Einführung eines cloudbasierten CAFM-Systems (SaaS) inkl. Migration aus dem Bestandssystem zur nachhaltigen Unterstützung des operativen und strategischen Facility Managements

See the notice on TED website 1. Beschaffer 1.1 Beschaffer Offizielle Bezeichnung: Universität Siegen E-Mail: ausschreibungen@zv.uni-siegen.de Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Bildung 2. Verfahren 2.1 Verfahren Titel: Einführung eines cloudbasierten CAFM-Systems (SaaS) inkl. Migration aus dem Bestandssystem zur nachhaltigen Unterstützung des operativen und strategischen Facility Managements Beschreibung: Gegenstand der Ausschreibung ist die Lieferung, Implementierung und der Betrieb eines CAFM-Systems inklusive Migration vorhandener Daten. Der konkrete Leistungsumfang, sowie die fachlichen, technischen und organisatorischen Anforderungen ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung und den weiteren Vergabeunterlagen. Kennung des Verfahrens: 1a510407-134b-4f8e-8de1-4f019cfc1e91 Interne Kennung: 01-RV26E3VV Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren Das Verfahren wird beschleunigt: nein Zentrale Elemente des Verfahrens: Die Auftraggeberin beabsichtigt, die besten fünf aufgrund des Teilnahmewettbewerbs ausgewählten Bieter durch gesonderte Verfahrensverfügung aufzufordern, ein Erstangebot einzureichen. Die Auftraggeberin behält sich jedoch vor, unter Beachtung des Wettbewerbs- und Gleichbehandlungsgrundsatzes - z. B. bei sehr großem Abstand zwischen dritt- und viert- bzw. fünftplatziertem Teilnahmeantrag - weniger Bewerber, jedoch mindestens drei, zur Einreichung von Erstangeboten aufzufordern. Die Auswahl der Bewerber wird nach der im Teilnahmewettbewerb erreichten Gesamtpunktzahl vorgenommen. Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben 2.1.1 Zweck Art des Auftrags: Dienstleistungen Haupteinstufung (cpv): 72268000 Bereitstellung von Software 2.1.2 Erfüllungsort Postanschrift: Adolf-Reichwein-Str. 2a Stadt: Siegen Postleitzahl: 57076 Land, Gliederung (NUTS): Siegen-Wittgenstein (DEA5A) Land: Deutschland 2.1.4 Allgemeine Informationen Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXPNY56DVJ5# Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU vgv - 2.1.6 Ausschlussgründe Quellen der Ausschlussgründe: Auftragsunterlagen 5. Los 5.1 Los: LOT-0001 Titel: Einführung eines cloudbasierten CAFM-Systems (SaaS) inkl. Migration aus dem Bestandssystem zur nachhaltigen Unterstützung des operativen und strategischen Facility Managements Beschreibung: Ziel dieser Ausschreibung ist die Einführung eines neuen, zukunftsfähigen CAFM-Systems im SaaS-Betrieb zur nachhaltigen Unterstützung des operativen und strategischen Facility Managements der USi. Mit der Einführung des neuen CAFM-Systems sollen die bestehenden CAFM-Funktionalitäten abge-löst und die FM-Prozesse der USi vereinheitlicht, digitalisiert und transparenter gestaltet werden. Da-bei steht die Sicherstellung der Betreiberverantwortung insbesondere im Bereich der Instandhaltung und Wartung im Vordergrund. Mit Priorität 1 ist u.a. die Implementierung und produktive Nutzung der Funktionsbausteine Fläche & Raum sowie Wartung einschließlich eines Wartungs- und Störungsmanagements vorgesehen. Ziel ist es, planbare Instandhaltungsmaßnahmen sowie das operative Störungsmanagement systemgestützt, revisionssicher und unterbrechungsfrei abzubilden. Mit Priorität 2 ist die Einführung weiterer Funktionsbausteine, insbesondere des Vertragsmanagements und des Reinigungsmanagements, vorgesehen. Diese Funktionsbausteine sollen im Anschluss an Phase 1 umgesetzt werden und mit einer zukunftsfähigen skalierbaren Ausrichtung (Vertrags- und Reinigungsmanagement) implementiert werden bzw. auf einer vollständig migrierten und konsistenten Datenbasis aufsetzen (Reinigungsmanagement). Im Unterschied zum Reinigungsmanagement werden beim Vertragsmanagement keine Daten migriert, da es noch keine produktiven Bewegungsdaten gibt. Im Rahmen des Projekts sollen initial Verträge mit angelegt werden. Ein wesentliches Ziel der Leistung ist die vollständige und fachlich korrekte Migration der im bestehenden CAFM-System vorhandenen Stamm- und Bewegungsdaten in das neue CAFM-System sowie der Ersteinrichtung von Stamm- und Bewegungsdaten im Vertragsmanagement. Die migrierten Daten sollen so bereitgestellt werden, dass eine schrittweise Aktivierung weiterer Funktionsbausteine in nachfolgenden Projektabschnitten integrativ, d.h. ohne erneute Datenmigration möglich ist. Darüber hinaus soll das neue CAFM-System so eingeführt werden, dass: * die laufenden FM-Prozesse während der Implementierung und Migration nicht unterbrochen werden, * Bedarfsmeldungen der Nutzerinnen und Nutzer weiterhin unterstützt werden, * Belegungs- und Flächendaten auf Basis der bestehenden und künftig weiterzuentwickelnden Prozesse zuverlässig geführt werden können, * Schnittstellen zu angrenzenden Systemen, insbesondere zur automatisierten Übernahme von Personendaten, berücksichtigt und vorbereitet werden. Es werden verschiedene Funktionsbausteine und Schnittstellen benötigt (siehe Leistungsbeschreibung). Die Implementierung, Migration, Tests, der Cut-over sowie der produktive Go-live der Funktionsbau-steine Fläche & Raum und Wartung einschließlich aller vereinbarten Datenbestände sind spätestens bis zum 30.11.2026 abzuschließen (Phase 1). Die Einführung und produktive Nutzung der Funktionsbausteine Vertragsmanagement und Reinigungsmanagement erfolgen unmittelbar im Anschluss des Projekts und sind spätestens bis zum 31.08.2027 abzuschließen (Phase 2). Interne Kennung: 01-RV26E3VV 5.1.1 Zweck Art des Auftrags: Dienstleistungen Haupteinstufung (cpv): 72268000 Bereitstellung von Software 5.1.2 Erfüllungsort Postanschrift: Adolf-Reichwein-Str. 2a Stadt: Siegen Postleitzahl: 57076 Land, Gliederung (NUTS): Siegen-Wittgenstein (DEA5A) Land: Deutschland 5.1.3 Geschätzte Dauer Laufzeit: 4 Jahre 5.1.6 Allgemeine Informationen Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten. Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein 5.1.7 Strategische Auftragsvergabe Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung 5.1.9 Eignungskriterien Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung Kriterium: Eintragung in das Handelsregister Beschreibung des Auswahlkriteriums: - Aktueller Handelsregisterauszug des Einzelbewerbers/jedes Mitglieds der Bewerbergemeinschaft in Kopie (nicht älter als sechs Monate) Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung Beschreibung des Auswahlkriteriums: Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung für Personenschäden über mindestens 1 Mio. Euro, für sonstige Schäden über mindestens 1 Mio. Euro) oder Bestätigung der Versicherung, im Auftragsfall eine solche Versicherung abzuschließen Kriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft Beschreibung des Auswahlkriteriums: Anzahl Mitarbeitende im Unternehmen mind. 125 Personen Bewertung: 125-150: 3 Punkte >150: 4 Punkte Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen Gewichtung (Punkte, genau): 4 Kriterium: Techniker oder technische Stellen zur Durchführung der Arbeiten Beschreibung des Auswahlkriteriums: Anzahl Mitarbeitende im Support mind. 2 Bewertung: 2-4 Mitarbeitende: 3 Punkte >4 Mitarbeitende: 5 Punkte Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen Gewichtung (Punkte, genau): 5 Kriterium: Techniker oder technische Stellen zur Durchführung der Arbeiten Beschreibung des Auswahlkriteriums: Anzahl Mitarbeitende in der Softwareentwicklung mind. 10 Personen Bewertung: 10-20 Mitarbeitende: 3 Punkte 20-60 Mitarbeitende: 5 Punkte >60 Mitarbeitende: 10 Punkte Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen Gewichtung (Punkte, genau): 10 Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen Beschreibung des Auswahlkriteriums: Mindestens drei Referenzen mit CAFM-Einführung in gleichem oder höherem Umfang in Hochschulen/Universitäten Es wäre wünschenswert, wenn auch Referenzen für die Migration vorliegen würden. Bewertung: 3-5 Referenzen: 5 Punkte >5 Referenzen: 10 Punkte davon mind. 1 Referenz mit Migration aus einem bestehenden CAFM-System Bewertung: 1-2 Referenzen: 5 Punkte >2 Referenzen: 10 Punkte Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen Gewichtung (Punkte, genau): 10 Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen Beschreibung des Auswahlkriteriums: vergleichbare Einrichtungen aus dem öffentlichen Sektor unter den aktiven Kunden in gleichem oder höheren Umfang Bewertung: 3-5 Referenzen: 3 Punkte >5 Referenzen: 5 Punkte Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen Gewichtung (Punkte, genau): 5 Kriterium: Spezifischer Jahresumsatz Beschreibung des Auswahlkriteriums: Jahresumsatz im Bereich CAFM mind. 1,4 Mio. Bewertung: 1,4 - 3 Mio. EUR: 3 Punkte 3 - 14 Mio. EUR: 5 Punkte >14 Mio. EUR: 10 Punkte Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen Gewichtung (Punkte, genau): 10 Kriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister Beschreibung des Auswahlkriteriums: An dieser Stelle ist der Nachweis der Mitgliedschaft der Berufsgenossenschaft zu erbringen. Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens: Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3 Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 5 Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben 5.1.10 Zuschlagskriterien Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Anforderungskatalog Beschreibung: Technische und qualitative Anforderungen gemäß Anforderungskatalog Kategorie des Festwert-Zuschlagskriteriums: Fester Wert (insgesamt) Zuschlagskriterium — Zahl: 1 034,00 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Präsentation Beschreibung: Präsentation Projektmanagement und Anwendungsfälle Kategorie des Festwert-Zuschlagskriteriums: Fester Wert (insgesamt) Zuschlagskriterium — Zahl: 1 380,00 Kriterium: Art: Preis Bezeichnung: Preis Beschreibung: Der Bieter mit dem günstigsten Preis erhält in der Kategorie Preis die maximale Punktzahl und dieser dient als Referenzwert für die weitere Bewertung. Angebote die den zweifachen Referenzwert oder darüber enthalten, werden mit null Punkten gewertet. Die anderen Angebote werden im Verhältnis hierzu prozentual abgestuft. Kategorie des Festwert-Zuschlagskriteriums: Fester Wert (insgesamt) Zuschlagskriterium — Zahl: 1 034,00 5.1.11 Auftragsunterlagen Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 25/03/2026 23:59:59 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXPNY56DVJ5/documents Ad-hoc-Kommunikationskanal: Name: Die Kommunikation während des Vergabeverfahrens erfolgt ausschließlich über die in der EU-Bekanntmachung genannte E-Vergabeplattform. Es besteht weiterhin für alle Bewerber/ Bieter die Verpflichtung, die jeweils aktuellen Bekanntmachungen der Auftraggeberin auf der Homepage der E-Vergabeplattform einzusehen und sich über den aktuellen Stand der Vergabeunterlagen zu vergewissern URL: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXPNY56DVJ5 5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe Verfahrensbedingungen: Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 21/04/2026 Bedingungen für die Einreichung: Elektronische Einreichung: Erforderlich Adresse für die Einreichung: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXPNY56DVJ5 Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch Elektronischer Katalog: Nicht zulässig Varianten: Nicht zulässig Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 31/03/2026 11:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können: Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden. Zusätzliche Informationen: Die Nachforderungsmöglichkeit von Unterlagen richtet sich nach den Regelungen des § 56 VgV. Auftragsbedingungen: Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich Aufträge werden elektronisch erteilt: ja Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja Finanzielle Vereinbarung: Wesentliche Zahlungsbedingungen: Für das Projekt: Die Zahlung erfolgt nach der erbrachten Leistung. Die Rechnungsstellung erfolgt monatlich, nachträglich und muss als PDF-Datei unter Angabe der Auftragsnummer an die im Auftrag genannten E-Mail-Adresse erfolgen. Die Zahlungsfrist beträgt 30 Tage. Im Falle einer Skontogewährung kann die Zahlungsfrist auf bis zu 14 Tage verkürzt werden. Die Zahlungsfrist beginnt mit Eingang einer ordnungsgemäß erstellten und prüfbaren Rechnung im Original, frühestens jedoch mit Ablauf des Tages, an dem die abgerechnete Leistung vom Auftragnehmer ordnungsgemäß erbracht wurde. Für den Betrieb: Im Rahmen der verkehrsüblichen Regelungen zahlt die Universität Siegen nicht mehr als einen Jahresbeitrag im Voraus. 5.1.15 Techniken Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem Elektronische Auktion: nein 5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung Überprüfungsstelle: Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster Informationen über die Überprüfungsfristen: Statthafte Rechtsbehelfe sind gem. §§ 160 ff. GWB die Rüge sowie der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer. Eine Rüge ist an die Vergabestelle zu richten. Eine Rüge bzw. der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist unzulässig, soweit - der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden oder - mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt. Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Universität Siegen Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Universität Siegen 8. Organisationen 8.1 ORG-0001 Offizielle Bezeichnung: Universität Siegen Registrierungsnummer: DE 154854171 Postanschrift: Adolf-Reichwein-Str. 2a Stadt: Siegen Postleitzahl: 57076 Land, Gliederung (NUTS): Siegen-Wittgenstein (DEA5A) Land: Deutschland Kontaktperson: Vergabestelle E-Mail: ausschreibungen@zv.uni-siegen.de Telefon: +49 271740-4867 Fax: +49 271740-14918 Internetadresse: https://www.uni-siegen.de/start/ Rollen dieser Organisation: Beschaffer Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt 8.1 ORG-0002 Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster Registrierungsnummer: 05515-03004-07 Postanschrift: Albrecht-Thaer-Str. 9 Stadt: Münster Postleitzahl: 48128 Land, Gliederung (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33) Land: Deutschland E-Mail: vergabekammer@bezreg-muenster.nrw.de Telefon: +49 251411-1691 Fax: +49 251411-2165 Internetadresse: https://www.bezreg-muenster.de/de/wirtschaft_finanzen_kommunalaufsicht/vergabekammer_westfalen/index.html Rollen dieser Organisation: Überprüfungsstelle 8.1 ORG-0003 Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI) Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83 Stadt: Bonn Postleitzahl: 53119 Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22) Land: Deutschland E-Mail: noreply.esender_hub@bescha.bund.de Telefon: +49228996100 Rollen dieser Organisation: TED eSender 11. Informationen zur Bekanntmachung Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 896c5bdc-bb07-49c6-ad05-bcf8a3e05e0c - 01 Formulartyp: Wettbewerb Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung Unterart der Bekanntmachung: 16 Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 27/02/2026 16:06:42 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 146075-2026 ABl. S – Nummer der Ausgabe: 43/2026 Datum der Veröffentlichung: 03/03/2026