Entwicklung und Implementierung eines Chatbots für die Plattform jetzttransformieren.de im Projekt transform.by

f-bb Nürnberg, 04.03.26 Forschungsinstitut Betriebliche Bildung Ausschreibung „Entwicklung und Implementierung eines Chatbots für die Plattform jetzt-transformieren.de im Projekt transform.by“ 1. Ausschreibungsbestimmungen 1.1. Zur Angebotsabgabe auffordernde Stelle, den Zuschlag erteilende Stelle sowie Stelle, bei der die Angebote einzureichen sind: Name: Forschungsinstitut Betriebliche Bildung (f-bb) gemeinnützige GmbH Straße: Rollnerstraße 14 Ort: 90408 Nürnberg Telefon: 0911/27779-0 Ansprechpartner*in: vergabe@f-bb.de Geschäftszeichen: AUTO_Chatbot Projektkürzel: AUTO Auftragsnummer: 9510160249 1.2. Art der Vergabe Öffentliche Ausschreibung nach der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen – Teil A „Allgemeine Bestimmungen für die Vergabe von Leistungen“ (VOL/A) bzw. der Verfahrensordnung für die Vergabe öffentlicher Liefer- und Dienstleistungsaufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte (Unterschwellenvergabeordnung – UVgO) 1.3. Ausschreibungsweite (nur bei öffentlichen Ausschreibungen) National 1.4. Vergabeverfahren (nur bei öffentlichen Ausschreibungen) UVgO 1.5. Abgabe der Angebote Die Angebote können folgendermaßen eingereicht werden: auf elektronischem Weg (E-Mail) (max. 14 MB, keine ZIP-Dateien) 1.6. Aufteilung nach Losen Die Gesamtleistung bildet ein Los. 1.7. Zulassung von Nebenangeboten Nebenangebote werden nicht zugelassen. 1.8. Termine Aktion Termin Schlusstermin für Rückfragen 13.03.2026, 23:45 Uhr Angebotsabgabe bis spätestens (Eingangsfrist) 25.03.2026, 23:45 Uhr (Eingang beim f-bb) Zuschlags- und Bindefrist 11.05.2026 Der Zuschlag wird dem erfolgreichen Bieter innerhalb der Bindefrist in Textform mitgeteilt. 2. Art und Umfang der Leistung 2.1. Allgemeine Informationen zum Projekt und zum Vergabegegenstand Das vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie geförderte Projekt transform.by unterstützt von 01.07.2022 bis 31.12.2026 die Transformation der Fahrzeug- und Fahrzeugzulieferindustrie in Bayern. Digitalisierung, Energiekrise, Elektromobilität und Zulieferbeziehungen machen umfassende Anpassungen in den Unternehmen notwendig. Das Ziel von transform.by als bayernweites Transformationsnetzwerk ist es, insbesondere kleine und mittlere Unternehmen (KMU) im Transformationsprozess mit Analyse, Beratung, Vernetzung und Qualifizierungsangeboten gezielt zu unterstützen. Das f-bb analysiert dabei die Auswirkungen der Transformation auf Qualifizierung und Beschäftigung. Auf Basis von betrieblichen Fallstudien leitet es Handlungsempfehlungen für die teilnehmenden Betriebe im Bereich Qualifizierung ab: es werden Lernpfade und Qualifizierungsmaßnahmen sowie Lehr- und Lernmaterialien entwickelt, um Beschäftigte (Fach- und Führungskräfte) in der Automobilindustrie auf die Herausforderungen der Transformation vorzubereiten. Die im Projekt entstandenen Erkenntnisse und Materialien (Online-Selbstcheck, Qualifizierungsmaßnahmen, Lernreisen, Fallstudienberichte, Lernvideos) finden sich auf der digitalen Anlaufstelle https://jetzt-transformieren.de/. Der Auftragsgegenstand beinhaltet Konzeption, Programmierung und Etablierung eines Chatbots für diese Plattform, welcher verschiedene Nutzergruppen zu Fragen der Transformation beraten, zu Angeboten der Plattform leiten und an gezielten Punkten Reflexionsfragen zum selbständigen Weiterdenken und -arbeiten stellen soll. ## 2.2. Leistungsbeschreibung Für das Projekt transform.by soll, gerahmt von Kick-Off und Kick-Out Terminen sowie regelmäßigen Absprachen zwischen Auftraggeber (f-bb, im Folgenden AG) und Auftragnehmer (im Folgenden AN), ein in die bestehende Plattform (jetzt-transformieren.de) integrierter Chatbot inkl. vorab festgelegter Funktionen sowie Anpassungs- und Erweiterungsmöglichkeiten entwickelt werden. Die Ausschreibung dient dabei als wesentliche Vertragsgrundlage für die Ausgestaltung. Zielgruppe Die Plattform – und damit auch der zu entwickelnde Chatbot – richtet sich primär an Führungskräfte (Geschäftsführungen, Personalmanagement, weitere Führungskräfte) von Unternehmen aus der Automobil- und Zulieferindustrie. Insbesondere die Bedarfe von kleinen und mittelständischen Unternehmen stehen hierbei im Fokus. Darüber hinaus können etwa auch die interessierte (Fach-)Öffentlichkeit, Sozialpartner, Arbeitnehmervertretungen wie Betriebsräte sowie andere Transformationsnetzwerke als Adressat*innen in Frage kommen. Es ist davon auszugehen, dass die Zielgruppen nur begrenzt Zeit zur Nutzung externer Angebote aufwenden können. Zielsetzung & Funktionen Die Plattform unterstützt Unternehmen bei ihrer Standortbestimmung sowie der Strukturierung ihrer Vorgehensweise im Transformationsprozess. Der Chatbot soll diese Unterstützung ergänzen, indem er folgende Funktionen aufweist: 1. Informationsvermittlung: Nutzer*innen zu Themen der Plattform (Digitalisierung, Fachkräfteentwicklung, Best Practices anderer Unternehmen, etc.) beraten und relevante Inhalte der Plattform bereitstellen. 2. Navigation & Orientierung: Nutzer*innen gezielt zu passenden Angeboten der Plattform (Selbstcheck, Lernreisen, einzelne Qualifizierungsmaßnahmen, Artikeln) leiten. 3. Reflexionsförderung: Durch „sokratische“ Fragen die Nutzer*innen anregen, eigene Ideen zu entwickeln, Inhalte ins Unternehmen zu übertragen und Handlungsschritte abzuleiten. 4. Personalisierung: Unterschiedliche Nutzergruppen (Geschäftsführungen, Personaler*innen, Führungskräfte) erkennen und deren Bedarfe berücksichtigen. 5. Erweiterbarkeit: technische Basis schaffen, um den Chatbot später um neue Inhalte und Funktionen ergänzen zu können. 6. Integration: Nahtlose Einbindung in die bestehende Plattform jetzt-transformieren.de unter Berücksichtigung von KI-Verordnung, Datenschutz und Barrierefreiheit. Bitte stellen Sie die Umsetzung der folgenden Umsetzungskriterien und Arbeitspakete in Ihrem Angebot dar. Bitte geben Sie dabei einen separaten Finanzplan mit Auflistung aller Kosten an, in dem Sie auch die Vorgehensweise und Arbeitstätigkeiten in den jeweiligen Arbeitspaketen beschreiben, zusammen mit einer aussagekräftigen Zeitplanung. Weisen Sie dabei die einzelnen Arbeitspakete getrennt aus. Bitte beachten Sie auch die unter „Erläuterungen“ genannten Hinweise zur Ausarbeitung Ihres Angebots. # Umsetzung der geforderten Leistungen nach Arbeitspaketen Folgende Arbeitspakete (AP) sind Bestandteil der ausgeschriebenen Leistung: AP0 Projektmanagement, Abstimmung zwischen AG und AN ----- -------------------------------------------------- AP1 Inhaltliche Umsetzung AP2 Technische Umsetzung AP3 Design, Datenschutz und Nutzungsrechte AP4 Ermöglichung nachhaltiger Nutzung durch AG AP0 Projektmanagement, Abstimmung zwischen AG und AN — — Anforderungen: - Kick-Off und Kick-Out Meetings mit AG. - Regelmäßige Status-Updates und Abstimmungen. - Erstellung eines Projektplans mit Meilensteinen. - Dokumentation aller Entscheidungen und Änderungen. - Sicherstellung der Einhaltung von Zeit- und Budgetvorgaben. Kick-Off Ziel des Termins ist die Entwicklung eines gemeinsamen Verständnisses von Zielen, Funktionsweise und „Charakter“ des Chatbots sowie der Ziel- und Anspruchsgruppen. Themen sind darüber hinaus Klärungen und Absprachen auf der Grundlage des Angebots zum gemeinsamen Vorgehen im iterativen Prozess über den genannten Leistungszeitraum unter Einbeziehung der Ausgangslage, Vorstellungen und Rahmenbedingungen. - Terminierung ca. eine Woche nach Zuschlagserteilung. - Der Termin umfasst insgesamt 4-5 Stunden (exkl. Pausen). - Der Termin findet in Absprache online oder in den Räumlichkeiten des AG (Rollnerstraße 14, 90408 Nürnberg) statt. - Von Seiten des Auftraggebers werden voraussichtlich 3 Personen teilnehmen. Vorabnahme des bisherigen Ergebnisses nach Testphase der Pilotversion - Termin nach Abschluss der Testphase der Pilotversion (ca. August 2026) - Im Termin stellt der AN die bisherigen Ergebnisse der inhaltlichen und technischen Umsetzung des Chatbots vor und die nächsten Schritte werden von AG und AN gemeinsam festgelegt. - Der Termin findet in Absprache online oder in den Räumlichkeiten des AG (Rollnerstraße 14, 90408 Nürnberg) statt. Kick-Out Ziel des Termins ist die inhaltliche Zusammenfassung und Darstellung des entwickelten Produktes durch den AN sowie die Diskussion ggf. noch ausstehender/unvollständiger Bestandteile und Weiterentwicklungsmöglichkeiten. - Terminierung ca. eine Woche nach Abschluss aller vom AG abgerufenen APs (geplant spätestens im November 2026) - Der Termin umfasst etwa zwei Stunden (exkl. Pausen). - Der Termin findet in Absprache online oder in den Räumlichkeiten des AG (Rollnerstraße 14, 90408 Nürnberg) statt. Regelmäßige Abstimmungstermine im Bearbeitungszeitraum Während des Leistungszeitraums finden darüber hinaus kontinuierlich Absprachen im Sinne einer agilen Softwareentwicklung zwischen AG und AN, ausgerichtet an den jeweiligen Bedarfen, statt. Für Rückfragen während der Programmierung steht dem AN an festgelegten Wochentagen und Zeiträumen (wird im Kick-Off festgelegt) eine Projektmitarbeiter*in zur Verfügung. Die genauen Kontaktdaten (Telefonnummer/E-Mail) werden nach Vertragsabschluss bekannt gegeben. AP1 Inhaltliche Umsetzung Anforderungen: - Entwicklung eines Gesprächsleitfadens für den Chatbot inkl.: Informationsmodule (z.B. zu Transformationsthemen), Reflexionsfragen (sokratischer Ansatz), Navigationslogik zu Plattformangeboten. - Erstellung von System-Prompts (ggf. angepasst an unterschiedliche Arten von Anfragen – insb. auch für Retrieval-Augmented Generation bei Fragen zu Website-Inhalten) für den Chatbot. - Regelmäßige Abstimmung der Inhalte mit AG. - Sicherstellung der Verständlichkeit und Nutzerfreundlichkeit. Funktionsweise des Chatbots - Im Kern soll der Chatbot auf einem großen Sprachmodell basieren (siehe Anmerkungen zur technischen Umsetzung unten), wobei das Antwortverhalten durch alternative, vor- und/oder nachgeschaltete Algorithmen ergänzt wird (s.u.). - Inhalte der Website sollen bei Bedarf in den Antwortprozess des großen Sprachmodells integriert werden (i.S.v. Retrieval-Augmented Generation). Die Wissensgrundlage des Chatbots sollte dabei in regelmäßigen Abständen aktualisiert werden, um gelöschte, geänderte oder ergänzte Website-Inhalte in der Vektordatenbank entsprechend zu aktualisieren. - Quellen, die vom Chatbot genutzt werden, sollten vorgegebene Materialsammlungen (wie die bestehende Webseite jetzt-transformieren.de) sein und div. Formate genauso inkludieren wie selektierte Quellen anderer Server und aus dem Internet. Ein Cron-Job gewährleistet dabei die Übernahme von Inhalten/Daten aus der Website/weitere Medien von einem Rohdaten-Server. - ausgewählte Fragen (z.B. solche, die in einer manuell kuratierten FAQ-Liste hinterlegt sind oder ggf. auf Fragen, die im Cache des Systems bereits hinterlegt sind) werden nach Möglichkeit nicht durch ein großes Sprachmodell, sondern durch eine Wiedergabe der bereits hinterlegten Antwort beantwortet (um Ressourcen zu schonen und nach Möglichkeit auch das Risiko von Falschaussagen generativer KI zu reduzieren). - unerwünschtes Verhalten (hate speech, Personenbezug, Prompt Injections, etc.) sollten durch deterministische Algorithmen abgefangen werden, bevor eine Anfrage an die KI (oder von der KI an den User) geht. AP2 Technische Umsetzung Sowohl in der Pilot- als auch in der Endversion sind vom AN folgende technischen Aspekte vollumfänglich zu gewährleisten/ umzusetzen: Anforderungen: - Auswahl geeigneter Chatbot-Technologie in Absprache mit dem AG – LLM, Embedding Service, Application, Storage, Database, etc. - Der Chatbot soll grundsätzlich quelloffen (z.B. als Python-Code) bereitgestellt und perspektivisch auf einem Web-Server des AG betrieben werden können. Die Einbindung von großen Sprachmodellen (Large Language Models) sollte via API erfolgen und flexibel angelegt sein (um bei Bedarf im Backend unkompliziert zu einem anderen Modell-Anbieter wechseln oder ein „on premises“ auf der Server-Struktur des AG betriebenes einbinden zu können). - Integration des Chatbots in die Plattform jetzt-transformieren.de. - Implementierung der definierten Funktionen (Beratung, Navigation, Reflexionsfragen). - Sicherheitsmechanismen bei Ausfall des Chatbot-Systems (Fallback). - Monitoring des Chatbot-Nutzungsverlaufes, Nutzung von KPIs, Dashboard, Auswahl des Monitoring-Tools. - Sicherstellung von: DSGVO-Konformität, Barrierefreiheit, Responsivität (Desktop/Mobil) und Konformität mit der KI-Verordnung der EU. - Testphase inkl. Fehlerbehebung und Optimierung. AP3 Design, Datenschutz und Nutzungsrechte Gestaltung des Layouts Die Leistung des AN besteht hier in der Ableitung eines geeigneten Designs für den Chatbot passend zu den anderen Inhalten der Plattform. Entsprechendes Corporate Design wird vom AG zur Verfügung gestellt. Für die Gestaltung der Navigation gibt es keine gesonderten Vorgaben. Im Angebot ist mindestens ein Gestaltungsvorschlag für die Navigationsgestaltung darzulegen. Berücksichtigung rechtlicher Vorgaben Rechtliche Vorgaben zur Barrierefreiheit (insb. BITV 2.0 und Richtlinie EU-2016/2102) sowie der EU-KI-Verordnung (AI Act) sind zu berücksichtigen. Service und Support Die Sicherstellung der Verfügbarkeit des Systems bei Störungen, Beseitigung von Störungen und Fehlern, Überprüfung und Durchführung von größeren Funktions- und Sicherheitsupdates, Systemanpassungen etc. im gesamten Planungs- und Durchführungszeitraum des Auftrags sind vom AG zu gewährleisten. Datenschutz Ein möglichst Cookie-armer Betrieb wird angestrebt. Es sollen keine Cookies oder Schriftarten von Dritten in der Chatbotstruktur enthalten sein. Der Auftragnehmer hat dafür Sorge zu tragen, dass der Chatbot datenschutzkonform ans Netz geht. Er wirkt bei der Formulierung der Datenschutzhinweise mit. Sollte eine Cookie Bar benötigt werden, hat der Auftragnehmer diese zu erstellen und zu implementieren. DSGVO-Konformität soll bei der Einbindung aller Elemente berücksichtigt werden. Nutzungsrechte Der AN räumt dem AG alle an der Arbeit entstehenden Nutzungsrechte für alle bekannten Nutzungsarten (Verwertungsformen) vollumfänglich und dauerhaft ein. Auch werden alle sonstigen übertragbaren Rechte und Ansprüche zur beliebigen Auswertung, treuhänderischen Verwaltung und Wahrnehmung schon jetzt für den Zeitpunkt ihrer jeweiligen Entstehung ausschließlich dem AG eingeräumt. Der AG ist in der Auswertung dieser Rechte und zur Wahrnehmung der hierfür im Gesetz festgelegten Vergütungsansprüche selbst oder durch Übertragung ausschließlicher oder einfacher Nutzungsrechte an Dritte frei. Alle Nutzungsrechte werden nach Finalisierung an den AG abgetreten. Aufgrund der Förderung mit öffentlichen Mitteln gehen die Nutzungsrechte ebenfalls an das projektfinanzierende Ministerium über. Ein Copyright ist auszuschließen. AP4 Ermöglichung nachhaltiger Nutzung durch AG Ziel dieses Arbeitspakets ist es, den AG in die Lage zu versetzen, den entwickelten Chatbot nach Ende des Vertragszeitraums eigenständig zu betreiben, warten und inhaltlich zu aktualisieren. Dies umfasst die Bereitstellung des Quellcodes (siehe Anmerkungen zur technischen Umsetzung oben) sowie die Dokumentation des Quellcodes für Entwickler*innen und Anwender*innen in Form eines aussagekräftigen Manuals. Ebenso sind alle zentralen Entscheidungen, verwendeten Modelle und Tools vom AG entsprechend zu dokumentieren. Der AG sollte auf Basis dieser Materialien in die Lage versetzt werden… - die zugrunde liegende Architektur, Logik und eingesetzten Technologien zu verstehen, - Inhalte und Daten selbstständig zu pflegen und aktualisieren zu können, - Einstellungen anzupassen (z. B. Dialogflüsse, Nutzergruppen, Antwortlogiken), - nachträglich neue Features installieren bzw. konfigurieren zu können. Die Befähigung erfolgt sowohl durch die genannte Dokumentation als auch durch strukturierte Einbindung des AG in den Entwicklungsprozess: Anforderungen: 1. Einbindung des Auftraggebers in die Entwicklung - Transparente Darstellung aller relevanten konzeptionellen und technischen Entscheidungen. - Regelmäßige Abstimmungen zu: - Architektur- und Technologieentscheidungen - Dialog- und Inhaltslogik - Priorisierung von Funktionen und Erweiterungen. - Nutzung gemeinsamer Tools (z. B. Editorentools) 2. Technische Voraussetzungen für nachhaltige Nutzung Der Auftragnehmer stellt sicher, dass: - der Chatbot auf einer wartungsfreundlichen, modularen und gut dokumentierten technischen Basis aufgebaut ist, - Administrations- und Redaktionsoberflächen vorhanden sind - Konfigurationen (z. B. Inhalte, Antworten, Entscheidungspfade, Dialoge, Themen/Inhalte ausschließen, Opt-out von Begriffen, etc.) angepasst werden können - der Zugriff auf Quellcode, Konfigurationsdateien und relevante Systeme geregelt übergeben wird. 3. Dokumentation & Übergabe - Bereitstellung einer vollständigen, verständlichen Dokumentation inkl. Systemarchitektur und Benutzermanual. - Übergabe aller relevanten Zugänge, Dateien und Lizenzen. - Klare Beschreibung von Abhängigkeiten (z. B. externe Dienste). 2.3. Teil B der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen Der Teil B der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen in der aktuell geltenden Fassung wird Gegenstand des Vertrags. 3. Vergabekriterien (Qualitäts-)Kriterium Unterkriterium Gewichtung K1. Preis Die Kostenpositionen sind differenziert aufzuführen (s.u. ‚Erläuterung‘). 30% K2. Qualität des Angebots Auflistung aller angefragten Leistungen inkl. Informationen und Auspreisung in einzelnen Positionen • Verständnis des Auftrags • Umsetzung der Leistungsbeschreibung • übersichtliche und ansprechende Gestaltung des Angebots • Innovation • Zielgruppenansprache • erste Ideen zur Auftragsausführung • Versicherung der Umsetzbarkeit im Rahmen der Zeitplanung • Performance des Chatbots (nutzerfreundliche Navigationsstruktur, inhaltlich sinnvolle Fragen & Antworten, Schnelligkeit der Antworten) | 50% | | K3. Referenzen/bisherige Erfahrungen | Erwartbare Qualität des Produktes anhand von Nachweisen über bereits durchgeführte vergleichbare Arbeiten Erfahrung mit der Zielgruppe (Unternehmen im Automotive-Bereich) herausstechende Gestaltungs- oder Inhaltselemente Kompetenzen des Teams | 20% | | SUMME | | 100% | Erläuterung: Bitte geben Sie für Ihr eingereichtes Umsetzungskonzept einen separaten Finanzplan mit Auflistung aller Kosten an, in dem Sie auch die Vorgehensweise und Arbeitstätigkeiten in den jeweiligen Arbeitspaketen beschreiben, zusammen mit einer aussagekräftigen Zeitplanung. Weisen Sie dabei die einzelnen Arbeitspakete getrennt aus. Stellen Sie uns in Ihrem Angebot dar, wie Sie sich die inhaltliche und technische Umsetzung vorstellen. Bei mehreren Möglichkeiten nennen Sie uns bitte die verschiedenen Möglichkeiten mit den entsprechenden Kosten hierfür. Stellen Sie auch Ihre Leistungsfähigkeit anhand der genannten Vergabe-Kriterien dar. Das Angebot kann per Mail an die oben unter „Ausschreibungsbestimmungen“ aufgeführte Adresse übermittelt werden. Reise, Sach- und Nebenkosten sind mit dem Angebotspreis abgegolten und können nicht gesondert in Rechnung gestellt werden. Abstimmungsgespräche mit dem AG sind ebenfalls in den Angebotspreisen zu berücksichtigen. 4. Angebotsobergrenze ☐ Es gilt keine Angebotsobergrenze. ☑ Da für diesen Auftrag nur begrenzte Mittel zur Verfügung stehen, beträgt die Angebotsobergrenze für den ausgeschriebenen Auftrag € 60.000 (brutto). 5. Änderungen an den Vergabeunterlagen und AGB des Bieters Änderungen oder Ergänzungen an den Vergabeunterlagen sind unzulässig und führen zum Ausschluss des Angebots. Allgemeine Geschäftsbedingungen des Bieters werden nicht Vertragsbestandteil, auch dann nicht, wenn der Auftraggeber deren Einbeziehung nicht ausdrücklich widerspricht. 6. Sonstiges Wir bitten darum in Ihrem Angebotspreis den Nettobetrag und die gesetzliche MwSt. entsprechend auszuweisen. Sofern Sie planen, ein Angebot abzugeben, melden Sie sich bitte unmittelbar schriftlich mit entsprechenden Kontaktdaten (E-Mail-Adresse) bei uns, damit wir Sie über eingehende Bieterfragen informieren können. Eingehende Angebote und Bieterfragen dürfen nur an das Postfach vergabe@f-bb.de gesendet werden. Vertrag zwischen der Forschungsinstitut Betriebliche Bildung (f-bb) gemeinnützige GmbH, Rollnerstr. 14, 90408 Nürnberg, vertreten durch die Geschäftsführerin Dr. Iris Pfeiffer im Folgenden „Auftraggeber“ genannt und ggf. Firma ggf. Name Straße, Hausnummer PLZ, Ort Bank: Bank IBAN: IBAN BIC: BIC im Folgenden als „Auftragnehmer“ bezeichnet wird der folgende Vertrag geschlossen. 1 Technische Daten Vertrag: Nr. Vertragsnummer vom Datum Projekt: Projektkürzel Auftrags-Nr.: Auftragsnummer Thema: Thema Umfang: Umfang Zeitraum: vom Datum bis Datum Honorar: Honorar in € Seite 2 von 6 2 Gegenstand des Vertrags a) Der Auftragnehmer wird die im Einzelnen gemäß Leistungsbeschreibung beauftragten Leistungen erbringen. Dabei handelt es sich insbesondere um folgende Leistungen: Konzeption, Programmierung und Etablierung eines Chatbots für die Projektplattform, welcher verschiedene Nutzergruppen zu Fragen der Transformation beraten, zu Angeboten der Plattform leiten und an gezielten Punkten Reflexionsfragen zum selbständigen Weiterdenken und -arbeiten stellen soll. b) Als Vertragsbestandteile dieses Vertrags gelten in folgender Reihenfolge: - die Bestimmungen dieses Vertrags - das Aufforderungsschreiben zur Angebotsabgabe vom 04.03.2026, insbesondere mit der dort enthaltenen Leistungsbeschreibung - das Angebot des Auftragnehmers vom XX.XX. auf der Grundlage der Vergabeunterlagen c) Der Auftragnehmer steht im Rahmen dieses Vertrags für Besprechungen und Termine zur Verfügung, die der Planung, Durchführung und Verwertung der Arbeitsergebnisse dienen. d) Arbeitsergebnisse sind alle bei der Durchführung der Arbeiten nach diesem Vertrag entstandenen Ergebnisse, insbesondere Know-how, Erfindungen, Schutzrechte, urheberrechtlich geschützte Werke, Computerprogramme sowie Dokumentationen, Berichte und Unterlagen, auch soweit sie im Auftrag einer Partei von Dritten ausgeführt werden. 3 Einräumung von Rechten a) Der Auftraggeber erhält vom Auftragnehmer im Zeitpunkt der Entstehung unwiderruflich das ausschließliche Recht, die vom Auftragnehmer im Rahmen des Vertrags individuell für den Auftraggeber erbrachten Leistungen und individuell für diesen erstellten Arbeitsergebnisse (vgl. Ziffer 2c.) jeweils in allen Zwischen- und Endstufen, räumlich, zeitlich und inhaltlich uneingeschränkt, auch in bearbeiteter und umgestalteter Form, für alle Nutzungsarten und Einschluss von zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses unbekannter Nutzungsarten auf Dauer zu nutzen oder nutzen zu lassen. b) Zu diesem Zweck überträgt der Auftragnehmer dem Auftraggeber jeweils im Zeitpunkt der Entstehung das ausschließliche, inhaltlich, räumlich und zeitlich unbeschränkte Nutzungsrecht an den Arbeitsergebnissen jeweils in allen ihren Zwischen- und Endstufen. (Hierzu zählen insbesondere aber nicht nur: - das Recht, Abänderungen, Übersetzungen, Bearbeitungen oder andere Umgestaltungen der Arbeitsergebnisse vorzunehmen, - das Recht, die Arbeitsergebnisse im Original oder in abgeänderter, übersetzter, bearbeiteter oder umgestalteter Form auf einem beliebigen bekannten Medium oder in anderer Weise zu speichern, zu vervielfältigen, auszustellen, zu veröffentlichen, in körperlicher oder unkörperlicher Form zu verbreiten, insbesondere nichtöffentlich und öffentlich wiederzugeben, auch durch Bild-, Ton- und sonstige Informationsträger, - das Recht zur Nutzung der Arbeitsergebnisse in Datenbanken, Datennetzen und Online-Diensten, einschließlich des Rechts, die Arbeitsergebnisse in Datenbanken, -netzen und Online-Diensten zur Recherche und zum Abruf mittels vom Auftraggeber gewählter Tools bzw. zum Herunterladen zur Verfügung zu stellen, - das Recht, die Arbeitsergebnisse, auch in bearbeiteter Form, auf Computern oder anderen datenverarbeitenden Maschinen zu nutzen oder durch Dritte nutzen zu lassen, - das Recht, die Arbeitsergebnisse nicht nur für eigene Zwecke zu nutzen, sondern die Arbeitsergebnisse auch zur Erbringung von Leistungen für Dritte einzusetzen.) c) Sollte der Auftraggeber in Zukunft Nutzungsrechte (auch bisher unbekannte) an einem Arbeitsergebnis des Auftragnehmers gemäß Ziffer 3 benötigen, die von der vorstehenden Rechtseinräumung nicht erfasst sind, so wird der Auftragnehmer diese auf Anfrage zu angemessenen Konditionen nachlizenzieren. Die Konditionen sollen sich an den Konditionen des bereits bestehenden Vertrags orientieren. d) An vom Auftragnehmer zum Zwecke der Vertragserfüllung oder sonstiger Verpflichtungen gelieferten oder sonst zu diesem Zweck in die Arbeitsergebnisse eingebrachten sonstigen Materialien, Unterlagen und Dokumente (im Folgenden Materialien), die bereits vor Auftragserteilung bestanden, jedoch nicht individuell für den Auftraggeber erstellt wurden, erhält der Auftraggeber im Zeitpunkt der Lieferung bzw. Einbindung dieser Materialien in ein Arbeitsergebnis an diesen ein einfaches, inhaltlich, räumlich und zeitlich unbeschränktes, unwiderrufliches Nutzungsrecht jeweils in allen ihren Zwischen- und Endstufen. Option (nur bei der Beauftragung von freiberuflich Tätigen): Die Vertragsparteien sind sich darüber einig, dass durch diesen Vertrag ein sozialversicherungsrechtliches Beschäftigungsverhältnis nicht begründet wird. Sozialabgaben gehen zu Lasten des Auftragnehmers. Der Auftragnehmer ist frei von Weisungen hinsichtlich seiner Tätigkeit im Einzelnen. Er entscheidet unter Berücksichtigung sachlicher Notwendigkeiten und der Interessen des Auftraggebers frei über die einzelnen Zeitpunkte der Einsätze sowie den Ort seiner Tätigkeit. Der Auftraggeber weist darauf hin, dass Auftragnehmer, die im Zusammenhang mit ihrer selbständigen Tätigkeit regelmäßig keinen versicherungspflichtigen Arbeitnehmer beschäftigen und auf Dauer und im Wesentlichen nur für einen Auftraggeber tätig sind, grundsätzlich der Rentenversicherungspflicht unterliegen (§ 2 Nr. 9 SGB VI). e) Der Auftragnehmer ist berechtigt, weitere eigene Mitarbeiter/innen einzusetzen. Er verpflichtet sich jedoch, dafür in jedem Einzelfall rechtzeitig vorher die Zustimmung des Auftraggebers einzuholen. Der Auftragnehmer verpflichtet sich darüber hinaus, bei solcher eigener Zuziehung weiterer Mitarbeiter/innen selbst dafür Sorge zu tragen, dass in deren Person etwa entstehende Werknutzungs- und sonstige Rechte Seite 3 von 6 nach Maßgabe des vorstehenden Absatzes ebenfalls dem Auftraggeber eingeräumt bzw. dieser übertragen werden. f) Der Auftragnehmer gewährleistet, dass keine Urheberrechtsansprüche oder sonstige Ansprüche auf sein Arbeitsergebnis oder Teile davon bestehen. Der Auftragnehmer stellt den Auftraggeber von allen Ansprüchen frei, die gegen ihn aufgrund etwaiger Rechtsverletzungen durch die Veröffentlichung seines Werks von dritter Seite erhoben werden, soweit er die Rechtsverletzung zu vertreten hat. Der Auftragnehmer gewährleistet, dass die Arbeitsergebnisse den vereinbarten Leistungsmerkmalen entsprechen. e) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, ohne schriftliche Einwilligung des Auftraggebers keine Auszüge aus dem Vertragsgegenstand zu veröffentlichen oder Dritten zugänglich zu machen. Dem Auftragnehmer ist bekannt, dass der Auftraggeber zur Veröffentlichung der Projektergebnisse und damit auch des Vertragsgegenstandes verpflichtet ist. 4 Eigentum Das Eigentum an allen vom Auftragnehmer für den Auftraggeber erstellten verkörperten Arbeitsergebnissen geht jeweils zum Zeitpunkt der Entstehung ohne Vorbehalt auf den Auftraggeber über. Diese Gegenstände werden vom Auftragnehmer für den Auftraggeber gegebenenfalls verwahrt und sind jederzeit auf schriftliches Verlangen bzw. Verlangen per E-Mail an den Auftraggeber herauszugeben. Dies gilt auch bei Arbeitsergebnissen und Unterlagen, die auf elektronischen Datenträgern gespeichert sind und dem Auftraggeber ausgehändigt wurden. Der Auftragnehmer und der Auftraggeber vereinbaren jeweils, in welcher Form elektronisch gespeicherte Arbeitsergebnisse und Unterlagen an den Auftraggeber übergeben werden. 5 Abgabetermin a) Der Auftragnehmer hat bis zum Datum die in den §§ 1 und 2 beschriebene Leistung zu erbringen. b) Entspricht diese nicht der vereinbarten Leistungsbeschreibung, ist der Auftraggeber berechtigt, vom Vertrag zurückzutreten. Der Auftragnehmer ist in diesem Fall verpflichtet, dem Auftraggeber alle vorhandenen Arbeitsergebnisse zur Verfügung zu stellen. 6 Vergütung und Zahlungsweise a) Der Auftragnehmer erhält eine Vergütung in Höhe von Höhe der Vergütung € inkl. der aktuell gültigen USt. Mit dieser Vergütung sind alle vom Auftragnehmer zu erbringenden Leistungen abgegolten. b) Die Vergütung wird soweit nichts anderes vereinbart wurde wie folgt fällig: Teilzahlung 1 nach erfolgter Fertigstellung der Pilotversion, Seite 4 von 6 Teilzahlung 2 nach finaler Fertigstellung des Chatbots Der Auftragnehmer stellt seine Leistungen in Rechnung. Die Rechnung enthält jeweils den Inhalt der Leistung, den Bearbeitungszeitraum, das Datum und die Kennnummer dieses Vertrags. Die Rechnung entspricht den Anforderungen des Steuerrechts. c) Sämtliche im Rahmen dieses Vertrags entstehenden Steuern und Abgaben sind vom Auftragnehmer unmittelbar selbst zu entrichten. Der Auftragnehmer stellt den Auftraggeber von jeglicher Inanspruchnahme für die Entrichtung von Steuern und gesetzlichen Sozialabgaben frei. Dies schließt ausdrücklich mit ein, dass der Auftragnehmer für eine eventuelle Abführung der Mehrwertsteuer selbst verantwortlich ist und dass diese ggf. im oben genannten Betrag enthalten ist. 7. Haftung a) Die Parteien haften einander im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen unbeschränkt auf Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, die auf Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit ihrerseits oder ihrer gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen beruhen. b) Die eine Partei haftet der anderen Partei unbeschränkt auf Schäden, die auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit ihrerseits oder ihres gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen beruhen. c) Die eine Partei haftet der anderen begrenzt auf Ersatz des vertragstypischen vorhersehbaren Schaden für solche Schäden, die auf einer leicht fahrlässigen Verletzung von Vertragspflichten durch sie oder eines ihrer gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen beruhen. Ziffer 7 c.) des Vertrags findet keine Anwendung bei Erfüllungs- und Mängelansprüchen. 8. Verschwiegenheit und Datenschutz a) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, über alle Informationen, die ihm im Zusammenhang mit seiner Tätigkeit für den Auftraggeber bekannt werden, Stillschweigen zu bewahren, gleichviel ob es dabei um den Auftraggeber selbst oder dessen Geschäftsverbindungen handelt, es sei denn, dass der Auftraggeber ihn von dieser Schweigepflicht entbindet. b) Der Auftragnehmer ist nur mit vorheriger ausdrücklicher schriftlicher Zustimmung befugt, ihm anvertraute Daten im Rahmen seiner Tätigkeit zu verarbeiten oder verarbeiten zu lassen. Bei Einschaltung Dritter hat der Auftragnehmer die Verpflichtung, deren Verschwiegenheit sicherzustellen. c) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, insbesondere über Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse auch nach Beendigung des Vertragsverhältnisses gegenüber jedermann Stillschweigen zu bewahren, und zwar unabhängig davon, ob diese als vertraulich oder geheim eingestuft worden sind oder nicht. Seite 5 von 6 d) Der Auftragnehmer wird bei Ausübung seiner Tätigkeit die Vorschriften des Datenschutzes einhalten, insbesondere personenbezogene Daten in seinem Verantwortungsbereich nur in zulässiger Weise verarbeiten, sie mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen schützen und die betroffenen Personen nach Möglichkeit transparent über seine Verarbeitung ihrer Daten informieren. Der Auftragnehmer wird vom Auftraggeber übermittelte personenbezogene Daten nur zum Zweck der zu erbringenden Leistung verwenden. Er wird seinerseits sicherstellen, dass durch ihn erhobene bzw. hinzugefügte personenbezogene Daten, die in Arbeitsergebnissen enthalten sind vom Auftraggeber für dessen bekannte Zwecke nutzbar sind, etwa indem er die betroffenen Personen über dessen Interessen informiert oder Einwilligungen zu seinen Gunsten einholt. e) Über Mängel des Datenschutzes, der Datensicherung oder der Ordnungsmäßigkeit der Datenverarbeitung hat der Auftragnehmer den Auftraggeber in Kenntnis zu setzen. 9. Schlussbestimmungen a) Der Bestand dieses Vertrags ist nicht an die Wirksamkeit einzelner Bestimmungen gebunden. Sollte eine der Vertragsbestimmungen unwirksam sein, sind die Vertragschließenden verpflichtet, diese unverzüglich im Wege der ergänzenden Vereinbarung durch eine solche Abrede zu ersetzen, die der unwirksamen Bestimmung im wirtschaftlichen Ergebnis am nächsten kommt. Im Zweifel gilt die unwirksame Bestimmung durch eine solche Abrede als ersetzt. Die Wirksamkeit des Vertrages im Übrigen bleibt unberührt. b) Gerichtsstand für beide Teile ist Nürnberg, Nürnberg, den Datum Dr. Iris Pfeiffer Geschäftsführerin Forschungsinstitut Betriebliche Bildung (f-bb) gemeinnützige GmbH Auftragnehmer Funktion Firma Seite 6 von 6