Bewerbermanagementsoftware für die Stadtverwaltung

Aktenzeichen: 68.3 Vergabe-Nr.: 2025-184 Bezeichnung des Verfahrens: Bewerbermanagementsoftware für die Stadtverwaltung Marl. 1. Art der Vergabe Beschränkte Ausschreibung nach § 10 Abs. 1 UVgO 2. Bezeichnung der zur Angebotsabgabe auffordernden Stelle Bezeichnung Stadt Marl - Amt für Klimaschutz und Nachhaltigkeit - Zentrale Vergabestelle Postanschrift Carl-Duisberg-Straße 165, Stadthaus 1, Gebäude 2, 45772 Marl Kontaktstelle Frau Sczepanski / Frau Kompa / Frau Czora / Frau Kessler Fax +49 236599966100 Telefon +49 2365996012 E-Mail-Adresse submission@marl.de Hauptadresse (URL) http://www.marl.de. 3. Bezeichnung der den Zuschlag erteilenden Stelle Wie Ziffer 2 4. Bezeichnung der Stelle, bei der die Teilnahmeanträge einzureichen sind Wie Ziffer 2 Elektronische Teilnahmeanträge werden über den Vergabemarktplatz des Landes NRW eingereicht. 5. Form der Teilnahmeanträge Zugelassen sind elektronische Teilnahmeanträge unter https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXS0YY9YTAZKV37Z. 6. Art und Umfang der Leistung sowie Ort der Leistungserbringung Art der Leistung: Bewerbermanagementsoftware für die Stadtverwaltung Marl Umfang der Leistung: Gegenstand des Vergabeverfahrens ist die über die aktive Vertragsphase zeitlich befristete Nutzungsüberlassung einer Bewerbermanagementsoftware in einem Software as a Service Betriebsmodell (SaaS) gegen Zahlung einer periodischen Vergütung. Unter Anwendung einer webbasierten Softwarelösung sollen die Prozesse der Bewerberauswahlverfahren bei der Auftraggeberin zukünftig kumuliert und medienbruchfrei über eine moderne, intuitiv bedienbare Plattformlösung abgebildet und ausgeführt werden. Erfüllungsort: Stadtverwaltung Marl, Carl-Duisberg-Straße 165, 45772 Marl. 7. ggf. Anzahl, Größe und Art der einzelnen Lose Eine Aufteilung in Lose wird nicht vorgenommen. 8. ggf. Zulassung von Nebenangeboten Nebenangebote werden nicht zugelassen. 9. etwaige Bestimmungen über die Ausführungsfrist In Ergänzung zu Ziffer 20 der EVB-IT Cloud AGB wird Folgendes vereinbart. Der Vertrag beginnt mit dem Tag der Zuschlagserteilung und wird für die Mindestdauer von 12 Monaten abgeschlossen. Kündigt die Auftraggeberin den Vertrag nicht mit einer Frist von 6 Monaten zum Vertragsende, verlängert sich der Vertrag jeweils um 1 Jahr. 10. Elektronische Adresse, unter der die Vergabeunterlagen abgerufen werden können oder die Bezeichung und die Anschrift der Stelle, die die Vergabeunterlagen abgibt oder bei der sie eingesehen werden können Adresse zum elektronischen Abruf: https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXS0YY9YTAZKV37Z/documents Hinweise zu Maßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit sind den Nutzungsbedingungen des Vergabemarktplatzes NRW zu entnehmen. 11. Ablauf der Teilnahmefrist 23.09.2025 10:01 Uhr. 12. Höhe geforderter Sicherheitsleistungen. 13. Wesentliche Zahlungsbedingungen oder Angabe der Unterlagen, in denen sie enthalten sind. 14. Vorzulegenden Unterlagen Mit dem Teilnahmeantrag vorzulegende Unterlagen Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung: - Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister oder Nachweis auf andere Weise über die erlaubte Berufsausübung (nicht älter als 1 Jahr) (Ausschlusskriterium) (mittels Dritterklärung vorzulegen) Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: - Erklärung über Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags (Angabe im Eignungskriterienkatalog E1 unter Kriterium B.2.1.) (mittels Eigenerklärung vorzulegen): Mindestanforderung: In jedem Jahr muss ein Umsatz vorhanden sein. Liegt in einem oder mehreren Jahren kein Umsatz vor, führt dies zum Ausschluss Bei Erfüllung der Mindestanforderung: Bewertung des Umsatzes anhand Eignungskriterienkatalog E1 - Nachweis einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung in folgender Höhe: (mittels Dritterklärung vorzulegen): Personenschäden und Sachschäden: Deckungssumme mindestens 1.000.000 Euro je Schadensfall, Gesamtleistung für alle Versicherungsschäden eines Versicherungsjahres beträgt das Doppelte der Versicherungssumme. Besteht eine solche Versicherung noch nicht, hat der Bewerber eine Bestätigung des Versicherers vorzulegen, dass im Falle des Vertragsabschlusses eine entsprechende Versicherung abgeschlossen wird. Technische und berufliche Leistungsfähigkeit: - Angabe der Berufserfahrung der Projektleitung in Jahren (im Eignungskriterienkatalog E1 unter Kriterium B.3.5.) (mittels Eigenerklärung vorzulegen): Mindestanforderung: mindestens 1 Jahr Berufserfahrung Bei Erfüllung der Mindestanforderung: Bewertung anhand Eignungskriterienkatalog E1 - Angabe der Projekt-/Umsetzungserfahrung des Unternehmens in Jahren (im Eignungskriterienkatalog E1 unter Kriterium B.3.4.) (mittels Eigenerklärung vorzulegen): Mindestanforderung: mindestens 1 Jahr Projekt-/Umsetzungserfahrung Bei Erfüllung der Mindestanforderung: Bewertung anhand Eignungskriterienkatalog E1 - Angabe von mindestens 3 Referenzaufträgen (unter Nutzung des Vordrucks V02_Referenzen unter dem Kriterium B.3.7.) (mittels Eigenerklärung vorzulegen): Mindestanforderung: - Referenz darf nicht älter als 3 Jahre sein - Referenzprojekt muss in den letzten 3 Jahren abgeschlossen sein Maßgeblich ist jeweils das Datum der letzten Leistungserbringung bis zum Ablauf der Teilnahmefrist Bei Erfüllung der Mindestanforderungen werden die Referenzaufträge anhand der Bewertungskriterien B.3.7.1 bis B.3.7.2. im Eignungskriterienkatalog E1 bewertet. - Beschäftigtenzahl aus dem Geschäftsbereich Kundenservice/-support (Angabe im Eignungskriterienkatalog E1 unter Kriterium B.3.2.) (mittels Eigenerklärung vorzulegen): Mindestanforderung: Die Beschäftigtenzahl in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahr muss im Durchschnitt bei mindestens 2 Mitarbeitende liegen. Bei Erfüllung der Mindestanforderung: Bewertung anhand Eignungskriterienkatalog E1 - Beschäftigtenzahl aus dem Geschäftsbereich Softwareentwicklung (Angabe im Eignungskriterienkatalog E1 unter Kriterium B.3.3.) (mittels Eigenerklärung vorzulegen): Mindestanforderung: Die Beschäftigtenzahl in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahr muss im Durchschnitt bei mindestens 2 Mitarbeitende liegen. Bei Erfüllung der Mindestanforderung: Bewertung anhand Eignungskriterienkatalog E1 - Beschäftigtenzahl aus den Geschäftsbereichen Vertrieb/Vertragswesen, Kundenberatung, Coaching, Projektmanagement (Angabe im Eignungskriterienkatalog E1 unter Kriterium B.3.1.) (mittels Eigenerklärung vorzulegen): Mindestanforderung: Die Beschäftigtenzahl in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahr muss im Durchschnitt bei mindestens 5 Mitarbeitende liegen. Bei Erfüllung der Mindestanforderung: Bewertung anhand Eignungskriterienkatalog E1 - Erklärung, dass das eingesetzte Personal für die Projektleitung in den letzten 3 Jahren mindestens 3 Kundenprojekte abgeschlossen hat (Angabe im Eignungskriterienkatalog E1 unter Kriterium A.3.2) (mittels Eigenerklärung vorzulegen) - Nachweis, dass Ihr Unternehmen bzw. alle Mitglieder Ihrer Bewerbergemeinschaft im Bereich der IT-Sicherheit nach ISO/IEC 27001:2017 (bzw. aktuelle Fortschreibungen) oder vergleichbar zertifiziert ist/sind. (Kriterium A.3.3. im Eignungskriterienkatalog E1) (mittels Dritterklärung vorzulegen) - Nachweis, dass Ihr Unternehmen im Bereich des Qualitätsmanagements nach DIN EN ISO 9001:2015 (bzw. aktuelle Fortschreibungen) oder vergleichbar zertifiziert ist. (Kriterium B.3.6. im Eignungskriterienkatalog E1) (mittels Dritterklärung vorzulegen) - Unternehmensdarstellung unter Nutzung des Vordrucks "VOIJJntemehmendarstellung unter dem Kriterium A.3.4. im Eignungskriterienkatalog E1 (mittels Eigenerklärung vorzulegen) - Zusicherung, dass alle eingesetzten Personen, die mit der Auftragsdurchführung betraut werden und einen unmittelbaren Kundenkontakt zur Stadt Marl haben, die deutsche Sprache beherrschen und sich sicher in Wort und Schrift -entsprechend der Niveaustufe C2 (mittels Eigenerklärung vorzulegen): (Fachkundige Sprachkenntnis im Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER))- ausdrücken und verständigen können. (Angabe im Eignungskriterienkatalog E1 unter Kriterium A.3.1.). Bedingungen an die Auftragsausführung: - ausgefüllter und unterschriebener Teilnahmeantrag- Vordruck 314 (mittels Eigenerklärung vorzulegen) -vollständig ausgefüllter Eignungskriterienkatalog (Anlage E1) (mittels Eigenerklärung vorzulegen) Mit dem Angebot vorzulegende Unterlagen Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung: - Eigenerklärung zu Ausschlussgründen - Formular 521 (mittels Eigenerklärung vorzulegen) Technische und berufliche Leistungsfähigkeit: - Bei Bietergemeinschaften: unterschriebene Bietergemeinschaftserklärung, Formular 531 (mittels Eigenerklärung vorzulegen) - Bei Eignungsleihe: Erklärung Eignungsleihe, Formular 534a (mittels Eigenerklärung vorzulegen) - Bei Unteraufträgen: Erklärung Nachweis Unterauftragnehmer, Formular 533b (mittels Eigenerklärung vorzulegen) Auf Anforderung der Vergabestelle vorzulegende Unterlagen Technische und berufliche Leistungsfähigkeit: - Bei Eignungsleihe: Erklärung Eignungsleihe / Haftung, Formular 534b (mittels Eigenerklärung vorzulegen). 15. Angabe der Zuschlagskriterien Wertungsmethode: Wirtschaftlich günstigstes Angebot gemäß der im Anschreiben oder den Vergabeunterlagen angegebenen Kriterien. 16. Berücksichtigung von Werkstätten für behinderte Menschen und von Inklusionsbetrieben. 17. Sonstiges. 1. Bitte beachten Sie, sofern Sie den anonymen Zugang für diese Ausschreibung wählen, sind die Vergabeunterlagen lediglich bis zum Vortag der Teilnahme-/Angebotsfrist bis 23:59 Uhr zugänglich. 2. Um über Kommunikationsnachrichten informiert zu werden, ist eine Anmeldung/Registrierung auf dem Vergabemarktplatz Metropole Ruhr erforderlich. Sofern der anonyme Zugang gewählt wird, erfolgt keine automatische Benachrichtigung über Änderungen in der Vergabe. Eine Registrierung ist zu den genannten Nutzungsbedingungen unter http://www.evergabe.nrw.de möglich. 3. Der Schriftverkehr wird ausschließlich über die Kommunikation des Vergabemarktplatzes Metropole Ruhr geführt. 4. Bei der Abgabe eines elektronischen Angebotes ist die Eignungsbewerbermatrix (Anlage E1) mit den anderen notwendigen Unterlagen ausgefüllt einzustellen. Frist zur Einreichung von Aufklärungsfragen: 16.09.2025 Bekanntmachungs-ID:CXS0YY9YTAZKV37Z