Einführung und Betrieb eines Personalmanagementsystems

1. Beschaffer 1.1 Beschaffer Offizielle Bezeichnung: Stiftung Preußischer Kulturbesitz E-Mail: zvs@spk-berlin.de Rechtsform des Erwerbers: Von einer zentralen Regierungsbehörde kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Freizeit, Sport, Kultur und Religion 2. Verfahren 2.1 Verfahren Titel: Einführung und Betrieb eines Personalmanagementsystems Beschreibung: Einführung und den Betrieb eines Personalmanagementsystems als Private Cloud-basierte Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung inkl. Nebenleistungen Kennung des Verfahrens: a27d74f4-09fb-4645-8ede-7e1a984ee887 Interne Kennung: SPK-2025/00008 Verfahrensart: Offenes Verfahren Das Verfahren wird beschleunigt: nein 2.1.1 Zweck Art des Auftrags: Dienstleistungen Haupteinstufung (cpv): 79631000 Dienstleistungen im Bereich Personal sowie Lohn- und Gehaltsabrechnung Zusätzliche Einstufung (cpv): 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung, 72212450 Entwicklung von Zeiterfassungs- und Personalverwaltungssoftware 2.1.2 Erfüllungsort Land: Deutschland Ort im betreffenden Land 2.1.4 Allgemeine Informationen Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXVHY5UYTNKA6ASG# Es wird darum gebeten, Bieterfragen möglichst frühzeitig zu stellen, auch als Einzelfragen und nicht erst gebündelt, um eine schnelle und für das Vergabeverfahren günstige Beantwortung zu organisieren. Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU vgv - 2.1.6 Ausschlussgründe Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen: Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung: Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten: Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung: Betrug: Korruption: Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels: Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern: Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen: Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen: Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen: Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen: Zahlungsunfähigkeit: Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter: Einstellung der gewerblichen Tätigkeit: Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften: Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten: Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs: Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren: Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens: Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen: Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.: 5. Los 5.1 Los: LOT-0001 Titel: Einführung und Betrieb eines Personalmanagementsystems Beschreibung: Abschluss eines Vertrages über die Einführung und den Betrieb eines Personalmanagementsystems als Private Cloud-basierte Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung inklusive der notwendigen Unterstützungsdienstleistungen für die Datenmigration aus dem derzeitigen Personalmanagementsystem und Erbringung von Beratungs- bzw. Entwicklungsleistungen nach Bedarf sowie Entgeltabrechnung. Einzelheiten sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen. Interne Kennung: SPK-2025/00008 5.1.1 Zweck Art des Auftrags: Dienstleistungen Haupteinstufung (cpv): 79631000 Dienstleistungen im Bereich Personal sowie Lohn- und Gehaltsabrechnung Zusätzliche Einstufung (cpv): 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung, 72212450 Entwicklung von Zeiterfassungs- und Personalverwaltungssoftware 5.1.2 Erfüllungsort Land: Deutschland Ort im betreffenden Land 5.1.3 Geschätzte Dauer Laufzeit: 48 Monate 5.1.4 Verlängerung Maximale Verlängerungen: 6 Weitere Informationen zur Verlängerung: Nach Ablauf der initialen Laufzeit von 48 Monaten verlängert sich der Vertrag automatisch um jeweils ein weiteres Jahr, sofern nicht von der Auftraggeberin gemäß der Vertragsbedingungen fristgerecht gekündigt wird. 5.1.6 Allgemeine Informationen Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten. Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: ja Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:other-sme# 5.1.7 Strategische Auftragsvergabe Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung 5.1.9 Eignungskriterien Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen Beschreibung: Unternehmensreferenzen (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Unternehmensreferenzen gemäß den bekanntgegebenen Anforderungen Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität Beschreibung: Allgemeine Ausschlussgründe - Es liegen keine Ausschlussgründe gemäß - § 21 des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes, - § 98c des Aufenthaltsgesetzes, - § 19 Mindestlohngesetz (MiLoG) - § 21 Absatz 1 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes und - § 22 des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes vom 16. Juli 2021 (BGBl. I S. 2959) vor. Kriterium: Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen Beschreibung: Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB - Es liegen keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vor. Kriterium: Durchschnittlicher Jahresumsatz Beschreibung: Mindestjahresumsatz Gesamtunternehmen der letzten drei Kalenderjahre - Muss in den letzten drei Kalenderjahren mindestens drei Mio. EUR betragen haben. Kriterium: Spezifischer durchschnittlicher Jahresumsatz Beschreibung: Mindestjahresumsatz mit zum Auftragsgegenstand vergleichbaren Leistungen in den letzten drei Kalenderjahren - Muss in den letzten drei Kalenderjahren mindestens 400.000 EUR pro Jahr betragen haben. Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen Beschreibung: Dauer der Geschäftstätigkeit - Das Unternehmen bestand mindestens in den letzten fünf Kalenderjahren ohne Unterbrechung (2020 bis 2025). Kriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft Beschreibung: Mindestbeschäftigtenanzahl pro Jahr in den letzten drei Kalenderjahren - Mindestanzahl: 30 Beschäftigte Kriterium: Techniker oder technische Stellen zur Durchführung der Arbeiten Beschreibung: Mindestanzahl beschäftigter technischer Fachkräfte für Softwareentwicklung Front- und Backend sowie Cloud pro Jahr in den letzten drei Kalenderjahren - Mindestanzahl: 30 Beschäftigte Kriterium: Techniker oder technische Stellen zur Durchführung der Arbeiten Beschreibung: Mindestanzahl beschäftigter Fachkräfte Lohnbuchhaltung in den letzten drei Kalenderjahren - Mindestanzahl: 10 Beschäftigte Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität Beschreibung: Informationssicherheitsmanagement ISO 27001 bestehend seit mindestens drei Jahren fortlaufend - Für die Dauer der Vertragsbeziehung aufrechtzuerhalten und auf Anforderung der Auftraggeberin durch Dritterklärung nachzuweisen. Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität Beschreibung: Internes Kontrollsystem nach ISAE-3402 oder IDW PS 951 oder vergleichbar bestehend seit mindestens drei Jahren fortlaufend - Für die Dauer der Vertragsbeziehung aufrechtzuerhalten und auf Anforderung der Auftraggeberin durch Dritterklärung (Wirtschaftsprüfung) nachzuweisen. Kriterium: Referenzen zu bestimmten Arbeiten Beschreibung: Fachkunde der Projektleitung und deren Stellvertretung - Projektleitung und Stellvertretung müssen in den letzten fünf Kalenderjahren mindestens ein Kundenprojekt als Projektleitung oder stellvertretende Projektleitung mit zum Auftragsgegenstand vergleichbaren Leistungen verantwortet haben - zwingend muss dieses Kundenprojekt dem öffentlichen Sektor zugeordnet gewesen sein. Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen Beschreibung: Unternehmensreferenzen - Es sind mindestens drei Referenzen mit folgenden Mindestanforderungen einzureichen: - mindestens 1000 Lohnabrechnungsobjekte (=Beschäftigte) pro Jahr - Referenzgeber*in ist dem öffentlichen Sektor ((Bund (einschließlich Sondervermögen), Länder, Kommunen und Gemeindeverbände (einschließlich deren Einrichtungen), Sozialversicherungsträger und öffentliche Unternehmen)) zugeordnet Mindestanforderung an eine der einzureichenden Referenzen: - Abrechnungsfälle nach TVöD Bund/Länder/Kommunen und Bundes- oder Landesbesoldungsgesetz(e) - Personal- und Abrechnungsdaten des Referenzgebers in physischer Private Cloud Die Vergabestelle behält sich die Überprüfung der Angaben bei der/dem Referenzgeber*in vor. Daher ist jeder Referenz die Nennung einer Kontaktperson mit E-Mailadresse und Telefonnummer beizufügen. Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung Beschreibung: Haftpflichtversicherung - Versicherung Personenschäden über 5.000.000,00 EUR Versicherung Sach- und Vermögensschäden über 3.000.000,00 EUR Die Höchstersatzleistung des Versicherers für alle Versicherungsfälle eines Versicherungsjahres muss mindestens das Zweifache der vorstehenden Deckungssummen je Schadensfall betragen, d.h. zweifach maximiert sein. 5.1.10 Zuschlagskriterien Kriterium: Art: Preis Bezeichnung: Preis Beschreibung: Preiskriterium für "Niedrigster Preis (ohne Kriterien)" Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau) Zuschlagskriterium — Zahl: 100,00 5.1.11 Auftragsunterlagen Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 03/11/2025 23:59:59 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXVHY5UYTNKA6ASG/documents Ad-hoc-Kommunikationskanal: URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXVHY5UYTNKA6ASG 5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe Bedingungen für die Einreichung: Elektronische Einreichung: Erforderlich Adresse für die Einreichung: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXVHY5UYTNKA6ASG Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch Elektronischer Katalog: Nicht zulässig Varianten: Nicht zulässig Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig Frist für den Eingang der Angebote: 18/11/2025 10:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss: 27 Tage Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können: Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden. Zusätzliche Informationen: keine Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung: Eröffnungsdatum: 18/11/2025 10:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit Auftragsbedingungen: Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: siehe Vergabe- und Vertragsunterlagen Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich Aufträge werden elektronisch erteilt: ja Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja Finanzielle Vereinbarung: siehe Vergabe- und Vertragsunterlagen 5.1.15 Techniken Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem Elektronische Auktion: nein 5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Bundes Informationen über die Überprüfungsfristen: Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber, Stiftung Preußischer Kulturbesitz (SPK). Die Zentrale Vergabestelle (ZVS) weist auf die zulässigen Rechtsbehelfe und einzuhaltenden Fristen hin. --- Statthafte Rechtsbehelfe sind gem. §§ 160 ff. GWB die Rüge sowie der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer. Eine Rüge ist an die Vergabestelle zu richten. ---- Statthafter Rechtsbehelf ist gem. §§ 160 ff. GWB der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer. --- Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 1 GWB bleibt unberührt. --- Ein Antrag auf Nachprüfung ist schriftlich an die Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt, Villemombler Straße 76, 53123 Bonn zu richten. Soll ein Nachprüfungsantrag (§ 107 Abs. 1 GWB) per E-Mail eingereicht werden, so ist dies nur mit qualifizierter elektronischer Signatur an die E-Mail-Adresse vk@bundeskartellamt.bund.de möglich. --- Hinweis: Die SPK ist im Falle eines Nachprüfungsantrags verpflichtet, die Vergabeakten, die auch die abgegebenen Angebote enthalten, an die Vergabekammer weiterzuleiten. Die Beteiligten haben ein Recht auf Akteneinsicht. Um Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren, teilen Sie uns konkret mit Bezug auf die entsprechenden Dokumente des Angebotes mit, welche Informationen als Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu behandeln sind. Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Stiftung Preußischer Kulturbesitz Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Stiftung Preußischer Kulturbesitz 8. Organisationen 8.1 ORG-0001 Offizielle Bezeichnung: Stiftung Preußischer Kulturbesitz Registrierungsnummer: DE338204900 Postanschrift: Von-der-Heydt Straße 16-18 Stadt: Berlin Postleitzahl: 10785 Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300) Land: Deutschland E-Mail: zvs@spk-berlin.de Telefon: +49 30 266412889 Rollen dieser Organisation: Beschaffer Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt 8.1 ORG-0002 Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Bundes Registrierungsnummer: t022894990 Postanschrift: Villemombler Straße 76 Stadt: Bonn Postleitzahl: 53123 Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22) Land: Deutschland E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de Telefon: +49 2289499-0 Fax: +49 2289499-163 Internetadresse: https://www.bundeskartellamt.de/DE/Home/home_node.html Rollen dieser Organisation: Überprüfungsstelle 8.1 ORG-0003 Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI) Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83 Stadt: Bonn Postleitzahl: 53119 Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22) Land: Deutschland E-Mail: noreply.esender_hub@bescha.bund.de Telefon: +49228996100 Rollen dieser Organisation: TED eSender 11. Informationen zur Bekanntmachung Kennung/Fassung der Bekanntmachung: a30a04f8-3b96-4856-8015-4ba8b1d147df - 01 Formulartyp: Wettbewerb Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung Unterart der Bekanntmachung: 16 Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 17/10/2025 10:00:33 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 689128-2025 ABl. S – Nummer der Ausgabe: 201/2025 Datum der Veröffentlichung: 20/10/2025