Fahrservice für die Hamburg Sustainability Conference 2026

HAMBURG BUSTAINABILITY CONFERENCE Öffentliche Ausschreibung „Fahrservice für die Hamburg Sustainability Conference 2026“ A) BEZEICHNUNG (ANSCHRIFT) DER ZUR ANGEBOTSABGABE AUFFORDERNDEN STELLE, DER DEN ZUSCHLAG ERTEILENDEN STELLE SOWIE DIE STELLE, BEI DER DIE ANGEBOTE EINZUREICHEN SIND Auftraggeber: Hamburg Sustainability Conference gGmbH Georgenstraße 22 10117 Berlin B) ART DER VERGABE Es findet eine öffentliche Ausschreibung einer Dienstleistung nach der UVgO statt. Die Durchführung des Vergabeverfahrens erfolgt, weil die Finanzierung aus Zuwendungen erfolgt und sich die Verpflichtung zur Anwendung Vergaberichtlinien aus dem Zuwendungsbescheid ergibt. C) FORM, IN DER ANGEBOTE EINZUREICHEN SIND Angebote bedürfen der Schriftform. Das Angebot ist in einem doppelten Briefumschlag beim Auftraggeber einzureichen. Der innere Umschlag muss verschlossen sein und mit den Angaben Angebot „Fahrservice für die Hamburg Sustainability Conference 2026“ Ablauf der Angebotsfrist am Dienstag, 19. Mai 2026, 12.00 Uhr beschriftet sein. Der äußere, ebenfalls zu verschließende Umschlag trägt nur die Anschrift der Hamburg Sustainability Conference gGmbH. Hamburg Sustainability Conference gGmbH Georgenstraße 22 10117 Berlin Das Angebot ist vollständig und im Original unterschrieben und ungebunden einzureichen. Das Angebot ist in deutscher Sprache abzufassen. Änderungen des Bieters an seinen Eintragungen müssen zweifelsfrei sein. Etwaige Änderungen bzw. Berichtigungen des Angebotes durch den Bieter sind vor Ablauf der Angebotsfrist in gleicher Form wie das Angebot einzureichen. Der Bieter muss im Angebot angeben, wenn für den Gegenstand des Angebotes gewerbliche Schutzrechte bestehen oder vom Bieter oder anderen beantragt sind, oder er erwägt, Angaben aus seinem Angebot für die Anmeldung eines gewerblichen Schutzrechts zu verwerten. D) ART UND UMFANG DER LEISTUNG SOWIE ORT DER LEISTUNG Ort der Ausführung, der Lieferung bzw. Dienstleistungserbringung: Hamburg, Deutschland Beschreibung der Leistung: Die Hamburg Sustainability Conference (HSC) ist eine globale Plattform für führende Persönlichkeiten aus Politik, Wirtschaft, Wissenschaft und Zivilgesellschaft, die gemeinsam Lösungen zur Beschleunigung der Umsetzung der UN-Nachhaltigkeitsziele entwickeln. Die dritte HSC, auf die sich diese Ausschreibung bezieht, wird am 29.-30. Juni 2026 in Hamburg stattfinden. Veranstaltungsort ist der verbundene Gebäudekomplex der Hamburger Handelskammer und des Hamburger Rathauses. Die HSC wurde durch das Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ), United Nations Development Programme (UNDP), die Freie und Hansestadt Hamburg sowie die Michael Otto Stiftung initiiert. Veranstalterin ist die Hamburg Sustainability Conference gGmbH. Auftragsgegenstand: Für den Fahrservice für die teilnehmenden Delegationen schreibt die Veranstalterin Hamburg Sustainability Conference gGmbH folgende Fahrdienstleistungen aus. Wir bitten, die genauen Anforderungen an das Personal für die Erbringung der Dienstleistung in der folgenden Leistungsbeschreibung und in Anlage 5 zu beachten. I. Fahrservice mit 10 VIP-Limousinen bei der HSC 2026 vom 28.-30.6.2026 Der ausgeschriebene Fahrservice beinhaltet pro Tag a. jeweils eine VIP-Limousine mit Chauffeur Anforderungen an die VIP-Limousine: Limousine der Oberklasse in schwarz (Audi A8, BMW 7er, Mercedes S-Klasse oder vergleichbar bzw. möglichst elektrisch oder hybrid Mercedes EQS, Mercedes EQE, BMW i7, BMW iX oder vergleichbar); gepflegter und neuwertiger Zustand b. Kraftstoff, Versicherungen, gängige Reinigungskosten, An- und Abfahrtskosten zum Startpunkt für alle Fahrzeuge c. Fahrtbewegungen beschränken sich auf das Hamburger Stadtgebiet, ggf. als Kolonnenfahrten mit Polizei. Dies beinhaltet auch Fahrten zum Flughafen Hamburg als mögliche längste Strecke (Radius Luftstrecke von max 10km). Die Fahrtbewegungen werden wenige Tage vor der Veranstaltung festgelegt. Weitere Fahrten können nach Weisung vor Ort erfolgen. d. Verfügbarkeitszeiten des beschriebenen Fahrservices an den gebuchten Tagen im Rahmen von 10 Stunden täglich mit flexibler Startzeit; für den Fall längerer Einsatzzeiten bitten wir den Preis pro zusätzliche Überstunde Fahrservice im Angebot auszuweisen e. Direkte mobile Erreichbarkeiten der einzelnen Fahrer (bzw. fest zugewiesenes Fahrzeugtelefon) für den Auftraggeber (HSC) und ggf. beauftragte Dienstleister. Proaktiver Anruf der Limousinenfahrer an den Kolonnenkoordinator am Tag vor Einsatzstart. f. Wir bitten um die Angabe einer Buchungsfrist, zu der die genaue Anzahl der benötigten Fahrservices festgelegt wird. Bitte beachten Sie zusätzlich, dass aufgrund volatiler Zeitplanungen unserer Gäste, konkrete Einsatzzeiten der einzelnen gebuchten Fahrservices erst kurz vor der Veranstaltung greifbar werden. Der Dienstleister muss in der Lage sein auf kurzfristige Änderungen (stundenweise frühere/spätere Ankunft/Abflug) reagieren zu können. g. Wir bitten ebenfalls um die Angabe etwaiger Stornierungsregelungen, insbesondere in Zusammenhang der in 1.f. angegebenen Frist und die Aufführung von Kosten und Frist bei Nach- bzw. Zusatzbuchungen. h. Gegebenenfalls kann die Notwendigkeit entstehen, die Limousinen mit Vans (zusätzlich zu II.) zu ersetzen. Wir bitten demnach ebenfalls um die Angabe einer HAMBURG BÜTZNAHASLITZ CONFERENCE Frist und Erläuterungen in welcher Form und bis zu welchem Zeitpunkt dies umgesetzt werden kann. II. Fahrservice mit Vans für weitere Gäste der HSC 2026 vom 28.-30.6.2026/ 01.07.2026 Der ausgeschriebene Fahrservice beinhaltet a. jeweils einen Van mit Chauffeur Anforderungen an den Van: Mercedes V-Klasse oder vergleichbar bzw. elektrisch EQV oder vergleichbar in schwarz mindestens mit Sitzplätzen für 1 Chauffeur (Fahrersitz), 1 Liaison Officer/ Kolonnenkoordinator (Beifahrersitz), sowie mindestens 5 Fahrgäste; gepflegter und neuwertiger Zustand. b. Kraftstoff, Versicherungen, gängige Reinigungskosten, An- und Abfahrtskosten zum Startpunkt für alle Fahrzeuge c. Fahrtbewegungen beschränken sich auf das Hamburger Stadtgebiet, ggf. als Kolonnenfahrten mit Polizei. Dies beinhaltet auch Fahrten zum Flughafen Hamburg als mögliche längste Strecke (Radius Luftstrecke von max 10km). Die Fahrtbewegungen werden wenige Tage vor der Veranstaltung festgelegt. Weitere Fahrten können nach Weisung vor Ort erfolgen. d. Verfügbarkeitszeiten des beschriebenen Fahrservices an den gebuchten Tagen im Regelfall im Rahmen von 10 Stunden täglich mit flexibler Startzeit; für den Fall längerer Einsatzzeiten bitten wir den Preis pro zusätzliche Überstunde im Angebot auszuweisen e. Auftragsvolumen: 15 Vans vom 28.06.-30.06.2026 (3 Tage) und zusätzlich 6 Vans vom 28.06.-01.07.2026 (4 Tage) f. Direkte mobile Erreichbarkeiten der einzelnen Fahrer (bzw. fest zugewiesenes Fahrzeugtelefon) für den Auftraggeber (HSC) und ggf. beauftragte Dienstleister. Proaktiver Anruf der Vanfahrer an den Kolonnenkoordinator am Tag vor Einsatzstart. g. Wir bitten um die Angabe einer Buchungsfrist, zu der die genaue Anzahl der benötigten Fahrservices festgelegt wird. Bitte beachten Sie zusätzlich, dass aufgrund volatiler Zeitplanungen unserer Gäste, konkrete Einsatzzeiten der einzelnen gebuchten Fahrservices erst kurz vor der Veranstaltung greifbar werden. Der Dienstleister muss in der Lage sein auf kurzfristige Änderungen (stundenweise frühere/ spätere Ankunft/ Abflug) reagieren zu können. h. Wir bitten ebenfalls um die Angabe etwaiger Stornierungsregelungen, insbesondere in Zusammenhang der in 2.f. angegebenen Frist und die Aufführung von Kosten und Frist bei Nach- bzw. Zusatzbuchungen. Der jeweilig ausgeschriebene Fahrservice unter I. und II. kann je nach Sicherheitseinstufung zwingend in einer Kolonne (Staats- und Regierungschefs und Minister*innen bzw. weitere Gäste mit ihren jeweiligen Delegationen) erfolgen müssen. III. Personaleinsatz: Einsatzleitung und / oder Dispatcher (27.6.-01.7.) a. Koordination der Fahrtbewegungen der eingesetzten Fahrer und Fahrzeuge (die Festlegung und Planung der Fahrtbewegung erfolgt durch einen weiteren Dienstleister der HSC). b. Nennung von Personendaten gemäß Sicherheitskonzept zur Akkreditierung der Fahrer bis zum 15.6.2026. c. Nennung von Fahrzeugdetails (Mobilfunknummer Fahrzeugtelefon, Modell, Kennzeichen, Fahrernamen) wird bis 1 Woche vor Einsatzstart garantiert (21.06.2026) HAMBURG AUSTAINABILITY CONFERENCE d. Mindestanforderungen an Einsatzleitung bzw. Dispatcher: Sehr gute Sprachkenntnisse im Deutschen und Englischen in Wort und Schrift e. Verfügbarkeit für eine vorab-Begehung im Mai oder Juni 2026 in Hamburg. f. Wir bitten um die Angabe der hierfür notwendigen Personenanzahl und die separate Angabe der hierfür vorgesehenen Kosten. g. Wir bitten um Einreichung eines Personalkonzeptes (1 Seite). Führen Sie das Koordinierungspersonal (vor Ort) in einem Steckbriefähnlichen Format namentlich auf - inkl. Erfahrung bei vergleichbaren Aufträgen und Sprachkenntnissen. IV. Fremdkosten Fahrdienstleister (Ausstattung / Sachkosten / Verpflegung / Unterbringung) a. Wir bitten um eine Aufschlüsselung aller weiterer anfallenden, auch möglichen Kosten zur Erbringung der ausgeschriebenen Leistung, insbesondere für den Fall, dass Fahrer eingesetzt werden, die nicht in Hamburg wohnhaft sind. b. Wir bitten zu beachten, dass die zu erwartenden Parkgebühren an den Veranstaltungstagen 29./30.6. und am 1.7. am Veranstaltungsort Hamburger Rathaus nicht zu berücksichtigen sind und Parkmöglichkeiten durch die Hamburg Sustainability Conference gGmbH gestellt werden. c. Alle Fremdkosten sind im Leistungsverzeichnis anhand der Bedarfe aufzuschlüsseln. Wir weisen auch auf die folgenden Dokumente hin, welche bei der Einschätzung der notwendigen Leistungen helfen sollen: - Guest Fact Sheet: https://www.sustainability-conference.org/files/content/downloads/20241008%20HSC%20Guests%20Fact%20Sheet.pdf E) ETWAIGE VORBEHALTE WEGEN DER TEILUNG IN LOSE, UMFANG DER LOSE UND MÖGLICHE VERGABE DER LOSE AN VERSCHIEDENE BIETER Um die bestmögliche Qualität in der Umsetzung und Effizienz in den Planungsprozessen zu gewährleisten, sollen die Dienstleistungen durch einen Anbieter erfolgen. Es ist keine Aufteilung in Lose vorgesehen. F) ZULASSUNG VON NEBENANGEBOTEN Neben-/Alternativangebote sind nicht zulässig. G) ETWAIGE BESTIMMUNGEN ÜBER DIE AUSFÜHRUNGSFRIST 27. Juni 2026 – 1. Juli 2026 H) BEZEICHNUNG UND ANSCHRIFT DER STELLE, DIE DIE VERGABEUNTERLAGEN ABGIBT ODER BEI DER SIE EINGESEHEN WERDEN KÖNNEN Im Falle von Fragen an den Auftraggeber können diese ausschließlich schriftlich per E-Mail gestellt werden. Ansprechpartner: Hamburg Sustainability Conference gGmbH Bennet Gabriel E-Mail: bennet.gabriel@sustainability-conference.org Bieterfragen werden anonymisiert samt der Antworten unter https://www.sustainability-conference.org/tender/ veröffentlicht. Die interessierten Unternehmen sind gehalten, sich während des Vergabeverfahrens unter https://www.sustainability-conference.org/tender/ über etwaige Bieterinformationen und die Beantwortung von Fragen sowie Aktualisierungen zu informieren. I) ABLAUF DER ANGEBOTSFRIST 19. Mai 2026, 12.00 Uhr (Eingang bei der Hamburg Sustainability Conference gGmbH) J) DIE HÖHE ETWA GEFORDERTER SICHERHEITSLEISTUNGEN Sicherheitsleistungen werden nicht gefordert. K) DIE WESENTLICHEN ZAHLUNGSBEDINGUNGEN ODER ANGABE DER UNTERLAGEN, IN DENEN SIE ENTHALTEN SIND Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bieters gelten nicht. Es erfolgt eine leistungsbezogene Abrechnung, die auf die angebotene Gesamtsumme des Angebotsbetrags begrenzt ist. L) DIE MIT DEM ANGEBOT VORZULEGENDEN UNTERLAGEN, DIE GGF. VOM AUFTRAGGEBER FÜR DIE BEURTEILUNG DER EIGNUNG DES BIETERS VERLANGT WERDEN Hinweise zu den Eignungsnachweisen: HAMBURG BÜSTNABILITY CONFERENCE Die Vorlage der Nachweise in Kopie ist ausreichend, die Vergabestelle behält sich jedoch vor, zur Prüfung die Nachreichung vor Originalen zu fordern. Bei Bietergemeinschaften sind die entsprechenden Nachweise der Zuverlässigkeit für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft vorzulegen; im Übrigen müssen in Summe alle geforderten Nachweise vorliegen. Der Auftraggeber behält sich vor, von den Bietern, die in die engere Wahl kommen, die Benennung von evtl. Unterauftragnehmern sowie die Vorlage von Eignungsnachweisen für die Unterauftragnehmer und die verbindliche schriftliche Erklärung des/der Unterauftragnehmer(s), dass diese(r) für den Fall des Zuschlags für die Erbringung der vorgesehenen Teile der Dienstleistung gegenüber dem Bieter zur Verfügung steht/stehen, zu fordern. ANGABEN ZUR SITUATION DES DIENSTLEISTERS SOWIE ANGABEN UND FORMALITÄTEN, DIE ZUR BEURTEILUNG DER FRAGE ERFORDERLICH SIND, OB DIESER DIE WIRTSCHAFTLICHEN UND TECHNISCHEN MINDESTANFORDERUNGEN ERFÜLLT: 1. Auszug aus dem Handelsregister oder Vergleichbares. 2. Beschreibung des Bieters und seiner institutionellen Struktur sowie des geplanten Projektteams (Organigramm). 3. Angabe einer Kontaktperson mit Kommunikationsdaten. 4. Bei Kooperationen: Art der Arbeitsteilung und Umfang/Beschreibung der jeweiligen Teilleistungen. 5. Nachweis von einschlägigen Referenzen wie unter Anlage 4 genannt 6. Eigenerklärung zu Ausschlussgründen nach §§ 123 und 124 GWB sowie § 23 [AEntG], §21 MiLoG, § 21 SchwarzArbG und § 98 c AufenthaltsG. § 123 Abs. 1 Nr. 4 und 5 GWB findet auch insoweit Anwendung, soweit sich die Straftat gegen öffentliche Haushalte richtet. § 124 Abs. 1 Nr. 7 GWB findet mit der Maßgabe Anwendung, dass die mangelhafte Vertragserfüllung weder zu einer vorzeitigen Beendigung des Vertrags noch zu Schadensersatz oder einer vergleichbaren Rechtsfolge geführt haben muss. BEDINGUNGEN BETREFFEND DEN DIENSTLEISTUNGSAUFTRAG/ RECHTSFORM DES BIETERS: Nicht vorgeschrieben IST DIE DIENSTLEISTUNGSERBRINGUNG EINEM BESONDEREN BERUFSSTAND VORBEHALTEN? Nein MÜSSEN JURISTISCHE PERSONEN DIE NAMEN UND DIE BERUFLICHE QUALIFIKATION DER FÜR DIE AUSFÜHRUNG DER DIENSTLEISTUNG VERANTWORTLICHEN PERSONEN ANGEBEN? Ja M) DIE HÖHE ETWAIGER VERVIELFÄLTIGUNGSKOSTEN UND DIE ZAHLUNGSWEISE Für die Erstellung des Angebots werden keine Kosten erstattet. N) ZUSCHLAGSKRITERIEN Den Zuschlag erhält das wirtschaftlich günstigste Angebot gemäß nachstehenden Kriterien (Gewichtung in Klammern): 1. Nachhaltigkeit und Qualitätsmanagement (15 %) HAMBURG BÜSTANFABILITY CONFERENCE Die Bereitstellung von Elektrofahrzeugen oder Hybridelektrofahrzeugen ist erwünscht. Die aufgeführten Mindestanforderungen an die Fahrzeuge dürfen unter dieser Maßgabe jedoch nicht unterschritten werden. Es steht dem Angebotsersteller frei eine Mischung aus Hybrid-, Verbrenner- und elektrischen Fahrzeugen zu listen. Die Bewertung erfolgt mit Blick auf ein vorgelegtes Nachhaltigkeitskonzept für die Durchführung dieser Dienstleistung. Maßgeblich sind sowohl die Quote bei dem Einsatz von Elektro- und Hybridfahrzeugen und eine Beschreibung des eigenen Nachhaltigkeitsansatzes des Bieters bezüglich der Erbringung der Dienstleistung. Verfügt der Angebotsersteller über Zertifizierungen in den Bereichen Nachhaltigkeit und Qualitätsmanagement (idealerweise zertifiziert nach ISO 9001) sind diese bitte zu nennen und in der jeweiligen Qualitätsstufe aufzuführen/ zu belegen. Bitte führen Sie im Nachhaltigkeitskonzept den Kraftstoffverbrauch aller Fahrzeuge auf und nennen Sie Anzahl und Typ an elektrischen und hybrid-Fahrzeugen, bzw. deren garantierten Anteil an der Gesamtflotte für diesen Einsatz. Das Angebot mit dem schlüssigsten Nachhaltigkeitskonzept erhält die volle Punktzahl (15 Punkte). 2. Referenzen (10%) Die Bewertung erfolgt insbesondere im Blick auf die angegebenen Referenzen von ähnlichen Projekten für den genannten Leistungsumfang wie im Leistungsverzeichnis dargestellt. Bewertungsmaßstab sind hierbei die nachweisliche erfolgreiche Durchführung des Fahrservices ähnlicher Veranstaltungen mit hochrangiger politischer Beteiligung (auf Ebene Staats- und Regierungschefs und/oder Minister). Schriftliche Referenzschreiben (vergangener wie aktueller Projekte) können dem Angebot beigelegt werden. Das Angebot mit den für den Projektumfang qualitativ hochwertigsten Referenzen erhält die volle Punktzahl (10 Punkte). 3. Personalkonzept (15%) Die Bewertung erfolgt im Blick auf die Personalplanung für das Vorhaben. Das Angebot mit dem aus Qualifikationssicht schlüssigsten Personalkonzept (relevante Berufserfahrung der/des namentlich aufgeführten Dispatcher(s) sowie Beschreibung der Mindestqualifikationen der eingebundenen FahrerInnen) (siehe Leistungsbeschreibung D) III.) erhält die volle Punktzahl (15 Punkte). 4. Preis des Angebots (60%) Herangezogen wird die Gesamtsumme nach Leistungsverzeichnis. Der niedrigste angebotene Preis erhält 60 Punkte. Die übrigen Angebote erhalten entsprechend des Preisabstands zum niedrigsten Angebot weniger Punkte. O) ZUSCHLAGS- UND BINDEFRIST Die Zuschlags- und Bindefrist endet am 26.05.2026 um 18:00 Uhr. Der Zuschlag wird dem erfolgreichen Bieter innerhalb der Zuschlagsfrist schriftlich mitgeteilt. HAMBURG BÜTZENBÄBLITT CONFERENCE P) BESONDERE HINWEISE FÜR BIETERGEMEINSCHAFTEN Bietergemeinschaften müssen gesamtschuldnerisch haften. Sämtliche Mitglieder einer Bietergemeinschaft sind im Teilnahmeantrag zu benennen und eines der Mitglieder ist als bevollmächtigter Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrags zu bezeichnen. Q) BESTIMMUNG ÜBER NICHT BERÜCKSICHTIGTE ANGEBOTE Der Bieter unterliegt mit der Abgabe seines Angebots den Bestimmungen über nicht berücksichtigte Angebote. Er erklärt sich damit einverstanden, dass im Fall der Zuschlagserteilung auf sein Angebot den nicht berücksichtigten Bietern der Name des erfolgreichen Bieters mitgeteilt wird. Der Bieter erklärt sich damit einverstanden, dass die von ihm mitgeteilten personenbezogenen Daten für das Vergabeverfahren verarbeitet und gespeichert werden können. Die Bieter sind gehalten, die bei ihnen tätigen Personen, deren Daten sie im Rahmen des Vergabeverfahrens weitergeben, entsprechend zu informieren. R) CHECKLISTE Mit dem Angebot sind folgende Unterlagen vorzulegen: Die vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten Formulare dürfen nicht verändert werden. - Angebotsschreiben (inklusive aller Anlagen) - Leistungsverzeichnis der Leistungen als Excel-Tabelle - Nachweise der Eignung gemäß Punkt