe einer entsprechenden Software. Die gegenständliche Beauftragung ist daher insbesondere auch erforderlich um das bestehende System während der Vorbereitung der Neuvergabe aufrechtzuerhalten und so die Betreuung der Patient:innen durchgängig aufrecht erhalten zu können und nicht zu gefährden. Die Auftraggeberin führte ein Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung mit einem Unternehmen gem. § 37 Abs 1 Z 3 lit b BVergG durch, da die Dienstleistung aufgrund des Schutzes von ausschließlichen Rechten nur von einem bestimmten Unternehmer erbracht werden kann. Die Auftraggeberin hat vor Zuschlagserteilung eine freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung im ABl. S – Nummer 166/2025 zu Veröffentlichungsnummer 569125-2025 veröffentlicht. Kennung des Verfahrens: d9bfc191-dd36-46c9-bd12-9383a693d953 Interne Kennung: 159474 Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb 2.1.1 Zweck Art des Auftrags: Dienstleistungen Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung Zusätzliche Einstufung (cpv): 72230000 Entwicklung von kundenspezifischer Software, 72267000 Software-Wartung und -Reparatur, 72200000 Softwareprogrammierung und -beratung 2.1.3 Wert Geschätzter Wert ohne MwSt.: 1 273 348,25 EUR 2.1.4 Allgemeine Informationen Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU 5. Los 5.1 Los: LOT-2564 Titel: ÖGK - Softwareentwicklung & -instandhaltung Beschreibung: Die Österreichische Gesundheitskasse (kurz "ÖGK") beauftragte zusätzliche erforderliche Leistungen in den Bereichen Softwareentwicklung einerseits und Wartung anderseits hinsichtlich einer in diversen Therapie- und Reha-Gesundheitseinrichtungen der Auftraggeberin dzt. eingesetzten Software. Die ÖGK setzt die Softwarelösung „jTime“ der jotas Services GmbH in vier der fünf Gesundheitshäuser sowie in den Ambulatorien für physikalische Medizin in Oberösterreich als zentrale Softwarelösung im Patientenmanagement ein. Das System wurde in der Oberösterreichischen Gebietskrankenkasse (kurz "OÖGK") als Gesamtrechtsvorgängerin der ÖGK eingeführt und ist seitdem durchgehend im Einsatz. Bei der Software handelt es sich um ein zentrales IT-System, das insbesondere in den Bereichen physikalische Therapie und Rehabilitation, Vorsorgeuntersuchungen sowie im Bereich Psychotherapie eingesetzt wird und insbesondere die Module Patientenverwaltung, Leitsystem, grafische Einzeltermin- und Serienplanung, Reha- und Kojenplanung, Karteischreibung, Messwerterfassung, MyWellness, VUArztterminvergabe, VU-Formularwesen, ICF-Dokumentation, Leistungserfassung, div. Listen und Berichte, div. Statistiken und div. Rehastatistiken, Stammdatenverwaltung/-Administration, Abrechnung, Medizinische Dokumentation (Karteischreibung, Befunde, Arztbrief), Mitarbeiterdatenverwaltung (zB Arbeitszeiten, Adressen, usw.) erfasst. Weiters erfasst sind Schnittstellen zu xEdikur, ELGA (VU Befundübermittlung an Dachverband, e-Medikation, e-Rezept, e-Impfpass), e-Card System, ZPV, ELDA, FERATEL, SMS Sün, Laborschnittstellen (HL7) und SAP (Küchenlösung). Die Leistungen des Auftragnehmers sind zur Aufrechterhaltung des Systems bzw. zur Erfüllung der gesetzlichen und vertraglichen Verpflichtungen erforderlich. Die ÖGK plant dzt. eine Neuvergabe einer entsprechenden Software. Die gegenständliche Beauftragung ist daher insbesondere auch erforderlich um das bestehende System während der Vorbereitung der Neuvergabe aufrechtzuerhalten und so die Betreuung der Patient:innen durchgängig aufrecht erhalten zu können und nicht zu gefährden. Die Auftraggeberin führte ein Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung mit einem Unternehmen gem. § 37 Abs 1 Z 3 lit b BVergG durch, da die Dienstleistung aufgrund des Schutzes von ausschließlichen Rechten nur von einem bestimmten Unternehmer erbracht werden kann. Die Auftraggeberin hat vor Zuschlagserteilung eine freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung im ABl. S – Nummer 166/2025 zu Veröffentlichungsnummer 569125-2025 veröffentlicht. Interne Kennung: 159474 5.1.1 Zweck Art des Auftrags: Dienstleistungen Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung Zusätzliche Einstufung (cpv): 72230000 Entwicklung von kundenspezifischer Software, 72267000 Software-Wartung und -Reparatur, 72200000 Softwareprogrammierung und -beratung 5.1.2 Erfüllungsort Land, Gliederung (NUTS): Mühlviertel (AT313) Land: Österreich 5.1.3 Geschätzte Dauer Datum des Beginns: 12/09/2025 Laufzeit: 52 Monate 5.1.5 Wert Geschätzter Wert ohne MwSt.: 1 273 348,25 EUR 5.1.6 Allgemeine Informationen Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja Zusätzliche Informationen: Die Softwareentwicklungsleistungen werden für 2025 und 2026 beauftragt. Die in der gegenständlichen Bekanntmachung angegebene „Laufzeit des Vertrags“ stellt die aus Sicht der Auftraggeberin mögliche Laufzeit inkl. Wartungsleistungen bis 2029 dar. Die tatsächliche Vertragslaufzeit kann auch kürzer sein. 5.1.10 Zuschlagskriterien Kriterium: Art: Preis Beschreibung: Preis Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 100,00 5.1.15 Techniken Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem Elektronische Auktion: nein 5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung Überprüfungsstelle: Bundesverwaltungsgericht Informationen über die Überprüfungsfristen: Im Einzelnen wird auf die Bestimmungen des Bundesvergabegesetz 2018 (BVergG 2018, abrufbar unter www.ris.bka.gv.at), insbesondere auf § 342ff BVergG 2018 verwiesen. 6. Ergebnisse Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 1 273 348,25 EUR Direktvergabe: Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann aufgrund von Ausschließlichkeitsrechten, darunter von Rechten des geistigen Eigentums, nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden Sonstige Begründung: Die jotas Services GmbH wurde für das oben näher beschriebene Produkt „jTime“ in den Jahren 2025 und 2026 mit den zur Aufrechterhaltung des laufenden Betriebes sowie zur Umsetzung gesetzlich und betrieblich notwendiger Weiterentwicklungen erforderlichen Softwarentwicklungsleistungen beauftragt. Weiters wurden die erforderlichen Wartungsleistungen für die Jahre 2026 bis 2029 beauftragt (die ÖGK ist berechtigt, aus den Wartungsverträgen zu einem früheren Zeitpunkt auszusteigen). Die Auftraggeberin führte ein Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung mit einem Unternehmen gem. § 37 Abs 1 Z 3 lit b BVergG durch, da die Dienstleistung aufgrund des Schutzes von ausschließlichen Rechten nur von einem bestimmten Unternehmer erbracht werden kann: Im Jahr 2010 wurde zwischen der OÖGKK und der jotas Services GmbH ein Kooperationsvertrag sowie ein Wartungsvertrag hinsichtlich der Software „jTime“ geschlossen. Sämtliche Rechte an der Softwarelösung liegen bei der jotas Services GmbH. Gemäß der gesetzlichen Vorgabe des § 538t Abs 2 ASVG ist die ÖGK seit 1.1.2020 Gesamtrechtsnachfolgerin der neun Gebietskrankenkassen und damit auch der OÖGK. Der ÖGK ist daher die Schaffung der Ausschließlichkeitssituation nicht zuzurechnen. Der in dieser Bekanntmachung angeführte Auftragswert bzw. „Wert des Ergebnisses“ stellt den geschätzten Auftragswert für die zu vergebenden Entwicklungsleistungen für die Jahre 2025 und 2026 in Höhe von EUR 897.357,92 (exkl. USt.) inkl. der erforderlichen Wartungsleistungen für die Jahre 2026 bis 2029 in Höhe von EUR 375.990,33 (exkl. USt.) dar und liegt bei insgesamt rund EUR 1.273.348,25 (exkl. USt.). Die Leistungen werden auf Bestellung nach tatsächlichem Bedarf bezogen. Insbesondere können daher vom angegebenen geschätzten Auftragswert umfasste Leistungen auch wegfallen, sofern ggf. Leistungen bzw. Wartungsleistungen zB auf Grund einer Neuvergabe nicht oder nicht mehr erforderlich sind. Die Auftraggeberin hat vor Zuschlagserteilung eine freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung im ABl. S – Nummer 166/2025 zu Veröffentlichungsnummer 569125-2025 veröffentlicht. 6.1 Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-2564 Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt. 6.1.2 Informationen über die Gewinner Wettbewerbsgewinner: Offizielle Bezeichnung: jotas Services GmbH Angebot: Kennung des Angebots: jotas Services GmbH Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-2564 Wert der Ausschreibung: 1 273 348,25 EUR Das Angebot wurde in die Rangfolge eingeordnet: nein Konzession – Wert: Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: nein Vergabe von Unteraufträgen: Nein Informationen zum Auftrag: Kennung des Auftrags: ÖGK - Softwareentwicklung & -wartung Titel: Kooperationsvertrag und Betreuungsvertrag Datum des Vertragsabschlusses: 12/09/2025 6.1.4 Statistische Informationen: Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge: Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1 8. Organisationen 8.1 ORG-5170 Offizielle Bezeichnung: Österreichische Gesundheitskasse Registrierungsnummer: 9110027589349 Abteilung: Österreichische Gesundheitskasse (Landesstelle Niederösterreich), Fachbereich IT Management und IT Organisation Postanschrift: Wienerbergstraße 15-19 Stadt: Wien Postleitzahl: 1100 Land, Gliederung (NUTS): Wien (AT130) Land: Österreich Kontaktperson: Österreichische Gesundheitskasse (Landesstelle Niederösterreich), Fachbereich IT Management und IT Organisation E-Mail: manfred.gram@oegk.at Telefon: +43 50766125501 Internetadresse: https://www.gesundheitskasse.at Rollen dieser Organisation: Beschaffer 8.1 ORG-6714 Offizielle Bezeichnung: Bundesverwaltungsgericht Registrierungsnummer: 9110008059823 Postanschrift: Erdbergstraße 192-196 Stadt: Wien Postleitzahl: 1030 Land, Gliederung (NUTS): Wien (AT130) Land: Österreich E-Mail: einlaufstelle@bvwg.gv.at Telefon: +43 160149 Internetadresse: https://www.bvwg.gv.at/ Rollen dieser Organisation: Überprüfungsstelle 8.1 ORG-3882 Offizielle Bezeichnung: jotas Services GmbH Registrierungsnummer: 9110017162774 Postanschrift: Innovationsplatz 1 Stadt: Wartberg ob der Aist Postleitzahl: 4224 Land, Gliederung (NUTS): Mühlviertel (AT313) Land: Österreich E-Mail: office@jotas.at Telefon: +43 676845574559 Rollen dieser Organisation: Bieter Gewinner dieser Lose: LOT-2564 11. Informationen zur Bekanntmachung Kennung/Fassung der Bekanntmachung: e38af484-3311-4ad8-82d9-31d1e97f0793 - 01 Formulartyp: Ergebnis Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung Unterart der Bekanntmachung: 29 Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 03/10/2025 16:39:00 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 656845-2025 ABl. S – Nummer der Ausgabe: 192/2025 Datum der Veröffentlichung: 07/10/2025